Thu gom (capture) là bước đầu tiên trong phương pháp Getting Things Done (GTD) của David Allen: đưa mọi việc, ý định, lời hứa đang nằm trong đầu ra một vài chỗ chứa đáng tin, để đầu không phải tự nhớ nữa. Cách làm là một lần "dọn đầu" kéo dài 30–60 phút để viết ra hết, sau đó giữ thói quen ghi ngay mỗi khi có việc mới vào ít hộp thu gom cố định. Thu gom chưa phải là làm hay sắp xếp; nó chỉ là gom về một chỗ.
GTD là gì, và thu gom nằm ở đâu trong đó
David Allen là một nhà tư vấn người Mỹ; cuốn Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity của ông ra năm 2001 và được bổ sung, tái bản năm 2015. Phương pháp chia việc tự quản lý thành năm bước:
| Bước | Tên tiếng Anh | Làm gì |
|---|---|---|
| 1. Thu gom | Capture | Ghi mọi thứ cần để ý vào hộp thu gom |
| 2. Làm rõ | Clarify | Hỏi từng thứ: có cần làm không, việc kế tiếp là gì |
| 3. Sắp xếp | Organize | Đặt vào đúng danh sách, lịch hoặc thùng rác |
| 4. Nhìn lại | Reflect | Xem lại các danh sách đều đặn, nhất là mỗi tuần |
| 5. Làm | Engage | Chọn việc để làm dựa trên nơi, thời gian, sức lực |
Bài này chỉ bàn bước 1. Các bước sau có bài riêng trong wiki (quy tắc hai phút, việc kế tiếp, nhìn lại tuần). Lý do bước 1 đáng một bài riêng: nếu thu gom không đủ, mọi bước sau đều thủng. Danh sách chỉ đáng tin khi bạn biết chắc rằng không còn việc gì quan trọng nằm ngoài nó.
Vì sao phải đưa việc ra khỏi đầu
Allen lập luận rằng những việc ta đã nhận nhưng chưa giải quyết, ông gọi là "vòng mở" (open loops), cứ chiếm một phần sự chú ý. Bạn đang ngồi họp thì sực nhớ chưa đóng tiền học cho con; đang nấu cơm thì nhớ ra chưa trả lời khách. Mỗi lần nhớ như vậy, đầu óc bị kéo khỏi việc đang làm, mà nhớ ra cũng không làm được gì ngay.
Một số nghiên cứu tâm lý ủng hộ ý này ở mức vừa phải. Năm 2011, E. J. Masicampo và Roy Baumeister báo cáo rằng khi người tham gia viết ra kế hoạch cụ thể cho một mục tiêu còn dang dở, những ý nghĩ lởn vởn về mục tiêu đó giảm đi. Cũng có người dẫn "hiệu ứng Zeigarnik" (việc dang dở được nhớ rõ hơn), nhưng các thí nghiệm lặp lại về hiệu ứng này cho kết quả không đều, nên chỉ nên coi là gợi ý. Phần chắc nhất là kinh nghiệm thực tế: nhiều người thấy nhẹ đầu hẳn sau lần đầu viết hết ra.
Nếu cái bạn hay nghĩ tới là lúc nằm trên giường, wiki giấc mơ trong hệ có bài riêng về chuyện viết danh sách việc trước khi ngủ; ở đây ta tập trung vào ban ngày.
Buổi "dọn đầu" đầu tiên: làm thế nào
Allen gọi buổi này là mind sweep. Chuẩn bị một xấp giấy (mỗi tờ một việc càng tốt, hoặc một tờ dài), một cây bút, và 30–60 phút không bị làm phiền.
- Viết mọi thứ, không lọc. Việc lớn, việc nhỏ, việc của cơ quan, việc nhà, lời đã hứa với ai, thứ muốn mua, ý tưởng vu vơ. Đừng dừng lại đánh giá "cái này có đáng ghi không".
- Đi qua từng góc đời sống. Khi bí, dùng danh sách gợi ý bên dưới.
- Đi quanh nhà và bàn làm việc. Nhìn vào chồng giấy, ngăn kéo, góc ban công. Đồ vật nhắc ta những việc đã quên: chiếc xe đạp hỏng phanh, hộp thuốc sắp hết hạn.
- Dừng khi đầu thấy trống. Không có số lượng chuẩn. Có người ra 40 dòng, có người ra 150.
Đừng làm rõ hay xếp thứ tự ở bước này. Viết xong mới xử lý, và việc xử lý có thể để sang một buổi khác.
Danh sách gợi ý khi bí
- Cơ quan: báo cáo đang làm, email chưa trả lời, lời hứa với đồng nghiệp, giấy tờ cần ký, hạn chót sắp tới, tài liệu cần đọc.
- Nhà cửa: thứ hỏng cần sửa, hoá đơn, giấy tờ nhà, đồ cần mua, chỗ cần dọn.
- Gia đình: lịch khám của con, họp phụ huynh, giỗ chạp, sinh nhật, việc giúp bố mẹ.
- Tiền bạc: khoản cần đóng, khoản cần đòi, bảo hiểm, thẻ sắp hết hạn.
- Sức khoẻ: lịch tái khám, thuốc cần mua, việc tập luyện đang bỏ dở.
- Bản thân: khoá học định đăng ký, sách đang đọc dở, bạn bè lâu không liên lạc.
- Xe cộ, giấy tờ: đăng kiểm, bảo hiểm xe, bằng lái, hộ chiếu.
Hộp thu gom: có ít chỗ, mỗi chỗ đáng tin
Sau buổi dọn đầu, việc mới sẽ đến mỗi ngày. Bạn cần một vài "hộp" để thả chúng vào ngay. GTD gọi chung là inbox. Nguyên tắc: càng ít hộp càng tốt, nhưng mỗi hộp phải được dọn đều.
| Loại hộp | Hợp khi | Lưu ý |
|---|---|---|
| Cuốn sổ nhỏ trong túi | Hay đi ngoài, không muốn rút điện thoại | Mỗi tối chép sang danh sách chính |
| Ứng dụng ghi việc trên điện thoại | Luôn cầm điện thoại, cần nhập nhanh | Đặt ở màn hình chính, nhập được trong vài giây |
| Khay giấy trên bàn | Nhận nhiều giấy tờ, thư từ | Không để khay biến thành chỗ chứa vĩnh viễn |
| Hộp thư email | Việc đến qua email | Email chưa xử lý cũng là việc chưa thu gom vào danh sách |
| Ghi âm nhanh | Tay đang bận, như lúc nấu ăn | Đang lái xe thì dừng hẳn rồi mới ghi; nghe lại và chép trong ngày |
Tin nhắn trong các nhóm chat công ty cũng là một hộp, dù ta ít nghĩ vậy. Một tin "em ơi mai gửi chị file nhé" mà không được chép sang danh sách thì rất dễ trôi mất giữa hàng trăm tin khác. Thói quen nhỏ: khi đọc một tin có việc, chép ngay một dòng vào hộp chính.
Thu gom khác ghi tràn lan thế nào
Người mới hay hiểu lầm thu gom là "ghi mọi thứ mọi lúc". Sự khác biệt nằm ở chỗ: hộp thu gom phải được dọn đều. Allen gợi ý dọn về rỗng ít nhất vài ngày một lần, và chắc chắn mỗi tuần. Dọn ở đây là làm bước 2 và 3: với mỗi thứ, quyết định nó là gì, việc kế tiếp là gì, đưa vào đâu.
Hộp không dọn thì sau vài tuần sẽ thành một bãi chứa, đầu óc lại không tin nó nữa, và bạn quay lại tự nhớ trong đầu. Đó là lý do nhiều người thử GTD rồi bỏ: thu gom thì hăng, dọn thì không.
Ví dụ: một tuần thu gom của chị nhân viên ngân hàng
Chị Thu làm giao dịch viên, có hai con đi học. Buổi dọn đầu tối Chủ nhật ra 63 dòng. Chị chọn hai hộp: một ứng dụng ghi việc ở màn hình chính điện thoại và khay giấy trên bàn ở nhà.
- Thứ Hai, trong giờ nghỉ trưa, chị nhập 4 dòng: lời nhắc của trưởng phòng, hạn đóng tiền ăn bán trú, thuốc cho mẹ, một ý tưởng quà sinh nhật.
- Thứ Ba tối, con đưa giấy mời họp phụ huynh: chị bỏ vào khay.
- Thứ Tư tối, chị dọn cả hai hộp mất 15 phút: hai việc làm luôn (nhắn đặt thuốc, chuyển khoản tiền ăn), ba việc ghi vào lịch, hai việc vào danh sách ngày mai.
- Chủ nhật, nhìn lại cả tuần trong 30 phút.
Chị nói điều thay đổi lớn nhất là không còn cảnh đang ngồi quầy bỗng giật mình nhớ ra chuyện ở nhà. Không phải vì nhớ giỏi hơn, mà vì đã tin vào chỗ ghi.
Những điều GTD không giải quyết
Thu gom giúp bớt quên và bớt nặng đầu, nhưng không làm số việc ít đi. Sau buổi dọn đầu, nhiều người choáng vì thấy danh sách dài hơn tưởng tượng. Đó là bình thường; bước tiếp theo là cắt gọn và chọn việc ưu tiên, các bài khác của wiki bàn chuyện đó. GTD cũng là một hệ khá nhiều bước; không cần áp dụng trọn vẹn. Rất nhiều người chỉ giữ hai thói quen là dọn đầu định kỳ và một hộp thu gom duy nhất, thế đã đủ thấy khác.
Câu hỏi thường gặp
GTD là gì?
GTD (Getting Things Done) là phương pháp tự quản lý việc của David Allen, trình bày trong cuốn sách ra năm 2001. Phương pháp gồm năm bước: thu gom, làm rõ, sắp xếp, nhìn lại và làm.
Mind sweep (dọn đầu) là gì?
Đó là buổi ngồi viết ra mọi việc, ý định và lời hứa đang nằm trong đầu, không lọc và không sắp xếp. Một buổi thường mất 30–60 phút; dùng danh sách gợi ý theo từng góc đời sống giúp không bỏ sót.
Nên có bao nhiêu hộp thu gom?
Càng ít càng tốt, thường hai đến bốn chỗ: ví dụ một ứng dụng ghi việc trên điện thoại, một khay giấy và hộp thư email. Điều quan trọng là mỗi hộp phải được dọn đều, ít nhất mỗi tuần một lần.
Thu gom xong rồi làm gì tiếp?
Làm rõ từng mục: có cần làm không, việc kế tiếp là gì, rồi đưa vào lịch, danh sách việc hoặc xoá. Việc nào làm dưới hai phút thì theo GTD nên làm luôn lúc dọn hộp.
Có cần áp dụng đủ cả hệ GTD không?
Không. Nhiều người chỉ lấy thói quen dọn đầu và một hộp thu gom cố định đã thấy bớt quên việc. Có thể thêm dần các bước khác khi đã quen.
