Một việc viết sao cho làm được ngay phải trả lời được ba thứ chỉ bằng một dòng: làm hành động gì, với cái gì, xong khi nào thì biết là xong. Cách dễ nhất là bắt đầu mỗi dòng bằng một động từ cụ thể nhìn thấy được, như "gọi", "gửi", "viết", "mua", "đọc", "điền", thay vì một danh từ như "hồ sơ" hay "bảo hiểm". Dòng chữ càng giống một hành động ai đứng ngoài cũng chụp ảnh được, nó càng ít bị né.
Vì sao một dòng như "báo cáo" khiến ta né
Khi đọc "báo cáo", đầu phải làm thêm một loạt việc trước khi tay có thể bắt đầu: báo cáo nào, đang ở bước nào, cần số liệu gì, mở file nào, gửi cho ai. Mỗi lần nhìn thấy dòng đó, ta lại phải nghĩ lại từ đầu, và thường thì ta chọn không nghĩ, lướt sang dòng dễ hơn. Không phải lười. Đó là phản ứng bình thường trước một thứ mơ hồ.
David Allen, tác giả cuốn Getting Things Done (2001), gọi phần nghĩ trước ấy là làm rõ: biến một "thứ" thành một hành động kế tiếp cụ thể. Ông cho rằng phần lớn sự ngại ngùng với danh sách việc đến từ việc ta ghi lại "thứ" chứ không ghi lại "hành động". Việc làm rõ chỉ cần làm một lần, lúc viết; sau đó mỗi lần nhìn vào là làm được.
Công thức một dòng: động từ + đối tượng + chi tiết hoàn thành
Không cần thuộc lý thuyết. Chỉ cần ba mảnh:
- Động từ cụ thể — hành động nhìn thấy được bằng mắt: gọi, nhắn, gửi, in, viết, sửa, đọc, mua, điền, đặt, hỏi, mang, dọn, đo.
- Đối tượng — cái gì, cho ai: hợp đồng thuê nhà, cô chủ nhiệm, phòng khám nha khoa.
- Chi tiết hoàn thành — khi nào thì biết là xong: số trang, số bài, giờ hạn, hoặc kết quả cụ thể.
Ví dụ: "Gọi phòng khám nha khoa đặt lịch cạo vôi cho thứ Bảy". Đọc là biết cần cầm điện thoại, gọi ai, xong khi có lịch hẹn.
Bảng đổi: từ dòng mơ hồ sang dòng làm được
| Dòng mơ hồ | Vì sao khó bắt đầu | Viết lại |
|---|---|---|
| Bảo hiểm xe | Không biết là gia hạn, hỏi giá hay đòi bồi thường | Nhắn hỏi đại lý giá gia hạn bảo hiểm xe máy trước 30/11 |
| Học Hoá | Không có điểm bắt đầu và điểm kết thúc | Làm 10 câu trắc nghiệm chương Este trong đề ôn số 3 |
| Quà Tết công ty | Là cả một dự án nhỏ | Liệt kê 8 khách cần gửi quà vào một trang ghi chú |
| Dọn phòng | Không rõ dọn đến đâu | Gom giấy tờ trên bàn vào một hộp, lau mặt bàn |
| Anh Tùng | Không nhớ việc gì với anh Tùng | Gửi anh Tùng file thiết kế bản sửa lần 2 qua email |
| Thể dục | Mong muốn, không phải việc | Đi bộ quanh hồ 20 phút lúc 18 giờ |
| Luận văn | Việc kéo dài nhiều tháng | Viết 300 chữ phần cơ sở lý thuyết mục 2.1 |
Những động từ dễ đánh lừa
Có động từ nghe như hành động nhưng thật ra vẫn mơ hồ. Gặp chúng thì hỏi lại "cụ thể là làm gì bằng tay?".
- "Lo" — "lo giấy tờ cho con nhập học". Lo bằng cách nào? Viết: "Photo công chứng giấy khai sinh 3 bản ở phường".
- "Xử lý" — "xử lý email". Viết: "Trả lời 5 email cũ nhất trong hộp thư công việc".
- "Tìm hiểu" — "tìm hiểu về khoá học". Viết: "Đọc trang học phí và lịch học của hai trung tâm, ghi vào ghi chú".
- "Làm" — "làm slide". Viết: "Dựng khung 8 trang slide, mỗi trang một tiêu đề".
- "Suy nghĩ về" — đôi khi suy nghĩ là việc thật, nhưng cần có đầu ra: "Viết ba lựa chọn cho chuyến đi Tết, mỗi lựa chọn một dòng ưu – nhược".
Không phải lúc nào cũng phải viết dài. "Mua sữa" là đủ rõ: động từ có, đối tượng có, xong là khi sữa đã ở nhà. Chỉ những việc làm ta chần chừ mới cần viết kỹ.
Khi bước đầu tiên của một việc chưa phải là chính việc đó
Có những việc mà hành động đầu tiên là một việc khác hẳn. Muốn "đổi thẻ căn cước cho mẹ" nhưng chưa biết mang theo giấy gì, thì việc kế tiếp thật ra là "hỏi cán bộ một cửa ở phường danh sách giấy tờ cần mang". Muốn "sửa vòi nước rỉ", bước đầu là "chụp ảnh vòi nước gửi chú thợ hỏi giá".
Đây là chỗ nhiều danh sách bị kẹt: dòng ghi là kết quả cuối cùng, nhưng hôm nay chỉ làm được bước đầu. Hãy ghi bước đầu. Khi xong bước đó, viết tiếp bước sau. Danh mục Chia việc lớn của wiki này có bài riêng về "việc kế tiếp" cho dự án nhiều bước.
Thêm ngữ cảnh: ở đâu, cần gì, mất bao lâu
Ngoài động từ, một vài chi tiết nhỏ giúp dòng việc dễ làm hơn nữa, nhất là với người hay di chuyển.
Nơi làm hoặc dụng cụ cần có
GTD gợi ý gắn mỗi việc với một ngữ cảnh như "ở nhà", "ở cơ quan", "trên đường", "cần máy tính", "cần điện thoại". Đứng ở hiệu thuốc mà mở danh sách thấy dòng "mua băng dán vết thương (ngoài đường)" thì làm được liền. Không cần đặt ký hiệu phức tạp; chỉ cần thêm một chữ trong ngoặc.
Số phút ước lượng
Ghi "(15′)" hay "(1 giờ)" cạnh dòng giúp chọn việc khi có khoảng trống. Còn 20 phút trước giờ họp thì nhìn vào những dòng dưới 20 phút. Ước lượng không cần đúng; nó chỉ cần giúp so sánh việc dài, việc ngắn.
Thông tin để không phải tìm lại
Số điện thoại, mã đơn hàng, đường dẫn tới file. Nếu phải mở ba ứng dụng mới tìm được số của người cần gọi, dòng việc đó sẽ bị dời. Dán sẵn ngay cạnh.
Bài tập 10 phút: viết lại năm dòng tệ nhất
Mở danh sách hiện tại của bạn ra, tìm năm dòng đã nằm lâu nhất hoặc nhìn vào thấy ngại nhất. Với mỗi dòng, làm theo thứ tự:
- Hỏi: "Nếu có người làm thay, mình phải dặn họ làm gì đầu tiên?" Câu trả lời chính là dòng mới.
- Bắt đầu câu trả lời bằng một động từ cụ thể.
- Thêm đối tượng và điều kiện xong.
- Nếu viết xong vẫn thấy ngại, chia tiếp thành bước nhỏ hơn, đến khi bước đầu chỉ mất dưới 15 phút.
- Nếu không viết lại được vì không biết mình muốn gì ở việc đó, chuyển dòng đó sang trang "để sau" hoặc xoá.
Câu hỏi "dặn người làm thay" hiệu quả vì nó buộc ta nói ra hành động, như cách ta vẫn nhắn cho đồng nghiệp hay người nhà: "Em ghé ngân hàng in giúp chị sao kê tháng 10 nhé".
Dòng việc cho học sinh, sinh viên
Danh sách của học sinh thường đầy những dòng tên môn: "Toán", "Anh", "Lý". Mỗi dòng như vậy có thể là 15 phút, có thể là 3 giờ, nên rất khó chọn. Viết lại theo đầu ra:
- "Toán" → "Làm bài 3, 4, 5 trang 58 sách bài tập Đại số"
- "Anh" → "Học 15 từ mới Unit 6, tự kiểm bằng cách che nghĩa"
- "Thuyết trình nhóm" → "Nhắn nhóm chốt ai làm phần mở đầu trước 21 giờ"
- "Đồ án" → "Vẽ sơ đồ khối hệ thống trên một tờ A4"
Viết như vậy, buổi tối có thể nhìn và biết ngay đâu là việc 15 phút để làm trước khi ăn cơm, đâu là việc cần ngồi lâu.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao nên bắt đầu mỗi việc bằng động từ?
Động từ cho biết ngay hành động đầu tiên, nên khi nhìn vào không phải nghĩ lại việc đó là gì. Dòng ghi bằng danh từ như "hồ sơ" hay "báo cáo" buộc đầu óc phải làm rõ mỗi lần đọc, và ta thường né bằng cách chọn việc khác dễ hơn.
Viết việc cụ thể đến mức nào là đủ?
Đủ để người khác đọc và làm được mà không phải hỏi lại. Việc đơn giản như "mua sữa" không cần thêm gì; việc làm bạn chần chừ thì cần thêm đối tượng, điều kiện xong và nếu cần thì số phút ước lượng.
Việc kế tiếp (next action) là gì?
Đó là hành động cụ thể nhỏ nhất đưa một việc tiến lên, khái niệm từ phương pháp GTD của David Allen. Với việc "đổi thẻ căn cước", việc kế tiếp có thể là "hỏi phường danh sách giấy tờ cần mang".
Có nên ghi số phút ước lượng bên cạnh việc?
Nên ghi với những việc dài hơn vài phút. Con số không cần chính xác, nó giúp chọn việc phù hợp với khoảng trống đang có và giúp thấy sớm khi danh sách ngày đã quá dài.
Viết rõ rồi mà vẫn ngại làm thì sao?
Chia tiếp đến khi bước đầu chỉ mất dưới 15 phút, ví dụ "mở file và viết tiêu đề". Nếu vẫn ngại, có thể việc đó gắn với cảm xúc khó chịu; danh mục về trì hoãn của wiki có những cách xử lý riêng cho tình huống này.
