Chia việc lớn
Chia việc lớn thành bước nhỏ: cách làm từng bước có ví dụ cụ thể
Viết rõ kết quả cuối cùng, tách thành 3–7 phần, chia mỗi phần thành bước có động từ làm xong trong một lần ngồi, rồi xếp thứ tự theo bước nào phải xong trước.
Chia việc lớn
Chia một việc lớn thành bước nhỏ, tìm việc kế tiếp, lùi ngược từ hạn chót và quay lại việc bỏ dở.
Chia việc lớn
Chia việc lớn
Việc kế tiếp (next action) là gì: bước nhỏ nhất làm được ngay
Việc kế tiếp là bước cụ thể tiếp theo làm được ngay để việc lớn tiến thêm. Theo GTD của David Allen, mỗi việc lớn đang mở phải luôn có một việc kế tiếp ghi sẵn.
Chia việc lớn
Kế hoạch dự án cá nhân trên một trang giấy: mẫu sáu ô dễ điền
Gói dự án cá nhân trên một trang với sáu ô: vì sao làm, xong là thế nào, hạn và mốc, các phần, bước kế tiếp, đang chờ ai cùng người và tiền. Viết trong 20 phút.
Chia việc lớn
Bắt đầu một việc lớn khi chưa biết làm thế nào: năm bước thoát bế tắc
Chưa biết làm việc lớn thế nào thì viết ra điều chưa biết thành câu hỏi, hỏi người đã làm, xem một ví dụ, đặt giới hạn tìm hiểu rồi làm một bản thô để lấy góp ý
Chia việc lớn
Hạn chót còn xa: cách lùi ngược từ hạn để lên lịch không bị trễ
Đặt hạn ở cuối, trừ dự phòng, rồi đi ngược từng bước để tìm ngày muộn nhất phải bắt đầu. Cách này lộ ra những bước phải chờ lâu cần làm ngay từ tuần này.
Chia việc lớn
Mốc kiểm giữa chừng cho việc kéo dài nhiều tuần: đặt và dùng thế nào
Đặt mốc kiểm mỗi 1–2 tuần, mỗi mốc là một thứ nhìn thấy được chứ không phải phần trăm. Tới mốc trả lời ba câu: có chưa, chậm bao nhiêu, tiếp tục, chỉnh hay cắt.
Chia việc lớn
Chuyển nhà: ví dụ chia một việc lớn đời thường theo từng mốc tuần
Chuyển nhà chia theo thời gian: 4–6 tuần trước lo hợp đồng, đặt xe, lọc đồ; tuần cuối đóng thùng theo phòng; ngày chuyển bốc, chở, kiểm; tuần sau đổi địa chỉ.
Chia việc lớn
Viết báo cáo hay bài dài: chia theo phần và theo chặng cho đỡ tắc
Viết bài dài theo năm chặng: gom tư liệu, dàn ý có câu chốt từng phần, viết nháp từng phần không sửa, sửa ba lượt, rồi trình bày và soát. Mở bài viết sau cùng.
Chia việc lớn
Ước lượng việc lớn: chia nhỏ rồi cộng, thêm phần dự phòng cho sát
Chia việc thành bước nhỏ, ước mỗi bước bằng ba con số nhanh nhất – thường gặp – lâu nhất, cộng lại rồi thêm dự phòng chung 20–50% ở cuối tuỳ việc quen hay lạ.
Chia việc lớn
Việc lớn bỏ dở: quay lại thế nào cho đỡ ngại, đỡ phải làm lại
Quay lại việc bỏ dở: kiểm hiện trạng 20–30 phút, quyết định tiếp tục, thu nhỏ hay dừng, rồi chọn một bước quay lại 15 phút và ghi dòng đang tới đâu cho lần sau.