Việc mơ hồ dễ bị trì hoãn vì mỗi lần nhìn vào, mình phải nghĩ lại từ đầu "cụ thể là làm gì, bắt đầu từ đâu, xong là thế nào", và việc nghĩ đó vừa mệt vừa khó chịu. Cách gỡ là tách hẳn một bước làm rõ trước khi làm: viết lại việc thành kết quả mong muốn, bước kế tiếp có động từ, và tiêu chí xong. Một dòng "lo vụ nhà cửa" sau khi làm rõ có thể thành "gọi thợ điện xem ổ cắm bếp, trước thứ Bảy".
Vì sao việc mơ hồ bị né
Thử nhìn hai dòng trong một danh sách việc:
- "Học tiếng Anh"
- "Làm 20 câu đọc hiểu trong đề số 3, phần Reading, tối nay sau 20h"
Dòng thứ nhất có vẻ quan trọng hơn, nhưng gần như chắc chắn sẽ bị dời. Nó không cho biết học gì, học bao lâu, học ở đâu, học xong thì đánh dấu thế nào. Mỗi lần đọc, đầu óc phải giải một bài toán nhỏ, và cách dễ nhất để thoát khỏi bài toán đó là chuyển sang dòng khác.
Theo phương trình trì hoãn của Piers Steel, việc mơ hồ làm giảm kỳ vọng (không biết mình có làm được không vì chưa biết làm gì). Theo cách nhìn của Sirois và Pychyl, nó gợi cảm giác bối rối, một cảm xúc khó chịu mà mình muốn né. Hai cách nhìn cùng dẫn tới một kết luận: làm rõ việc là cách giảm trì hoãn rẻ nhất.
David Allen, trong cuốn Getting Things Done (2001), coi "làm rõ" là một bước riêng, nằm giữa "thu gom việc" và "sắp xếp việc". Ông nhấn mạnh việc xác định việc kế tiếp (next action): hành động vật lý cụ thể tiếp theo có thể làm ngay.
Bốn câu hỏi làm rõ một việc
| Câu hỏi | Mục đích | Ví dụ cho việc "lo vụ sinh nhật mẹ" |
|---|---|---|
| 1. Xong thì trông như thế nào? | Có tiêu chí kết thúc | Cả nhà ăn tối ở nhà hàng tối Chủ nhật, có bánh và quà |
| 2. Bước kế tiếp là gì? (động từ + vật cụ thể) | Biết bắt đầu từ đâu | Nhắn nhóm gia đình hỏi tối Chủ nhật ai rảnh |
| 3. Cần gì, cần ai? | Lường trước chỗ vướng | Hỏi anh trai góp tiền quà; số nhà hàng quen |
| 4. Hạn là khi nào? | Có mốc để xếp lịch | Đặt bàn trước thứ Năm; mua quà trước thứ Sáu |
Câu 2 là câu quan trọng nhất. Một việc có thể có mười bước, nhưng lúc này chỉ cần biết bước đầu tiên. Bước đó nên đủ cụ thể để làm được ngay khi có 5–10 phút trống.
Dấu hiệu một dòng việc đang mơ hồ
- Không có động từ hành động: "Hồ sơ visa", "Xe máy", "Ôn Hoá". Đây là tên chủ đề, không phải việc.
- Động từ quá chung: "lo", "xử lý", "tìm hiểu", "chuẩn bị", "sắp xếp". Những từ này cho cảm giác có việc nhưng không chỉ ra làm gì.
- Thực chất là một dự án: "Sửa nhà", "Đổi việc", "Làm đồ án tốt nghiệp". Cần nhiều bước, không thể "làm" trong một lần.
- Đã nằm trong danh sách hơn một tuần mà chưa nhúc nhích. Thường là do mơ hồ hơn là do khó.
Bảng chuyển: từ dòng mơ hồ sang dòng làm được
| Dòng mơ hồ | Sau khi làm rõ (việc kế tiếp) |
|---|---|
| Ôn Hoá | Làm lại 10 bài tập cuối chương Este trong sách bài tập, tối thứ Ba |
| Xe máy | Gọi tiệm sửa xe đầu hẻm hỏi giờ thay nhớt sáng thứ Bảy |
| Tìm hiểu bảo hiểm cho con | Nhắn chị đồng nghiệp hỏi tên gói bảo hiểm chị mua cho bé |
| Chuẩn bị họp phụ huynh | Ghi ra giấy ba câu muốn hỏi cô chủ nhiệm về môn Toán của con |
| Xử lý vụ khách phàn nàn | Đọc lại email khách, tô màu ba ý khách bực nhất, trước 10h |
| Làm đồ án | Đọc lại đề cương giảng viên gửi, viết ra hai câu hỏi muốn hỏi thầy |
| Dọn nhà đón Tết | Viết danh sách các phòng, ghi mỗi phòng một việc lớn nhất |
Để ý rằng việc kế tiếp nhiều khi là một việc hỏi hoặc tìm thông tin, chứ chưa phải bắt tay vào làm phần chính. Điều đó hoàn toàn bình thường. Với nhiều việc mơ hồ, chỗ kẹt thật sự là thiếu thông tin, và bước đầu tiên chính là đi lấy thông tin đó.
Khi việc to tới mức không biết bước kế tiếp
Có những việc mình thật sự chưa biết làm thế nào: lần đầu làm hồ sơ du học, lần đầu tự khai thuế, lần đầu tổ chức đám cưới. Lúc này, việc kế tiếp có thể là:
- "Hỏi một người đã làm": một tin nhắn, một cuộc gọi.
- "Đọc một nguồn chính thức": trang thông tin của trường, cơ quan nhà nước, tờ hướng dẫn kèm theo.
- "Viết ra tất cả những gì mình chưa biết": một danh sách câu hỏi cũng là một bước tiến.
Chuyện chia một việc lớn thành từng bước được bàn kỹ trong danh mục "Chia việc lớn". Ở đây chỉ cần nhớ: không biết làm thế nào cũng là thông tin, và bước kế tiếp là đi hỏi.
Thói quen 10 phút làm rõ mỗi sáng thứ Hai
Làm rõ việc tốn sức nghĩ, nên đừng làm lúc đang mệt hay đang vội. Một thói quen đơn giản:
- Sáng thứ Hai, trước khi mở email, dành 10 phút đọc lại danh sách việc tuần.
- Khoanh tròn mọi dòng không bắt đầu bằng động từ cụ thể.
- Với mỗi dòng khoanh tròn, viết lại thành một việc kế tiếp. Nếu không viết được, ghi "hỏi ai?" bên cạnh.
- Dòng nào đã nằm đó hơn ba tuần mà vẫn không làm rõ được, cân nhắc gạch khỏi danh sách hoặc chuyển sang mục "để sau".
Bước 4 quan trọng hơn ta nghĩ. Một danh sách đầy dòng mơ hồ cũ làm cả danh sách trông nặng nề, khiến mình ngại mở ra. Gạch bỏ một việc không còn cần là một quyết định, không phải thất bại.
Góc nhìn hôm nay: sửa ba dòng
Mở danh sách việc hiện tại của mình (trên giấy hay trên điện thoại). Tìm ba dòng đã nằm đó lâu nhất. Với mỗi dòng, trả lời câu "bước kế tiếp là gì, bắt đầu bằng động từ nào". Viết lại. Nếu một trong ba dòng có bước kế tiếp mất dưới 5 phút, làm luôn bây giờ.
Ghi chú nhỏ: đôi khi làm rõ xong mới nhận ra mình không muốn làm việc đó, hoặc nó không còn cần. Đó cũng là một kết quả tốt; gạch đi thì đầu óc nhẹ hơn là để nó treo mãi.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao việc mơ hồ dễ bị trì hoãn?
Vì mỗi lần nhìn vào, mình phải nghĩ lại cụ thể làm gì và bắt đầu từ đâu, điều đó tốn sức và gây cảm giác bối rối. Cách dễ nhất để thoát cảm giác đó là chuyển sang việc khác. Việc càng rõ thì càng dễ bắt tay vào.
Việc kế tiếp (next action) là gì?
Việc kế tiếp là hành động cụ thể tiếp theo có thể làm ngay để một việc tiến lên, khái niệm phổ biến từ sách Getting Things Done của David Allen (2001). Nó bắt đầu bằng động từ và chỉ rõ vật hoặc người liên quan, như "gọi tiệm sửa xe hỏi giờ".
Làm sao biến một việc mơ hồ thành việc làm được?
Trả lời bốn câu: xong thì trông thế nào, bước kế tiếp là gì, cần gì hoặc cần ai, hạn là khi nào. Sau đó viết lại dòng việc bằng bước kế tiếp có động từ. Nếu chưa biết bước kế tiếp, bước đó chính là đi hỏi người đã làm.
Những từ nào làm dòng việc bị mơ hồ?
Các động từ quá chung như "lo", "xử lý", "tìm hiểu", "chuẩn bị", "sắp xếp", hoặc dòng chỉ có tên chủ đề như "xe máy", "ôn Hoá". Thay bằng động từ cụ thể như gọi, viết, đọc, gửi, mua kèm đối tượng rõ ràng.
Có nên gạch việc khỏi danh sách nếu mãi không làm?
Nên cân nhắc. Một việc nằm đó nhiều tuần mà không làm rõ được thường không còn cần, hoặc nên chuyển sang danh sách để sau. Gạch bỏ là một quyết định có chủ đích và giúp danh sách nhẹ hơn.
