Lùi ngược từ hạn chót là đặt ngày hạn ở cuối, trừ đi một khoảng dự phòng, rồi đi ngược từng bước: bước cuối cùng phải xong ngày nào, bước trước nó phải bắt đầu muộn nhất ngày nào, cứ thế cho tới hôm nay. Cách này cho bạn biết hạn còn xa nhưng ngày phải bắt đầu có khi đã là tuần này — điều mà lên lịch xuôi từ hôm nay rất hay bỏ sót.
Vì sao hạn xa lại nguy hiểm
Hạn còn hai tháng nghe rất thong thả. Nhưng hai tháng đó chứa những thứ bạn không điều khiển được: người viết thư giới thiệu cần hai tuần, nơi dịch thuật công chứng cần vài ngày, kỳ nghỉ Tết lấy mất cả tuần, và chính bạn còn công việc khác. Khi lên lịch xuôi — "tuần này làm gì, tuần sau làm gì" — người ta hay làm phần dễ trước và chỉ phát hiện phần cần chờ lâu khi đã quá muộn.
Lùi ngược buộc bạn nhìn từ đích. Mỗi bước được hỏi: "Muộn nhất là ngày nào phải xong, để bước sau còn kịp?" Những bước có thời gian chờ dài tự nổi lên, và ngày bắt đầu thật hiện ra rõ ràng.
Năm bước lùi ngược
Bước 1 — Ghi hạn thật và hạn của mình
Hạn thật là hạn ngoài đặt: ngày nộp hồ sơ, ngày cưới, ngày khai trương. Hạn của mình nên sớm hơn hạn thật một khoảng dự phòng — với việc vài tuần, khoảng 3–7 ngày; với việc vài tháng, một–hai tuần. Khoảng này dành cho những chuyện chắc chắn sẽ xảy ra nhưng không biết là chuyện gì: ốm, máy hỏng, giấy tờ bị trả về. Việc gì cũng thường lâu hơn dự tính — chuyên mục Pomodoro và khối thời gian có bài riêng về ảo tưởng kế hoạch.
Bước 2 — Liệt kê các bước và ước thời gian
Ghi mọi bước cần làm, mỗi bước kèm hai con số: thời gian bạn làm, và thời gian chờ (người khác, thủ tục, giao hàng). Thời gian chờ là thứ hay bị quên nhất.
Bước 3 — Đi ngược từ bước cuối
Bắt đầu từ bước cuối cùng trước hạn của mình, hỏi: bước này phải bắt đầu muộn nhất ngày nào? Rồi bước ngay trước nó? Ghi ngày vào cạnh từng bước.
Bước 4 — Tìm các bước chạy song song
Không phải mọi bước nối đuôi nhau. Trong lúc chờ thư giới thiệu, bạn viết bài luận. Xếp các bước song song cạnh nhau, chỉ những bước thật sự phụ thuộc mới phải nối tiếp.
Bước 5 — Đưa ngày bắt đầu vào lịch
Mỗi bước giờ có một ngày "muộn nhất phải bắt đầu". Đưa những ngày đó vào lịch hoặc danh sách việc tuần tương ứng. Bước nào có ngày bắt đầu đã qua hoặc là tuần này — làm ngay.
Ví dụ: hồ sơ xin học bổng hạn 15 tháng 1
Ngọc, sinh viên năm cuối ở Huế, muốn nộp hồ sơ xin một học bổng thạc sĩ có hạn 15/1. Hôm nay là 3/11. Hơn mười tuần, nghe thoải mái. Ngọc đặt hạn của mình là 5/1 (dự phòng 10 ngày, vì giữa chừng có kỳ thi học kỳ). Bảng lùi ngược:
| Bước | Làm | Chờ | Muộn nhất bắt đầu |
|---|---|---|---|
| Nộp hồ sơ trực tuyến, kiểm lại lần cuối | 1 buổi | — | 4/1 |
| Ghép đủ hồ sơ, đặt tên file đúng yêu cầu | 1 buổi | — | 2/1 |
| Nhờ người sửa bài luận lần hai | — | 1 tuần | 24/12 |
| Sửa bài luận theo góp ý lần một | 3 buổi | — | 17/12 |
| Nhờ người góp ý bài luận lần một | — | 1 tuần | 9/12 |
| Viết bản nháp bài luận | 5 buổi | — | 25/11 |
| Dịch thuật công chứng bảng điểm, bằng | 1 buổi đi lại | 3–5 ngày | song song, trước 10/12 |
| Xin thư giới thiệu của hai thầy cô | Email + gặp | 2–3 tuần | song song, trước 10/11 |
| Đăng ký thi chứng chỉ ngoại ngữ (nếu chưa có) | 1 buổi thi | Có kết quả sau vài tuần | kiểm ngay tuần này |
| Đọc kỹ yêu cầu, lập danh sách giấy tờ | 1 buổi | — | tuần này |
Bảng cho Ngọc ba điều mà lịch xuôi không cho. Thứ nhất, tuần này đã phải làm hai việc: đọc kỹ yêu cầu và kiểm tình trạng chứng chỉ ngoại ngữ — vì nếu cần thi lại, lịch thi và thời gian trả kết quả có thể chiếm cả tháng. Thứ hai, thư giới thiệu phải xin trước 10/11, tức chỉ còn một tuần, vì thầy cô bận và cần thời gian viết. Thứ ba, bài luận — phần Ngọc định làm đầu tiên — thật ra có thể bắt đầu muộn nhất 25/11.
(Các mốc thời gian chờ trong bảng là ví dụ minh hoạ; mỗi học bổng, mỗi nơi dịch thuật, mỗi kỳ thi có thời gian khác nhau, cần tự kiểm.)
Những bước có thời gian chờ dài hay bị quên
- Người khác viết, ký, duyệt: thư giới thiệu, chữ ký của sếp, duyệt ngân sách. Người khác luôn bận hơn bạn nghĩ.
- Thủ tục giấy tờ: công chứng, dịch thuật, xin xác nhận của trường, của nơi cư trú.
- Đặt trước: nhà hàng dịp cuối năm, thợ dịp trước Tết, vé xe vé tàu dịp lễ.
- Giao hàng: đồ đặt mua, in ấn số lượng lớn, may đo.
- Lịch nghỉ: Tết Nguyên đán, nghỉ lễ 30/4–1/5, 2/9 — các cơ quan, cửa hàng đóng cửa hoặc chậm hẳn.
Khi lùi ngược, đánh dấu riêng những bước này. Chúng thường quyết định ngày bắt đầu thật của cả việc.
Khi lùi ngược mà thấy không kịp
Đôi khi đi ngược tới hôm nay thì thấy ngày bắt đầu của một bước đã qua. Đừng hoảng; đó chính là lúc phương pháp này có ích nhất, vì bạn biết sớm. Có bốn lựa chọn:
- Rút ngắn bước. Nhờ một người góp ý thay vì hai vòng.
- Làm song song nhiều hơn. Bắt đầu bài luận ngay trong lúc chờ thư.
- Cắt bớt phần không bắt buộc. Bỏ hồ sơ phụ không yêu cầu.
- Hỏi lùi hạn hoặc chọn hạn sau. Nhiều việc có đợt sau; biết sớm thì chọn được.
Lựa chọn tệ nhất là thức trắng nhiều đêm cuối. Nó không chỉ hại sức khoẻ mà còn hay dẫn tới sai sót ở đúng phần quan trọng nhất là kiểm lại.
Giữ lịch lùi ngược sống
Bảng lùi ngược nên được nhìn lại mỗi tuần. Bước nào trễ, đẩy các bước sau và kiểm xem có lấn vào khoảng dự phòng không. Nếu khoảng dự phòng đã hết một nửa khi mới đi được nửa đường, đó là dấu hiệu cần dùng một trong bốn lựa chọn ở trên ngay, đừng chờ tới tuần cuối. Cách đặt mốc kiểm giữa chừng cho việc kéo dài nhiều tuần có bài riêng trong chuyên mục.
Câu hỏi thường gặp
Lập kế hoạch ngược từ hạn chót là gì?
Là bắt đầu từ ngày hạn, trừ ra một khoảng dự phòng, rồi đi ngược từng bước để tìm ngày muộn nhất mỗi bước phải bắt đầu, cho tới hôm nay. Cách này giúp thấy những bước cần làm sớm mà lên lịch xuôi hay bỏ sót.
Nên để dự phòng bao nhiêu trước hạn chót?
Với việc kéo dài vài tuần, khoảng 3–7 ngày; với việc vài tháng, khoảng một–hai tuần. Nếu giữa chừng có kỳ thi, kỳ nghỉ Tết hay việc lớn khác, nên để rộng hơn.
Bước nào hay khiến trễ hạn nhất?
Những bước phải chờ người khác hoặc thủ tục: thư giới thiệu, chữ ký duyệt, công chứng, dịch thuật, giao hàng, đặt chỗ dịp lễ Tết. Khi lùi ngược nên đánh dấu riêng các bước này vì chúng thường quyết định ngày bắt đầu thật.
Lùi ngược thấy không kịp thì làm sao?
Rút ngắn một số bước, làm song song nhiều hơn, cắt phần không bắt buộc, hoặc hỏi lùi hạn và chọn đợt sau. Biết sớm là có nhiều lựa chọn hơn so với phát hiện ra ở tuần cuối.
Hạn chót còn xa có nên bắt đầu ngay không?
Nên lùi ngược trước để biết. Nhiều khi phần lớn công việc có thể bắt đầu muộn, nhưng có một–hai bước cần chờ lâu như xin thư, đăng ký thi phải làm ngay trong tuần này.
