Chọn ứng dụng ghi việc nên dựa vào cách bạn làm việc chứ không vào danh tiếng của hãng: thêm một việc mới có nhanh trong vài giây không, có nhắc giờ và lặp lại được không, có đồng bộ giữa điện thoại và máy tính không, xuất dữ liệu ra được không, và giao diện có đủ đơn giản để bạn mở nó mỗi ngày không. Hãy viết ra ba nhu cầu chính của mình, thử một ứng dụng trong hai tuần với việc thật, và chỉ đổi khi có lý do cụ thể. Ứng dụng ghi chú có sẵn trên điện thoại thường đã đủ cho người mới bắt đầu.
Bắt đầu từ cách mình làm việc, không từ danh sách tính năng
Các ứng dụng ghi việc cạnh tranh bằng tính năng: thẻ, dự án, bảng kéo thả, màu, biểu đồ thống kê, trí tuệ nhân tạo gợi ý. Đọc bảng so sánh thì cái nào cũng hấp dẫn. Nhưng phần lớn người dùng chỉ cần ba, bốn tính năng mỗi ngày. Trước khi tải bất cứ thứ gì, trả lời năm câu:
- Mình hay nảy ra việc mới ở đâu? (Trên xe buýt, ở bàn làm việc, trong bếp.)
- Mình cần được nhắc đúng giờ cho bao nhiêu việc mỗi tuần?
- Mình có làm việc trên máy tính phần lớn thời gian không?
- Có ai khác cần cùng xem hoặc sửa danh sách không? (Vợ chồng chia việc nhà, nhóm bạn làm bài tập.)
- Mình đã từng bỏ cuộc với ứng dụng nào, và vì sao?
Câu thứ năm thường hữu ích nhất. Nếu lần trước bỏ vì "nhiều thứ quá, mở ra là rối", lần này cần thứ đơn giản hơn chứ không phải thứ mạnh hơn.
Năm tiêu chí cần có
1. Thêm việc thật nhanh
Từ lúc nghĩ ra đến lúc việc nằm trong ứng dụng nên dưới mười giây. Kiểm tra: có biểu tượng hoặc tiện ích (widget) ngoài màn hình chính để thêm việc mà không cần mở ứng dụng không? Có nhập bằng giọng nói được không? Có gõ "mai 9h gọi chị Hằng" mà ứng dụng tự hiểu ngày giờ không? Nếu thêm việc phải bấm qua bốn màn hình, bạn sẽ quay lại nhớ trong đầu.
2. Nhắc giờ và lặp lại
Với việc có giờ cố định (uống thuốc, gọi khách, nộp bài trước 23 giờ 59), ứng dụng phải nhắc được. Với việc lặp lại (đóng tiền nhà mùng 5 hằng tháng, thay nước bể cá mỗi Chủ nhật), phải đặt được chu kỳ, kể cả chu kỳ lạ như "thứ Hai đầu tiên của tháng".
3. Đồng bộ giữa các thiết bị
Nếu bạn dùng cả điện thoại và máy tính, việc thêm ở bên này phải hiện ở bên kia trong vài giây. Nếu chỉ dùng điện thoại, tiêu chí này không quan trọng.
4. Xem được "hôm nay" tách khỏi "tất cả"
Ứng dụng nên có một màn hình chỉ hiện việc của hôm nay, tách khỏi kho việc. Thiếu tính năng này, mỗi lần mở là thấy cả trăm dòng, và danh sách lại thành gánh nặng.
5. Xuất dữ liệu ra ngoài
Ứng dụng có thể ngừng hoạt động, đổi giá, hoặc bạn muốn chuyển đi. Kiểm tra có xuất được danh sách ra tệp văn bản hay bảng tính không. Đây là tiêu chí ít ai nghĩ tới cho đến khi cần.
Những tính năng hay nhưng không bắt buộc
| Tính năng | Ai thật sự cần | Ai có thể bỏ qua |
|---|---|---|
| Dự án, thư mục lồng nhau | Người làm nhiều dự án song song, freelancer | Học sinh, người chỉ cần danh sách ngày |
| Thẻ (tag), ngữ cảnh | Người hay di chuyển, theo kiểu GTD | Người có ít việc mỗi ngày |
| Bảng kéo thả theo cột | Người thích nhìn việc theo trạng thái | Người thích danh sách dọc |
| Chia sẻ danh sách | Gia đình chia việc, nhóm bài tập | Người chỉ quản việc riêng |
| Thống kê, biểu đồ | Người thích nhìn lại số liệu | Phần lớn người dùng |
| Gợi ý tự động bằng trí tuệ nhân tạo | Tuỳ người, còn mới | Người cần sự đơn giản |
| Ghi chú dài, đính kèm tệp | Người cần lưu tài liệu kèm việc | Người có chỗ lưu tài liệu riêng |
Mỗi tính năng thêm vào là thêm một thứ phải học và phải giữ gọn. Chọn ít hơn mức bạn nghĩ mình cần.
Các loại công cụ, xếp từ đơn giản đến phức tạp
- Phần ghi chú có sẵn trên điện thoại: có ô đánh dấu, đủ cho danh sách ngày. Không nhắc giờ hoặc nhắc rất đơn giản. Ưu điểm: không phải cài thêm gì.
- Ứng dụng nhắc việc có sẵn của hệ điều hành: nhắc giờ, lặp lại, chia danh sách. Đủ cho rất nhiều người đi làm.
- Ứng dụng ghi việc chuyên dụng: thêm dự án, thẻ, chia sẻ, nhập ngày giờ bằng câu tự nhiên. Thường có bản miễn phí và bản trả phí.
- Công cụ quản lý dự án, sổ ghi chép đa năng: rất mạnh, dựng được cả hệ thống riêng. Hợp với người thích tự thiết kế; dễ thành việc "chỉnh hệ thống" thay vì làm việc.
- Lịch điện tử: không phải ứng dụng ghi việc, nhưng là chỗ tốt nhất cho việc có giờ cố định. Nhiều người kết hợp lịch với một danh sách đơn giản.
Thử hai tuần: cách đánh giá công bằng
Đừng đánh giá một ứng dụng trong một buổi tối ngồi khám từng menu. Hãy dùng nó với việc thật trong hai tuần:
- Chuyển toàn bộ việc hiện có vào, không giữ song song danh sách cũ.
- Mỗi ngày dùng nó cho cả thu gom lẫn danh sách hôm nay.
- Ghi lại những lần bực mình: "thêm việc lâu quá", "không thấy nhắc", "không tìm được việc cũ".
- Cuối tuần thứ hai, đếm: bao nhiêu ngày đã mở ứng dụng? Bao nhiêu lần bực mình? Có việc nào bị quên vì ứng dụng không?
Nếu hơn mười ngày đã mở và không có việc nào bị quên, đó là ứng dụng đủ tốt. Đừng đổi chỉ vì đọc được bài giới thiệu một ứng dụng mới.
Bẫy "đổi ứng dụng mãi"
Có một kiểu trì hoãn rất khó nhận ra: mỗi khi danh sách bắt đầu nặng, ta không làm việc mà đi tìm một ứng dụng mới, chuyển dữ liệu, sắp lại thẻ, chọn màu. Cảm giác như đang làm việc, nhưng việc thật không nhúc nhích. Một tín hiệu đơn giản: nếu trong một năm bạn đã đổi quá ba ứng dụng, vấn đề có lẽ nằm ở cách viết và chọn việc, không phải ở công cụ. Các bài về cắt gọn danh sách và viết việc bằng động từ trong danh mục này sẽ giúp nhiều hơn một lần chuyển nữa.
Về quyền riêng tư và an toàn dữ liệu
Danh sách việc chứa nhiều thông tin riêng hơn ta nghĩ: lịch khám bệnh, khoản nợ, tên khách hàng, địa chỉ. Khi chọn ứng dụng, đọc qua chính sách dữ liệu, xem có khoá bằng mật khẩu hay vân tay được không. Đừng ghi mật khẩu, số thẻ ngân hàng hay mã OTP vào danh sách việc. Với việc của công ty, hỏi xem cơ quan có quy định dùng công cụ nào không; nhiều nơi không cho phép đưa tài liệu nội bộ lên dịch vụ bên ngoài.
Câu hỏi thường gặp
Ứng dụng ghi việc cần có những tính năng gì?
Năm tiêu chí quan trọng: thêm việc nhanh trong vài giây, nhắc giờ và lặp lại, đồng bộ giữa các thiết bị nếu bạn dùng nhiều máy, có màn hình riêng cho việc hôm nay, và xuất được dữ liệu ra ngoài. Những tính năng khác chỉ cần khi cách làm việc của bạn thật sự đòi hỏi.
Có nên dùng ứng dụng ghi chú có sẵn trên điện thoại không?
Có, nhất là khi mới bắt đầu. Phần ghi chú hoặc nhắc việc có sẵn của điện thoại đã đủ cho danh sách ngày và nhắc giờ đơn giản. Chỉ chuyển sang công cụ khác khi có nhu cầu cụ thể mà nó không đáp ứng được.
Thử một ứng dụng ghi việc bao lâu thì biết có hợp không?
Khoảng hai tuần, dùng với toàn bộ việc thật và không giữ danh sách cũ song song. Cuối kỳ thử, đếm số ngày đã mở, số lần bực mình và xem có việc nào bị quên không.
Vì sao đổi ứng dụng liên tục mà vẫn không làm được nhiều hơn?
Vì vấn đề thường nằm ở cách viết và chọn việc, không phải ở công cụ. Việc chuyển dữ liệu và sắp xếp lại cho cảm giác bận rộn nhưng không làm việc thật tiến lên.
Có nên ghi thông tin nhạy cảm vào ứng dụng ghi việc không?
Không nên ghi mật khẩu, số thẻ, mã OTP. Với việc của cơ quan, hỏi quy định trước khi đưa thông tin nội bộ lên dịch vụ bên ngoài, và bật khoá ứng dụng nếu điện thoại hay để người khác dùng.
