Cách lập danh sách việc hằng ngày đơn giản nhất là: mỗi tối hoặc mỗi sáng, dành mười phút viết ra những việc cụ thể sẽ làm trong ngày, giữ con số ở mức làm được (thường 3–7 việc), mỗi dòng bắt đầu bằng một động từ, rồi đánh dấu khi xong. Danh sách chỉ có ích khi nó ngắn hơn thời gian thật của ngày. Người mới bắt đầu nên giữ một chỗ ghi duy nhất, làm đều trong hai tuần, rồi mới tính chuyện thêm màu, thêm ký hiệu hay đổi công cụ.
Danh sách việc hằng ngày là gì và khác gì một tờ ghi nhớ
Một tờ ghi nhớ là chỗ ném mọi thứ vào: số điện thoại, ý tưởng, việc phải làm tuần sau, tên một cuốn sách. Danh sách việc hằng ngày hẹp hơn nhiều. Nó chỉ trả lời một câu: hôm nay mình sẽ làm những việc gì. Thứ gì không định làm hôm nay thì để chỗ khác.
Sự khác biệt này nghe nhỏ nhưng là lý do phần lớn người bỏ cuộc sau một tuần. Họ viết một danh sách hai mươi dòng, trộn cả "gọi điện cho chị Lan" với "học tiếng Nhật", đến tối thấy mới gạch được bốn dòng và cảm giác thất bại. Danh sách ngày phải là thứ có thể xong, hoặc gần xong, trước giờ đi ngủ.
Bốn bước lập danh sách cho ngày mai
Làm vào cuối ngày làm việc hoặc sau bữa tối, khi việc hôm nay đã rõ. Cả bốn bước mất chừng mười phút.
- Đổ ra hết. Viết nhanh mọi việc đang lởn vởn trong đầu, không sắp xếp, không phán xét. Việc lớn, việc nhỏ, việc của tuần sau đều được.
- Chọn việc cho ngày mai. Nhìn lại lịch ngày mai: mấy giờ đi làm, có họp không, mấy giờ đón con, tối có học thêm không. Từ đó ước xem còn mấy tiếng trống. Chọn những việc vừa với khoảng trống đó.
- Viết lại cho rõ. Mỗi việc thành một dòng bắt đầu bằng động từ: "Gọi bảo hiểm hỏi hồ sơ bồi thường" thay vì "bảo hiểm".
- Đánh dấu việc chính. Khoanh một đến ba việc mà nếu làm được thì ngày mai coi như ổn, dù các việc khác chưa xong.
Những việc ở bước 1 mà không vào danh sách ngày mai thì chép sang một trang riêng ghi "để sau". Chúng không mất đi, chỉ không chiếm chỗ trong ngày.
Bao nhiêu việc là vừa cho một ngày
Không có con số chuẩn cho mọi người, nhưng có một phép tính dễ làm. Lấy số giờ trống thật sự trong ngày (sau khi trừ giờ họp, giờ đi lại, giờ ăn, giờ đón con), rồi chỉ lên kế hoạch cho khoảng sáu phần mười số đó. Phần còn lại dành cho việc phát sinh, tin nhắn cần trả lời gấp, và những lúc mệt.
| Kiểu ngày | Giờ trống ước tính | Nên lên kế hoạch | Số việc gợi ý |
|---|---|---|---|
| Ngày đi làm văn phòng, có hai cuộc họp | khoảng 4 giờ | khoảng 2,5 giờ | 1 việc lớn + 2–3 việc nhỏ |
| Ngày làm tại nhà, ít họp | khoảng 6 giờ | khoảng 3,5 giờ | 2 việc lớn + 3 việc nhỏ |
| Học sinh lớp 11, chiều học thêm | khoảng 2 giờ buổi tối | khoảng 1,2 giờ | 2 bài tập + 1 việc nhà |
| Ngày nghỉ cuối tuần | tuỳ, thường nhiều hơn | một nửa số giờ trống | 3–4 việc, có cả việc nghỉ ngơi |
Lần đầu tính sẽ sai. Bình thường. Sau một tuần ghi lại số việc thật sự xong mỗi ngày, bạn sẽ có con số của riêng mình, đáng tin hơn mọi lời khuyên chung.
Một ví dụ danh sách của người đi làm 8 giờ
Chị Hạnh làm kế toán ở một công ty nhỏ, vào làm 8 giờ, tan lúc 17 giờ, 17 giờ 30 đón con ở trường mầm non. Tối thứ Hai chị ngồi mười phút và viết danh sách cho thứ Ba:
- ★ Đối chiếu sao kê ngân hàng tháng trước với sổ quỹ
- ★ Gửi bảng lương nháp cho trưởng phòng trước 15 giờ
- Trả lời email nhà cung cấp hỏi về hoá đơn
- Gọi phòng khám đặt lịch tiêm cho bé
- Mua sữa và giấy vệ sinh trên đường đón con
Năm dòng, hai dòng có sao. Không có "làm báo cáo quý" vì đó là việc của cả tuần, chị đã chia nó ra và để phần hôm nay là "đối chiếu sao kê". Không có "đọc sách" vì tối thứ Ba chị biết mình mệt. Danh sách này có thể xong. Đó là điều quan trọng nhất.
Còn với học sinh
Bạn Minh lớp 10, sáng học chính khoá, chiều thứ Ba học thêm Toán đến 18 giờ. Danh sách tối thứ Ba của Minh có thể là: "Làm 5 bài Hình trong sách bài tập trang 42", "Đọc lại ghi chép Văn bài Bình Ngô đại cáo", "Soạn cặp cho thứ Tư", "Rửa bát sau bữa tối". Bốn việc, đều rõ, đều nằm trong khoảng hai giờ buổi tối. Không ghi "học Toán" chung chung.
Viết ở đâu: giấy hay điện thoại
Người mới bắt đầu thường mất cả tuần để chọn công cụ thay vì bắt đầu ghi. Quy tắc duy nhất cần nhớ là một chỗ ghi chính. Nếu sáng ghi giấy nhớ, trưa ghi vào ghi chú điện thoại, tối lại nhắn cho chính mình trong ứng dụng chat, thì không có danh sách nào cả, chỉ có những mảnh vụn.
- Sổ giấy hoặc một tờ A5: rẻ, nhanh, không bị thông báo kéo đi. Hợp với người ngồi bàn nhiều.
- Ứng dụng ghi việc trên điện thoại: luôn mang theo, nhắc giờ được, đồng bộ với máy tính. Hợp với người di chuyển nhiều.
- Kết hợp: điện thoại để thu gom việc khi đang ở ngoài, giấy để viết danh sách của ngày. Nhiều người thấy cách này cân bằng.
Các bài khác trong danh mục này bàn kỹ hơn về sổ giấy, bullet journal và tiêu chí chọn ứng dụng. Với người mới, cứ cầm thứ đang có sẵn và bắt đầu tối nay.
Năm lỗi hay gặp ở tuần đầu
1. Viết việc quá to
"Dọn nhà", "làm luận văn", "lo giấy tờ xe" không phải việc trong ngày, đó là cả một dự án. Khi nhìn vào dòng chữ đó, đầu không biết bắt đầu từ đâu, nên tay sẽ với lấy điện thoại. Viết phần nhỏ nhất làm được hôm nay: "Gom quần áo cũ trong tủ ra hai túi".
2. Không nhìn lịch trước khi viết
Danh sách tám việc cho một ngày có ba cuộc họp và một buổi đi khám răng là danh sách viết cho người khác, không phải cho mình. Luôn nhìn lịch trước.
3. Dồn việc cũ không xử lý
Việc nào bị chép từ ngày này sang ngày khác ba lần trở lên là việc có vấn đề: hoặc quá to, hoặc không rõ, hoặc thật ra mình không định làm. Đến lần thứ ba thì dừng lại hỏi: chia nhỏ, đổi ngày cụ thể, hay xoá hẳn?
4. Chỉ có việc phải làm, không có việc mình muốn
Một danh sách toàn nghĩa vụ rất nặng. Thêm một dòng nhỏ dễ chịu, như "đi bộ 20 phút sau bữa tối" hay "gọi điện cho mẹ", giúp danh sách bớt giống bảng phạt.
5. Bỏ cuộc sau một ngày hỏng
Sẽ có ngày cả danh sách đổ vì con ốm, sếp giao việc gấp hay đơn giản là mình mệt. Ngày đó không cần gạch gì cả. Tối hôm sau viết lại danh sách mới, chuyển những việc còn quan trọng sang. Thói quen được giữ bằng việc quay lại, không phải bằng việc không bao giờ trượt.
Giữ thói quen trong hai tuần đầu
Gắn việc viết danh sách vào một việc đã làm đều mỗi ngày: ngay sau khi tắt máy tính ở cơ quan, hoặc ngay sau bữa tối, trước khi mở tivi. Để sổ và bút ở đúng chỗ đó. Đừng đặt mục tiêu "danh sách hoàn hảo"; đặt mục tiêu "có danh sách". Cuối mỗi ngày, gạch những gì đã xong và nhìn qua những gì chưa xong trong một phút. Nếu muốn có cảm giác ghi nhận những việc đã làm, bài Danh sách "đã làm" trong cùng danh mục chỉ cách.
Sau hai tuần, hãy xem lại: trung bình mỗi ngày xong mấy việc, việc nào hay bị dời, giờ nào trong ngày làm được nhiều nhất. Ba con số đó là nền để tinh chỉnh, chẳng hạn dùng ma trận ưu tiên hay chia ba tầng danh sách. Còn nếu danh sách đã giúp ngày gọn hơn, không cần thêm gì cả.
Mẫu danh sách một trang để chép
Lấy một tờ giấy, kẻ như sau, chép mỗi tối:
| Phần | Viết gì |
|---|---|
| Ngày | Thứ, ngày tháng; ghi kèm các giờ cố định (họp, đón con, học thêm) |
| Việc chính (1–3) | Việc quan trọng nhất, có dấu sao |
| Việc nhỏ (2–5) | Gọi điện, trả lời, mua đồ, việc nhà |
| Nếu còn thời gian | 1–2 việc dự phòng, làm được thì tốt, không làm cũng không sao |
| Ghi chú cuối ngày | Một dòng: hôm nay xong gì, việc gì chuyển sang mai |
Mẫu này đủ dùng cho rất nhiều người trong nhiều năm. Đừng vội phức tạp hoá.
Câu hỏi thường gặp
Nên lập danh sách việc vào buổi tối hay buổi sáng?
Cả hai đều được, miễn đều đặn. Viết buổi tối có lợi là sáng ra biết ngay làm gì, không mất nửa giờ đầu loay hoay. Viết buổi sáng hợp với người có lịch hay thay đổi qua đêm, chẳng hạn làm ca hoặc nhận việc từ nước ngoài.
Một ngày nên có bao nhiêu việc trong danh sách?
Với phần lớn người đi làm, 3–7 việc là vừa, trong đó 1–3 việc chính. Cách chắc nhất là ghi lại số việc thật sự xong mỗi ngày trong hai tuần rồi lấy con số trung bình đó làm trần.
Việc không làm xong trong ngày thì xử lý thế nào?
Cuối ngày, chuyển việc đó sang danh sách ngày mai nếu vẫn cần, hoặc đưa vào trang "để sau" nếu không gấp. Việc nào bị chuyển quá ba lần thì nên chia nhỏ hơn, đặt ngày cụ thể hoặc bỏ hẳn.
Có cần ứng dụng riêng để lập danh sách việc không?
Không bắt buộc. Một tờ giấy hoặc phần ghi chú có sẵn trên điện thoại là đủ để bắt đầu. Điều quan trọng là chỉ dùng một chỗ ghi chính, không rải việc ra nhiều nơi.
Lập danh sách việc rồi mà vẫn không làm thì sao?
Thường là do việc viết quá to hoặc quá mơ hồ. Thử viết lại thành bước nhỏ nhất bắt đầu bằng động từ, ví dụ "mở file báo cáo, viết ba dòng mở đầu". Nếu tình trạng không làm nổi việc gì kéo dài nhiều tuần, kèm mệt mỏi hay buồn chán, nên nói chuyện với bác sĩ hoặc chuyên gia tâm lý.
