Ba việc quan trọng nhất trong ngày (thường gọi tắt theo tiếng Anh là MIT – Most Important Tasks) là cách chọn ra đúng ba việc mà nếu xong thì ngày đó coi như thành công, dù các việc khác chưa làm. Ba việc được chọn từ tối hôm trước hoặc đầu buổi sáng, viết riêng ở đầu danh sách, làm trước các việc lặt vặt. Con số ba không có gì thần bí: đủ để ngày có hướng, đủ ít để thật sự làm được trong vài giờ tập trung.
Vì sao lại là ba
Ý tưởng chọn vài việc chính cho ngày xuất hiện ở rất nhiều sách và blog năng suất, không thuộc về một tác giả hay một nghiên cứu nào. Con số ba được chuộng vì thực tế hơn là lý thuyết:
- Một việc thì dễ, nhưng ngày có nhiều mảng: cơ quan, gia đình, bản thân. Một việc thường bỏ sót hai mảng kia.
- Năm việc trở lên thì danh sách "quan trọng" lại thành danh sách bình thường, và ta quay về chọn việc dễ.
- Ba việc, mỗi việc 45–90 phút, cộng lại khoảng 2–4 giờ, vừa với số giờ tập trung thật mà phần lớn người đi làm có trong một ngày.
Nếu ngày của bạn ít giờ trống (ngày nhiều họp, ngày đi công tác), có thể hạ xuống hai. Đừng nâng lên năm.
Chọn ba việc bằng ba câu hỏi
Tối hôm trước, nhìn danh sách việc và lịch ngày mai, hỏi lần lượt:
- Việc nào có hạn chót gần mà hậu quả lớn nếu trễ? Đây thường là việc thứ nhất.
- Việc nào đưa một dự án lớn tiến lên, dù chưa có hạn? Đây là việc thứ hai, loại hay bị bỏ quên.
- Việc nào cho đời sống ngoài công việc? Sức khoẻ, gia đình, một cuộc gọi đã hứa. Đây là việc thứ ba, và nhiều người thấy nó giữ cho ngày không bị nuốt trọn bởi công việc.
Ba câu hỏi này không bắt buộc phải ra đúng ba loại. Có ngày cả ba việc đều là việc cơ quan, vì tuần đó đang gấp. Nhưng hỏi đủ ba câu giúp không quên mảng nào.
Viết ba việc thế nào cho đủ rõ
Việc quan trọng thường là việc lớn, nên dễ viết quá to. "Làm báo cáo quý" không phải việc của một ngày. Mỗi việc trong ba việc phải:
- Bắt đầu bằng động từ.
- Làm được trong một buổi, tối đa khoảng hai giờ.
- Có điểm kết thúc rõ: biết lúc nào là xong.
| Viết quá to | Viết vừa cho một ngày |
|---|---|
| Làm báo cáo quý | Viết phần nhận xét doanh thu trong báo cáo quý, khoảng một trang |
| Ôn thi Sử | Ôn và tự viết lại dàn ý bài kháng chiến chống Nguyên – Mông lần thứ hai |
| Chăm sóc sức khoẻ | Đi bơi 40 phút lúc 18 giờ ở hồ bơi gần nhà |
| Lo việc nhà | Gọi thợ đến sửa máy giặt, hẹn sáng thứ Bảy |
Ví dụ ba ngày của ba người
Anh Khoa, kỹ sư xây dựng, ngày có hai cuộc họp
- ★ Kiểm tra bản vẽ kết cấu tầng 3, gửi ý kiến cho bên thiết kế trước 15 giờ
- ★ Viết biên bản nghiệm thu móng (bản nháp)
- ★ Gọi điện cho bố hỏi kết quả tái khám
Ngoài ba việc, anh còn sáu việc nhỏ khác. Nếu chiều bị công trường gọi ra gấp, anh biết chắc ba việc trên đã xong hoặc gần xong từ buổi sáng.
Chị Ngân, nội trợ, chăm hai con và mẹ chồng
- ★ Đưa mẹ chồng đi khám mắt lúc 9 giờ, mang theo sổ khám
- ★ Điền và nộp đơn đăng ký học bơi hè cho con lớn
- ★ Ngủ trưa 30 phút khi con nhỏ ngủ
Ngủ trưa cũng là một việc quan trọng. Với người không có giờ nghỉ cố định, nếu không ghi ra, nó sẽ không bao giờ xảy ra.
Bạn Thảo, sinh viên năm hai
- ★ Làm xong phần slide của mình trong bài thuyết trình nhóm, gửi lên nhóm trước 21 giờ
- ★ Đọc và ghi chú chương 5 giáo trình Kinh tế vĩ mô
- ★ Gửi email hỏi nhà tuyển dụng về lịch phỏng vấn thực tập
Làm ba việc trước: đặt chúng vào lịch
Chọn xong mới là một nửa. Nửa kia là bảo vệ thời gian để làm. Vài cách đơn giản:
- Xếp ít nhất một trong ba việc vào buổi sáng, trước khi mở hộp thư. Nếu việc khó nhất được làm đầu tiên thì đó chính là cách "ăn con ếch" trong bài khác của danh mục.
- Đặt khung giờ cho từng việc trên lịch điện thoại: "9 giờ – 10 giờ 30: bản vẽ tầng 3". Coi như một cuộc hẹn với chính mình.
- Để ba việc ở chỗ nhìn thấy: viết lên tờ giấy nhỏ đặt cạnh bàn phím, hoặc ghim ở đầu danh sách trong ứng dụng.
- Trước khi nhận việc mới trong ngày, nhìn lại ba việc: việc mới có quan trọng hơn không? Nếu không, để nó vào danh sách chung.
Đếm kết quả: tuần đầu tiên
Ghi lại mỗi tối: hôm nay xong mấy trong ba việc? Sau một tuần, nhìn lại:
| Kết quả trung bình | Ý nghĩa | Điều chỉnh |
|---|---|---|
| Xong 3/3 hầu hết các ngày | Việc chọn có thể còn nhỏ | Giữ nguyên, hoặc chọn việc nặng hơn một chút |
| Xong 2/3 | Mức tốt, thực tế | Giữ nguyên |
| Xong 1/3 hoặc ít hơn | Việc quá to, hoặc ngày bị việc khác chiếm | Chia nhỏ, hoặc hạ xuống còn hai việc |
Nếu việc thứ ba (đời sống, sức khoẻ) là việc hay rơi nhất, đó là tín hiệu đáng để ý. Nó thường bị hy sinh đầu tiên, và cũng là thứ khiến người ta kiệt sức sau vài tháng.
Viết ba việc ở đâu cho khỏi quên
Ba việc cần nằm ở chỗ mắt nhìn thấy nhiều lần trong ngày. Trên giấy, viết ba dòng ở đầu trang ngày và đánh dấu sao. Trong ứng dụng, ghim ba việc lên đầu danh sách hoặc gắn nhãn riêng. Một số người viết ba việc lên một mảnh giấy nhỏ đặt dưới bàn phím hoặc kẹp vào vỏ điện thoại: mỗi lần cầm máy là thấy. Cách nào cũng được, miễn ba việc không chìm giữa các việc khác.
Những tình huống hay hỏi
Ngày có việc phát sinh lớn
Một sự cố khiến cả buổi chiều mất đi là chuyện thường. Khi đó, nhìn lại ba việc và chọn: việc nào dời được sang mai, việc nào còn làm được 30 phút. Đừng cố làm đủ ba bằng cách thức khuya. Bài Kế hoạch vỡ giữa ngày trong danh mục này có cách xếp lại nhanh.
Ba việc quan trọng và danh sách dài còn lại
Ba việc không thay danh sách việc. Nó chỉ nằm trên cùng. Sau khi xong ba việc, bạn làm các việc khác như bình thường. Khác biệt là bạn không bắt đầu ngày bằng mười việc vặt.
Có phải lúc nào cũng cần một việc cho bản thân
Không bắt buộc. Nhưng nếu nhìn lại một tháng mà không có ngày nào có việc cho sức khoẻ hay gia đình trong ba việc, có thể tuần của bạn đang lệch.
Câu hỏi thường gặp
Ba việc quan trọng nhất trong ngày (MIT) là gì?
Đó là cách chọn ra đúng ba việc mà nếu xong thì ngày coi như thành công, viết ở đầu danh sách và làm trước các việc nhỏ. Ý này phổ biến trong nhiều sách và blog năng suất, không thuộc về một tác giả riêng.
Vì sao chọn ba việc mà không phải nhiều hơn?
Ba việc, mỗi việc 45–90 phút, vừa với số giờ tập trung thật mà phần lớn người có trong một ngày. Chọn từ năm việc trở lên thì danh sách quan trọng lại thành danh sách thường và mất tác dụng.
Nên chọn ba việc quan trọng vào lúc nào?
Tối hôm trước hoặc đầu buổi sáng, sau khi nhìn lịch của ngày. Chọn từ tối hôm trước giúp sáng ra bắt đầu ngay mà không mất thời gian cân nhắc.
Không làm xong cả ba việc thì có sao không?
Không sao. Xong hai trong ba là mức thực tế. Nếu thường chỉ xong một hoặc không việc nào, hãy chia việc nhỏ hơn hoặc hạ xuống còn hai việc mỗi ngày.
Ba việc quan trọng khác ăn con ếch thế nào?
Ăn con ếch chọn một việc khó nhất và làm đầu tiên. Ba việc quan trọng chọn ba việc chính cho cả ngày. Có thể dùng chung: chọn ba việc, rồi làm việc khó nhất trong ba việc đó trước.
