Danh sách việc & công cụ ghi việc
Thu gom là bước 1 của GTD: một buổi 30–60 phút viết ra hết việc đang nằm trong đầu, rồi giữ vài hộp thu gom cố định như sổ nhỏ, ứng dụng, khay giấy và dọn đều.
Chia việc lớn
Viết rõ kết quả cuối cùng, tách thành 3–7 phần, chia mỗi phần thành bước có động từ làm xong trong một lần ngồi, rồi xếp thứ tự theo bước nào phải xong trước.
Trì hoãn & cách vượt
Việc mơ hồ bị dời vì mỗi lần nhìn phải nghĩ lại làm gì, bắt đầu từ đâu. Bốn câu hỏi làm rõ và bảng chuyển dòng mơ hồ thành việc kế tiếp có động từ giúp vào việc
Tập trung giữa thông báo
Gom việc đọc và trả lời vào vài lượt cố định, mỗi tin xử lý một lần: trả lời ngay, chuyển thành việc, chuyển đúng người hoặc lưu trữ. Kèm bộ lọc và câu mẫu.
Nghỉ ngơi & nhìn lại tuần
Nhìn lại tuần là buổi 30 phút cuối tuần để gom ghi chú rời, xử lý việc dở, xem lại lịch, rà danh sách và chọn 3–5 việc chính cho tuần mới, theo GTD.
