Danh sách đã làm (done list): ghi lại việc đã xong cuối ngày

Danh sách "đã làm" (done list) là danh sách ghi lại những việc đã thật sự xong trong ngày, kể cả việc không có trong kế hoạch, thường viết trong 3–5 phút lúc cuối ngày. Nó không thay danh sách việc cần làm mà đi kèm: một bên là ý định, một bên là những gì đã xảy ra. Tác dụng chính là thấy được tiến bộ nhỏ, có số liệu thật để lên kế hoạch hôm sau, và đóng ngày lại thay vì mang theo cảm giác "chưa làm được gì".

Vì sao cần một danh sách những việc đã xong

Cuối ngày, nhìn vào danh sách việc cần làm, mắt thường dừng ở những dòng chưa gạch. Bảy việc xong, hai việc chưa, nhưng thứ đọng lại là hai việc chưa. Còn những việc không có trong danh sách mà vẫn chiếm cả buổi chiều, như xử lý sự cố đơn hàng, đưa mẹ đi khám, giúp đồng nghiệp tìm file, thì không để lại dấu vết nào. Kết quả là cảm giác "cả ngày bận rộn mà không làm được gì", dù thật ra đã làm rất nhiều.

Danh sách đã làm sửa chỗ lệch đó. Nó ghi đúng những gì đã xảy ra, không phải những gì đã định.

Ý này có cơ sở ở nghiên cứu của Teresa Amabile và Steven Kramer (Trường Kinh doanh Harvard). Trong cuốn The Progress Principle (2011), hai tác giả phân tích hàng nghìn bản nhật ký làm việc hằng ngày của nhân viên ở nhiều công ty và nhận thấy những ngày người ta cảm nhận được tiến bộ trong công việc có ý nghĩa, dù nhỏ, thường cũng là những ngày tâm trạng và động lực tốt hơn. Đây là quan sát mối liên hệ, không chứng minh rằng viết danh sách đã làm tự nó làm tăng năng suất. Nhưng nó gợi ý rằng nhìn thấy tiến bộ là thứ đáng để ý.

Cách viết danh sách đã làm trong năm phút

1. Chọn thời điểm cố định: lúc tắt máy tính cuối ngày, hoặc lúc ngồi trên xe buýt về nhà, hoặc sau bữa tối.
2. Chép những việc đã gạch từ danh sách cần làm. Chỉ cần vài chữ mỗi dòng.
3. Thêm việc ngoài kế hoạch: những việc không có trong danh sách nhưng đã làm. Đây là phần quan trọng nhất.
4. Ghi tiến độ của việc lớn: "viết xong mục 2 báo cáo", "giải được 6/10 câu đề Lý". Việc chưa xong nhưng đã tiến lên cũng là việc đã làm.
5. Thêm một dòng ghi chú (không bắt buộc): điều gì làm chậm hôm nay, hoặc điều gì đi tốt.

Không cần câu văn. Không cần đánh giá. Chỉ cần ghi đúng.

Mẫu một ngày

Anh Đức làm kỹ thuật viên bảo trì máy lạnh, ngày đi bốn, năm nhà khách. Danh sách đã làm tối thứ Tư của anh:

Đã làm – thứ Tư

• Vệ sinh 3 máy lạnh nhà khách ở phường Tân Định

• Thay tụ cho máy nhà chị Ngọc (ngoài kế hoạch, khách gọi gấp)

• Báo giá thay dàn nóng cho văn phòng công ty in

• Đặt hàng 5 ống đồng ở cửa hàng vật tư

• Đón con lúc 17h30, kèm con làm bài 20 phút

– Chưa xong: gọi lại khách hỏi lịch tuần sau (chuyển sang mai)

– Ghi chú: kẹt xe Điện Biên Phủ mất 40 phút, mai đi đường khác

Danh sách cần làm sáng đó chỉ có bốn dòng. Danh sách đã làm có năm dòng, một trong số đó hoàn toàn không có trong kế hoạch. Không có danh sách này, anh Đức chỉ thấy "chưa gọi lại khách" và đi ngủ với cảm giác thiếu.

Danh sách đã làm và danh sách cần làm: dùng cùng nhau

Một cách gộp đơn giản trên giấy: chia trang ngày làm hai nửa, nửa trên là "cần làm", nửa dưới là "đã làm thêm". Việc trong nửa trên xong thì gạch; việc phát sinh thì ghi xuống nửa dưới.

Dùng số liệu từ danh sách đã làm

Sau hai, ba tuần, danh sách đã làm trở thành dữ liệu thật về ngày của bạn. Một buổi nhìn lại ngắn có thể trả lời:

• Trung bình mỗi ngày xong bao nhiêu việc? Đây là trần hợp lý cho danh sách cần làm.
• Bao nhiêu phần trăm việc là ngoài kế hoạch? Nếu ngày nào cũng có ba, bốn việc phát sinh, kế hoạch cần chừa chỗ trống tương ứng.
• Ngày nào trong tuần làm được nhiều nhất, ít nhất? Nhiều người thấy thứ Hai chủ yếu là họp và trả lời tin, còn thứ Ba, thứ Tư mới làm được việc lớn.
• Việc lớn tiến bao nhiêu mỗi tuần? Giúp ước hạn chót thực tế hơn.

Không cần bảng tính. Lật lại sổ, đếm bằng mắt là đủ.

Khi nào danh sách đã làm đặc biệt có ích

Những ngày "không làm được gì"

Có ngày cả buổi bị cuốn vào việc của người khác, sự cố, giấy tờ. Ghi lại những gì đã làm giúp thấy rằng thời gian không biến mất, nó chỉ đi vào những việc không nằm trong kế hoạch. Từ đó dễ quyết định: lần sau có nhận những việc đó không, hay nên chừa chỗ cho chúng.

Việc dài, kết quả chậm

Ôn thi, viết khoá luận, học một kỹ năng mới, tập phục hồi sau chấn thương: những việc mà kết quả chỉ thấy sau nhiều tuần. Ghi "hôm nay làm 15 câu trắc nghiệm Sinh" mỗi tối giúp thấy đường đi, kể cả khi đích còn xa.

Làm tại nhà hoặc tự do

Không có sếp hay đồng nghiệp nhìn thấy mình làm gì, người làm tại nhà dễ tự trách "hôm nay mình lười". Danh sách đã làm là bằng chứng cho chính mình, và cũng tiện khi cần báo cáo tiến độ cho khách.

Đóng ngày làm việc lại

Viết danh sách đã làm là một cách hay để kết thúc giờ làm: ghi xong, nhìn qua việc của ngày mai, rồi gập sổ. Danh mục Thói quen sáng – tối có bài riêng về nghi thức kết thúc ngày làm việc.

Đừng biến nó thành bảng chấm công

Danh sách đã làm có ích khi nó giúp nhìn rõ. Nó có hại khi biến thành chỗ chứng minh mình đủ chăm chỉ, đếm giờ, so ngày này với ngày kia rồi tự trách. Vài luật để giữ đúng tinh thần:

• Ghi cả việc chăm sóc bản thân và gia đình: nấu bữa tối, đi bộ, gọi điện cho ông bà. Đó cũng là việc đã làm.
• Không chấm điểm ngày. Không có ngày "đạt" hay "không đạt".
• Không đếm số giờ làm như thành tích. Một ngày xong hai việc quan trọng rồi nghỉ sớm là ngày tốt.
• Ngày nghỉ thì không cần viết, hoặc chỉ viết một dòng "nghỉ".

Nếu bạn thấy mình viết danh sách đã làm rồi vẫn luôn cảm thấy không đủ, ngày nào cũng thế, kéo dài nhiều tuần, đó là dấu hiệu nên nghỉ ngơi nhiều hơn và có thể nên trò chuyện với chuyên gia tâm lý.