Quy tắc hai phút nói rằng: khi đang xử lý việc mới đến, việc nào làm xong trong khoảng hai phút thì làm luôn, vì ghi lại rồi quay lại còn tốn công hơn chính việc đó. Quy tắc này nằm trong phương pháp GTD của David Allen (2001) và chỉ áp dụng lúc đang dọn hộp thu gom hoặc đang rảnh tay, không phải lời mời bỏ việc chính để làm mọi thứ lặt vặt. Việc nào dài hơn hai phút thì ghi vào danh sách, hẹn giờ hoặc nhờ người khác.
Quy tắc hai phút từ đâu ra
Trong GTD, mỗi khi dọn hộp thu gom, bạn hỏi với từng thứ: có cần làm không? Nếu cần, việc kế tiếp là gì? Rồi đến câu hỏi then chốt: làm việc kế tiếp đó mất bao lâu? Allen đề xuất mốc khoảng hai phút. Lý do rất thực tế: ghi một việc vào danh sách, sau này đọc lại, nhớ lại bối cảnh, mở lại đúng tài liệu… cộng lại thường đã gần bằng hoặc hơn hai phút. Với việc ngắn như thế, làm ngay là cách rẻ nhất.
Con số hai phút không phải ngưỡng khoa học. Allen nói rõ đó là mốc gợi ý; ai có ít thời gian dọn hộp có thể hạ xuống một phút, ai có buổi dọn dài có thể nâng lên năm, mười phút. Điều quan trọng là có một ngưỡng cố định để khỏi phải cân nhắc từng việc.
Khi nào áp dụng, khi nào không
Đây là chỗ quy tắc hay bị dùng sai. Nó dành cho lúc bạn đang xử lý việc mới đến, tức đang đọc email, đọc tin nhắn, dọn khay giấy, xem lại ghi chú. Nó không dành cho lúc đang làm một việc cần tập trung.
| Tình huống | Áp dụng? | Vì sao |
|---|---|---|
| Đang dọn hộp thư lúc 16 giờ, gặp email chỉ cần trả lời "đồng ý" | Có | Đang ở chế độ xử lý việc mới, trả lời ngay rẻ hơn ghi lại |
| Đang viết báo cáo, điện thoại báo tin nhắn cần gửi một file | Không | Chuyển việc giữa chừng tốn sự tập trung; ghi một dòng rồi làm sau |
| Đi ngang bàn, thấy giấy báo cần ký | Có, nếu đang rảnh | Ký và để vào đúng chỗ, xong luôn |
| Đang trong khối học bài 45 phút, nhớ ra phải nhắn bạn | Không | Ghi giấy, nhắn trong giờ nghỉ |
| Đang trong buổi nhìn lại tuần, thấy hoá đơn điện | Có | Thanh toán trực tuyến chỉ mất một phút |
Nói gọn: hai phút là luật của giờ dọn, không phải luật của giờ làm sâu. Mỗi lần ngắt việc chính để làm một việc hai phút, ta mất thêm thời gian quay lại; các nghiên cứu về "chi phí chuyển việc" trong phòng thí nghiệm đã ghi nhận điều này nhiều lần.
Bẫy: cả ngày toàn việc hai phút
Một ngày có thể đầy những việc chỉ mất hai phút: trả lời một tin, chuyển tiếp một email, ký một tờ giấy, nhắn chốt giờ hẹn. Làm từng cái thì thấy năng suất, nhưng đến 17 giờ nhìn lại, việc chính vẫn chưa động tới. Hai mươi việc hai phút là bốn mươi phút, chưa kể thời gian chuyển qua lại.
Cách tránh:
- Gom việc hai phút vào giờ dọn cố định. Ví dụ 11 giờ 30 và 16 giờ 30, mỗi lần 20 phút. Ngoài hai khung đó, thấy việc nhỏ thì ghi lại, không làm.
- Làm việc chính trước. Mở hộp thư sau khi đã làm xong một khối việc quan trọng buổi sáng, không phải lúc vừa ngồi xuống.
- Đếm. Nếu trong một giờ dọn mà bạn làm hơn 15 việc "hai phút", có thể nhiều việc trong đó thật ra lâu hơn. Kiểm lại bằng đồng hồ một lần.
Việc "hai phút" thật và việc "hai phút" giả
Ta rất hay đánh giá thấp thời gian của việc nhỏ. "Trả lời chị khách một câu" có thể kéo thành mười tin qua lại. "Sửa một lỗi chính tả trong slide" có thể dẫn tới sửa luôn cả bố cục. Vài dấu hiệu cho thấy việc trông nhỏ nhưng không nhỏ:
- Cần quyết định một điều chưa nghĩ kỹ ("mình có đi đám cưới đó không?").
- Cần tìm thông tin ở chỗ khác ("gửi lại số tài khoản cho bên kế toán" mà số đó nằm trong một file chưa biết ở đâu).
- Mở ra một cuộc trao đổi ("hỏi anh Bình về lịch giao hàng").
- Cần một dụng cụ không có sẵn ngay đó.
Gặp những việc này, đừng ép vào hai phút. Viết thành một dòng rõ ràng và đặt vào danh sách.
Quy tắc hai phút trong việc nhà
Ngoài công sở, quy tắc này rất hợp với những việc nhỏ trong nhà mà nếu để lại sẽ chất đống: treo áo khoác lên móc thay vì vắt ghế, rửa ngay chiếc cốc vừa uống, cất thư từ vào khay thay vì để trên bàn ăn, đổ rác khi thùng đã đầy. Không cần coi là việc "trong danh sách", chỉ là phản xạ.
Wiki vui nhà trong hệ có bài về dọn nhà 15 phút và chia việc nhà; ở đây chỉ nhắc: việc hai phút ở nhà cũng nên dừng ở hai phút. Đang nấu cơm mà bắt đầu sắp lại cả tủ gia vị thì cơm khét.
Lẫn với "quy tắc hai phút" của thói quen
Có một ý khác cùng tên, được phổ biến trong sách về thói quen: khi bắt đầu một thói quen mới, hãy thu nhỏ nó xuống còn hai phút ("đọc một trang", "mặc đồ tập vào"). Ý này giúp bắt đầu, khác với quy tắc của GTD là giúp dọn việc đến. Bài này nói về quy tắc của GTD; danh mục về trì hoãn của wiki có bài riêng về chuyện chỉ cần bắt đầu năm phút.
Ví dụ: hai mươi phút dọn hộp thư lúc 16 giờ 30
Anh Phong làm nhân viên mua hàng. Từ 16 giờ 30 đến 16 giờ 50 là giờ dọn của anh. Hộp thư và các nhóm chat có 18 thứ chưa xử lý.
- 7 thứ chỉ cần đọc, không cần làm gì: lưu trữ hoặc bỏ qua. Hết 3 phút.
- 6 thứ là việc hai phút: xác nhận lịch giao hàng, gửi lại báo giá có sẵn, trả lời "đã nhận". Làm luôn, hết 11 phút.
- 3 thứ là việc dài hơn: so sánh báo giá ba nhà cung cấp, soạn đề nghị thanh toán. Ghi vào danh sách ngày mai, có ước lượng thời gian.
- 2 thứ cần người khác: chuyển cho kế toán, ghi vào trang "đang chờ" với ngày hỏi lại.
Hai mươi phút, hộp thư về gần rỗng, danh sách ngày mai có thêm ba dòng rõ ràng. Buổi sáng hôm sau anh không mở hộp thư cho tới 10 giờ, sau khi đã làm xong phần so sánh báo giá.
Điều chỉnh ngưỡng cho hợp với mình
- Hộp thư rất đông, giờ dọn ngắn: hạ ngưỡng xuống một phút, còn lại ghi hết.
- Công việc ít bị gián đoạn, giờ dọn rộng: nâng lên năm phút.
- Học sinh, sinh viên: giữ hai phút cho việc như trả lời nhóm lớp, nộp xác nhận, nhưng chỉ làm sau khi xong một khối học.
- Người làm tại nhà: cẩn thận với việc nhà hai phút xen giữa giờ làm; mỗi lần đứng dậy là một lần ngắt.
Câu hỏi thường gặp
Quy tắc hai phút là gì?
Đó là quy tắc trong phương pháp GTD của David Allen: khi đang xử lý việc mới đến, việc nào làm xong trong khoảng hai phút thì làm ngay, vì ghi lại rồi quay lại còn tốn công hơn. Việc dài hơn thì ghi vào danh sách, lịch hoặc chuyển cho người khác.
Có nên dừng việc đang làm để xử lý việc hai phút không?
Không nên. Quy tắc dành cho lúc đang dọn hộp thư hay xem lại ghi chú. Khi đang tập trung vào việc chính, ghi một dòng rồi làm việc nhỏ đó vào giờ dọn cố định trong ngày.
Vì sao lại là hai phút?
Hai phút là mốc gợi ý, gần bằng thời gian cần để ghi lại, đọc lại và nhớ lại một việc. Allen cho phép điều chỉnh: hạ xuống một phút khi giờ dọn ngắn, nâng lên năm hoặc mười phút khi có nhiều thời gian.
Quy tắc hai phút của GTD khác quy tắc hai phút về thói quen thế nào?
Quy tắc của GTD giúp xử lý nhanh việc nhỏ đến từ bên ngoài. Quy tắc cùng tên trong sách về thói quen là thu nhỏ thói quen mới xuống còn hai phút để dễ bắt đầu. Hai ý có mục đích khác nhau.
Làm sao để cả ngày không toàn làm việc vặt?
Gom việc nhỏ vào một hai khung dọn cố định, ví dụ cuối buổi sáng và cuối buổi chiều, và làm việc chính trước khi mở hộp thư. Ngoài khung dọn, thấy việc nhỏ thì chỉ ghi lại.
