Danh sách việc dài mãi không xong: vì sao và cách cắt gọn trong 30 phút

Danh sách việc dài mãi không xong thường vì nó đang làm ba nhiệm vụ cùng lúc: kho chứa mọi ý định, kế hoạch hôm nay và lời nhắc cho những việc không bao giờ định làm. Cách cắt gọn là tách danh sách hôm nay ra khỏi kho, rồi rà từng dòng cũ với bốn lựa chọn: làm, hẹn ngày, giao lại hoặc xoá. Một danh sách ngày khoẻ mạnh thường xong được phần lớn vào buổi tối; nếu ngày nào cũng còn hơn một nửa, vấn đề nằm ở danh sách chứ không phải ở bạn.

Dấu hiệu danh sách đã quá tải

Danh sách dài không xấu. Kho việc của một người bận rộn có thể có trăm dòng. Vấn đề là khi cái kho đó được dùng như kế hoạch ngày. Thử đối chiếu với những dấu hiệu sau:

• Mở danh sách ra là thấy nặng, muốn đóng lại ngay.
• Có những dòng nằm đó hơn một tháng, mỗi lần nhìn lại thấy hơi áy náy.
• Mỗi tối gạch được dưới một phần ba.
• Không nhớ vì sao một số dòng lại có mặt ("hỏi anh Tuấn về vụ kia" — vụ nào?).
• Việc quan trọng thật sự bị chìm giữa "mua pin điều khiển" và "xem lại phim tài liệu bạn giới thiệu".

Nếu có ba dấu hiệu trở lên, danh sách đang làm bạn mệt hơn là giúp bạn.

Vì sao danh sách cứ phình ra

Thêm vào dễ hơn bỏ ra

Ghi một việc mất năm giây. Quyết định không làm việc đó mất nhiều hơn, vì phải thừa nhận rằng mình sẽ không bao giờ học đàn vào tháng này, hay sẽ không gọi lại cho người bán hàng kia. Thế nên danh sách chỉ có chiều đi vào, ít khi có chiều đi ra.

Việc to đứng chung hàng với việc nhỏ

"Sửa lại hồ sơ xin việc" và "trả lời tin nhắn của chị họ" nằm cạnh nhau như hai dòng bằng nhau. Một cái mất năm phút, một cái mất cả buổi và cần nghĩ nhiều. Việc nhỏ được gạch trước, việc to cứ nằm lại, ngày qua ngày, nên danh sách trông như không bao giờ vơi.

Đánh giá sai thời gian

Hầu hết chúng ta ước thời gian làm một việc ngắn hơn thực tế. Hiện tượng này đã được nghiên cứu từ cuối thập niên 1970 dưới tên "ảo tưởng kế hoạch" (Kahneman và Tversky đặt tên). Danh sách viết theo thời gian tưởng tượng thì đương nhiên không vừa với thời gian thật.

Mong muốn đội lốt việc cần làm

"Tập yoga", "học Excel nâng cao", "đọc hết bộ sách lịch sử" là mong muốn tốt, nhưng khi không có ngày, giờ và bước cụ thể, chúng chỉ là lời nhắc gây áy náy. Chúng nên ở trang khác, không ở danh sách hôm nay.

Buổi cắt gọn 30 phút: bốn câu hỏi cho từng dòng

Chọn một buổi yên, ví dụ chiều Chủ nhật, lấy toàn bộ danh sách hiện có. Đi lần lượt từ trên xuống, với mỗi dòng chỉ chọn một trong bốn cách xử lý.

Những dòng còn lại sau bốn câu hỏi là những việc thật sự cần làm, chưa có ngày, và là của bạn. Thường chỉ còn một phần ba đến một nửa số dòng ban đầu. Với mỗi dòng đó, viết lại cho rõ và chia nhỏ nếu cần.

Câu hỏi thứ tư là câu khó nhất. Một cách giúp dễ xoá: đừng gọi là "bỏ", hãy gọi là "trả lại cho tương lai". Trang "có thể một ngày nào đó" là nơi an toàn để gửi những ý định chưa tới lúc, và bạn có thể nhìn lại nó mỗi tháng một lần. Phương pháp GTD của David Allen gọi trang này là danh sách someday/maybe.

Tách kho chứa khỏi danh sách hôm nay

Sau buổi cắt gọn, đừng gộp lại như cũ. Giữ hai thứ tách biệt:

• Kho việc: mọi việc cần làm nhưng chưa tới ngày. Có thể dài bao nhiêu cũng được. Nhìn vào nó vài lần mỗi tuần.
• Danh sách hôm nay: rút từ kho ra 3–7 việc vừa với số giờ trống. Chỉ nhìn cái này trong ngày.

Nếu dùng sổ giấy, kho có thể là vài trang cuối sổ, danh sách ngày là trang đầu mỗi ngày. Nếu dùng ứng dụng, hầu hết đều có cách gắn ngày hoặc đánh dấu "hôm nay". Bài Ba tầng danh sách: hôm nay, tuần này, để sau trong danh mục này đi sâu hơn vào cách chia.

Giới hạn đầu vào: luật để danh sách không phình lại

Cắt một lần chưa đủ. Danh sách sẽ dài lại sau ba tuần nếu không có luật. Một vài luật đơn giản, đếm được:

1. Trần cho danh sách ngày. Ví dụ: tối đa 6 dòng. Muốn thêm dòng thứ 7 thì phải bỏ hoặc dời một dòng khác.
2. Luật ba lần chuyển. Việc nào bị chép sang ngày hôm sau đến lần thứ ba thì không được chép nữa: chia nhỏ, đặt ngày hẳn hoi, hoặc xoá.
3. Ghi kèm ước lượng. Thêm số phút bên cạnh mỗi việc lớn ("viết đề cương – 60′"). Cộng lại mà vượt số giờ trống thì biết ngay danh sách quá dài trước khi bắt đầu.
4. Rà kho mỗi tuần. Mười lăm phút vào cuối tuần, chạy lại bốn câu hỏi với những dòng mới thêm.

Ví dụ: một danh sách 27 dòng của nhân viên kinh doanh

Anh Quân bán thiết bị văn phòng, phải chạy gặp khách nhiều, ghi việc vào phần ghi chú trên điện thoại. Sau hai tháng, ghi chú có 27 dòng. Anh ngồi cắt gọn vào sáng Chủ nhật:

• 6 dòng làm ngay trong buổi đó: gửi báo giá đã soạn sẵn, nhắn lịch hẹn, chuyển khoản tiền điện thoại… Hết 25 phút.
• 7 dòng có ngày cụ thể, chuyển vào lịch: hạn nộp báo cáo doanh số, đám cưới bạn, ngày khách hẹn ký hợp đồng.
• 3 dòng chuyển cho người khác: hỏi kế toán về hoa hồng (đã nhắn, ghi "đang chờ"), nhờ em gái đặt vé xe về quê.
• 6 dòng chuyển sang trang "một ngày nào đó": học lái ô tô, làm lại trang cá nhân bán hàng, đọc sách về đàm phán.
• 5 dòng thật sự còn lại, chưa có ngày: anh viết lại cho rõ và chia hai dòng trong số đó thành bước nhỏ.

Từ 27 xuống 5. Danh sách thứ Hai của anh chỉ có bốn việc rút từ năm dòng đó cộng với lịch gặp khách. Không có gì bị mất, chỉ là mỗi việc đã được đặt đúng chỗ.

Khi danh sách dài vì thật sự quá nhiều việc

Có những giai đoạn danh sách dài không vì cách ghi mà vì đời đang chật: tháng cuối năm, đang chuyển nhà, có người thân nằm viện, mùa ôn thi. Lúc đó cắt gọn vẫn có ích nhưng không làm việc biến mất. Hãy thẳng thắn hơn với chính mình:

• Hạ tiêu chuẩn tạm thời cho những việc không quan trọng (cơm đơn giản hơn, nhà dọn ít hơn).
• Nói sớm với người liên quan khi một hạn chót không giữ được, thay vì im lặng đến phút cuối.
• Giữ một khoảng nghỉ nhỏ mỗi ngày, kể cả khi danh sách còn dài. Nghỉ không phải phần thưởng sau khi xong hết, mà là thứ giúp làm tiếp được.

Nếu cảm giác quá tải kéo dài nhiều tuần, ngủ không được, mệt không hồi phục, đó không còn là chuyện cách ghi việc. Nên nói chuyện với người thân, và gặp bác sĩ hoặc chuyên gia tâm lý khi nó ảnh hưởng tới công việc và sinh hoạt.