Ma trận Eisenhower chia việc thành bốn ô theo hai câu hỏi: việc này có gấp không, và có quan trọng không. Để điền cho một ngày thật, viết hết việc của hôm nay ra trước, rồi đặt từng việc vào một ô: gấp và quan trọng thì làm ngay, quan trọng nhưng chưa gấp thì đặt giờ cụ thể, gấp nhưng không quan trọng thì gom lại làm nhanh hoặc nhờ người khác, không gấp cũng không quan trọng thì bỏ. Phần khó nhất không phải là vẽ bốn ô mà là trung thực khi xếp việc vào ô "quan trọng".
Bốn ô từ đâu ra
Tên ma trận gắn với Dwight D. Eisenhower, tướng quân đội rồi Tổng thống Mỹ, vì một câu ông nói trong bài phát biểu năm 1954. Ông dẫn lời một hiệu trưởng đại học, đại ý: có hai loại vấn đề, gấp và quan trọng; việc gấp thường không quan trọng, còn việc quan trọng hiếm khi gấp. Eisenhower không tự vẽ bảng bốn ô. Bản vẽ ma trận được phổ biến rộng muộn hơn nhiều, nhất là qua cuốn 7 thói quen của người thành đạt của Stephen Covey (1989), nơi ông gọi đó là các "góc phần tư" quản lý thời gian.
Wiki suy nghĩ trong hệ có bài về ma trận này như một công cụ ra quyết định. Bài ở đây chỉ làm một việc: điền bốn ô cho một ngày bình thường, với việc cụ thể, và chỉ ra những lỗi hay gặp khi điền.
Định nghĩa "gấp" và "quan trọng" cho ngày của bạn
Hai chữ này nghe rõ nhưng khi điền rất dễ lẫn. Dùng hai câu kiểm:
- Gấp: nếu không làm trong hôm nay (hoặc trong vài giờ tới) thì có hậu quả cụ thể không? Hạn nộp chiều nay, khách đang chờ trả lời, con sốt cần đưa đi khám. Một tin nhắn có chữ "gấp" chưa chắc đã gấp.
- Quan trọng: việc này có đưa mình tới gần điều mình hoặc công việc thật sự cần trong vài tuần, vài tháng tới không? Hoàn thành đồ án, giữ sức khoẻ, giữ một khách hàng lớn, ôn cho kỳ thi tốt nghiệp. Việc ai đó muốn mình làm ngay chưa chắc đã quan trọng với mình.
Mẹo: điền cột "quan trọng" trước, cột "gấp" sau. Nếu hỏi "gấp không" trước, mọi thứ có hạn sát sẽ trông như quan trọng.
Điền thử: ngày thứ Ba của một nhân viên văn phòng
Chị Mai làm nhân viên hành chính – nhân sự ở công ty khoảng 50 người, có một con học lớp 2. Sáng thứ Ba, chị viết ra 12 việc:
- Nộp danh sách đóng bảo hiểm tháng này cho kế toán (hạn 11 giờ hôm nay)
- Trả lời tin nhắn nhóm công ty hỏi ai ăn trưa chung
- Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn cho hai nhân viên mới vào thứ Hai tuần sau
- Gọi nhà cung cấp nước uống vì bình hết từ hôm qua
- Đọc lại quy chế lương thưởng để góp ý trước cuối tháng
- Lướt bản tin nội bộ của tập đoàn
- Đặt lịch tiêm nhắc lại cho con
- Đi bộ 30 phút sau giờ làm
- Xếp lại thư mục ảnh sự kiện năm ngoái
- In và đóng dấu giấy xác nhận cho một nhân viên làm thủ tục vay ngân hàng (cần trong chiều nay)
- Trả lời email mời tham dự hội thảo trực tuyến
- Xem video hướng dẫn mẹo bảng tính mà đồng nghiệp gửi
Xếp vào bốn ô:
| Gấp | Không gấp | |
|---|---|---|
| Quan trọng | Ô 1 – Làm ngay: (1) danh sách bảo hiểm; (10) giấy xác nhận vay ngân hàng | Ô 2 – Đặt giờ: (3) tài liệu nhân viên mới; (5) góp ý quy chế lương; (7) lịch tiêm cho con; (8) đi bộ |
| Không quan trọng | Ô 3 – Gom, làm nhanh hoặc nhờ: (2) trả lời ăn trưa; (4) gọi nước uống; (11) trả lời email hội thảo | Ô 4 – Bỏ hoặc để dành: (6) bản tin; (9) xếp ảnh cũ; (12) video mẹo bảng tính |
Từ bảng, kế hoạch ngày của chị Mai thành:
- 8 giờ – 9 giờ 30: ô 1, danh sách bảo hiểm (xong trước hạn), rồi giấy xác nhận.
- 9 giờ 30 – 11 giờ: ô 2, khung tài liệu nhân viên mới. Không mở nhóm chat.
- 11 giờ 30: gom ô 3 trong 15 phút: trả lời ăn trưa, gọi nước, từ chối lịch sự email hội thảo.
- Chiều: 45 phút đọc quy chế lương; giờ nghỉ đặt lịch tiêm cho con qua điện thoại.
- 17 giờ 30: đi bộ 30 phút trước khi đón con.
- Ô 4: bản tin để cuối tuần đọc nếu muốn; xếp ảnh và video mẹo chuyển vào danh sách "để sau".
Ô 2 là ô quyết định cả ngày
Phần lớn người dùng ma trận thấy ô 1 và ô 3 luôn đầy, ô 2 luôn bị bỏ trống. Lý do đơn giản: ô 2 không ai réo. Tài liệu cho nhân viên mới chưa cần đến thứ Hai; đi bộ không có hạn chót; lịch tiêm vẫn còn vài tuần. Nhưng chính những việc này, nếu cứ dời, sẽ thành ô 1 vào phút cuối: tối Chủ nhật thức khuya soạn tài liệu, hay con lỡ mốc tiêm.
Ba cách để ô 2 thật sự được làm:
- Đặt giờ cụ thể trên lịch, như một cuộc hẹn. "Thứ Ba 9 giờ 30 – 11 giờ: tài liệu nhân viên mới".
- Làm ô 2 trước ô 3 trong ngày, nhất là buổi sáng khi đầu còn tỉnh.
- Đếm: cuối ngày, có bao nhiêu phút đã dành cho ô 2? Nếu ngày nào cũng bằng không, ma trận đang chỉ ra một vấn đề, không phải đang giải quyết nó.
Năm lỗi hay gặp khi điền
1. Mọi thứ đều vào ô 1
Nếu ô 1 có hơn ba, bốn việc mỗi ngày, có thể bạn đang gọi "quan trọng" cho mọi việc có người chờ. Hỏi lại: nếu việc này trễ một ngày thì điều tệ nhất là gì? Nếu câu trả lời là "người ta hơi khó chịu", nó thuộc ô 3.
2. Nhầm "quan trọng với người khác" thành "quan trọng với mình"
Việc sếp nhờ có thể quan trọng thật, vì nó là phần công việc của bạn. Nhưng một lời mời tham gia hội thảo hay một nhóm chat xin ý kiến không tự động quan trọng chỉ vì có người gửi.
3. Coi ô 4 là "việc vô bổ"
Ô 4 không phải là thùng rác cho mọi thứ vui. Đọc một cuốn tiểu thuyết, xem phim với gia đình là nghỉ ngơi, và nghỉ ngơi thì quan trọng. Nếu một việc giúp bạn hồi sức, đưa nó vào ô 2 và đặt giờ cho nó. Ô 4 chỉ dành cho những thứ không giúp gì và cũng không làm mình vui: lướt mạng vô định, xếp lại thứ không ai cần.
4. Điền ma trận mỗi ngày mất quá lâu
Không cần kẻ bảng mỗi sáng. Khi đã quen, chỉ cần viết danh sách bình thường rồi đánh dấu nhanh bên cạnh mỗi dòng: 1, 2, 3, 4. Mất hai phút.
5. Bỏ quên việc của gia đình và bản thân
Nhiều người chỉ điền việc cơ quan. Việc như lịch khám, giờ đi bộ, cuộc gọi cho bố mẹ thường là ô 2 điển hình; không ghi vào thì chúng không bao giờ có chỗ.
Ma trận cho học sinh: một buổi tối có học thêm
Bạn Huy lớp 12, tối thứ Năm về nhà lúc 19 giờ sau buổi học thêm Lý. Việc tối nay: bài tập Toán nộp sáng mai (ô 1); ôn từ vựng tiếng Anh cho kỳ thi tốt nghiệp THPT (ô 2); trả lời nhóm lớp về quỹ đi dã ngoại (ô 3); xem lại video trận bóng tối qua (ô 4); ngủ trước 23 giờ (ô 2). Kế hoạch: 19 giờ 30 làm Toán, 20 giờ 30 ôn từ vựng 30 phút, 21 giờ 05 trả lời nhóm lớp trong năm phút, còn lại nghỉ và ngủ đúng giờ. Video trận bóng để sáng Chủ nhật.
Việc ngủ đủ đặt vào ô 2 không phải để cho đủ ô. Nó là việc quan trọng thật cho người đang ôn thi, và rất dễ bị đẩy đi nếu không ghi ra.
Câu hỏi thường gặp
Ma trận Eisenhower là gì?
Đó là cách chia việc vào bốn ô theo hai tiêu chí gấp và quan trọng: làm ngay, đặt giờ, gom làm nhanh hoặc nhờ người khác, và bỏ. Tên gọi gắn với bài nói năm 1954 của Dwight Eisenhower; bảng bốn ô được phổ biến qua sách của Stephen Covey năm 1989.
Eisenhower có phải người vẽ ra ma trận không?
Không. Eisenhower chỉ nói ý phân biệt việc gấp với việc quan trọng trong một bài phát biểu, dẫn lời một hiệu trưởng đại học. Dạng bảng bốn ô do người khác phổ biến về sau, nổi tiếng nhất là Stephen Covey.
Làm sao phân biệt việc gấp và việc quan trọng?
Việc gấp là việc có hậu quả cụ thể nếu không làm trong hôm nay. Việc quan trọng là việc đưa bạn tới gần điều thật sự cần trong vài tuần, vài tháng tới. Nên xét "quan trọng" trước, "gấp" sau để không bị hạn chót đánh lừa.
Ô quan trọng nhưng không gấp nên làm thế nào?
Đặt giờ cụ thể trên lịch như một cuộc hẹn và làm trước những việc gấp mà không quan trọng, nhất là vào buổi sáng. Cuối ngày đếm số phút đã dành cho ô này để biết mình có thật sự làm hay không.
Có cần kẻ bảng bốn ô mỗi ngày không?
Không cần. Khi đã quen, chỉ cần đánh số 1, 2, 3, 4 cạnh mỗi dòng trong danh sách việc. Bảng đầy đủ hữu ích nhất trong vài tuần đầu hoặc vào những ngày quá nhiều việc.
