Nguyên tắc 80/20 (nguyên lý Pareto) nói rằng trong nhiều tình huống, một phần nhỏ nguyên nhân tạo ra phần lớn kết quả. Áp vào danh sách việc hằng ngày, nó gợi ý một câu hỏi đơn giản: trong mười việc hôm nay, hai việc nào tạo ra phần lớn giá trị? Làm hai việc đó trước và kỹ, còn tám việc kia thì làm nhanh, làm vừa đủ, gom lại hoặc bỏ. Con số 80/20 không phải tỉ lệ chính xác; nó là lời nhắc rằng các việc trong danh sách không nặng như nhau.
Nguồn gốc của con số 80/20
Vilfredo Pareto là nhà kinh tế học người Ý. Cuối thế kỷ 19, ông ghi nhận rằng của cải đất đai ở Ý tập trung rất lệch: khoảng một phần năm dân số nắm khoảng bốn phần năm đất đai. Mấy chục năm sau, Joseph Juran, một chuyên gia về quản lý chất lượng, mở rộng quan sát này thành nguyên tắc chung và gọi nó theo tên Pareto: trong nhiều vấn đề, có "số ít quan trọng" và "số nhiều thứ yếu". Từ đó, con số 80/20 đi vào sách kinh doanh và năng suất.
Cần nói rõ hai điều. Một, đây là quy luật thực nghiệm thô, không phải định luật tự nhiên; tỉ lệ thật có thể là 70/30, 90/10 hay không lệch gì cả. Hai, hai con số không cần cộng lại bằng 100: "20% việc tạo 80% kết quả" chỉ là cách nói gọn cho sự mất cân bằng.
Câu hỏi 80/20 cho danh sách hôm nay
Không cần đo lường gì phức tạp. Sau khi viết xong danh sách ngày, nhìn từng dòng và hỏi:
- "Nếu hôm nay chỉ làm được hai việc, hai việc nào khiến tuần này khác đi nhất?"
- "Việc nào mà nếu bỏ, không ai nhận ra trong một tháng?"
- "Việc nào mình đang làm kỹ hơn mức cần?"
Câu đầu tìm ra "số ít quan trọng". Câu hai tìm ra việc có thể bỏ. Câu ba, ít được hỏi nhất, tìm ra việc nên làm nhanh hơn.
Ví dụ: danh sách mười việc của một chủ tiệm bánh nhỏ
Chị Yến bán bánh ngọt đặt trước qua mạng, làm một mình trong bếp nhà. Danh sách thứ Năm:
| Việc | Giá trị ước tính | Cách xử lý theo 80/20 |
|---|---|---|
| Làm 3 bánh sinh nhật đã nhận đặt cho thứ Sáu | Rất cao (doanh thu, khách quen) | Làm kỹ, buổi sáng |
| Trả lời 6 khách hỏi đặt bánh cuối tuần | Rất cao (đơn mới) | Làm trong hai đợt, trưa và chiều |
| Chụp ảnh sản phẩm mới để đăng | Vừa | Chụp 10 phút khi bánh ra lò, không dựng cảnh cầu kỳ |
| Viết bài đăng dài kể chuyện làm bánh | Thấp, chưa rõ | Dời sang Chủ nhật hoặc bỏ |
| Đi chợ mua bơ, kem, trứng | Cao (cần cho đơn) | Gom một chuyến, có danh sách sẵn |
| Thiết kế lại logo | Thấp lúc này | Chuyển sang danh sách "để sau" |
| Sắp lại tủ dụng cụ | Thấp | 15 phút cuối tuần |
| Ghi sổ thu chi trong ngày | Vừa, cần đều | 5 phút cuối ngày, làm vừa đủ |
| Đọc bình luận ở các nhóm làm bánh | Thấp | Bỏ trong ngày bận |
| Thử công thức bánh mới | Vừa – cao trong dài hạn | Đặt một buổi riêng tuần sau |
Hai việc đầu là "số ít": làm bánh đã đặt và trả lời đơn mới. Chị Yến làm hai việc đó trước, kỹ nhất. Những việc còn lại, chị hoặc làm nhanh hơn, hoặc dời, hoặc bỏ hẳn hôm nay. Kết quả: thứ Năm kết thúc lúc 18 giờ thay vì 22 giờ như tuần trước.
Phần ít được nói: làm vừa đủ tám việc còn lại
Nhiều người hiểu 80/20 là "chỉ làm 20% việc". Thực tế, phần lớn việc trong danh sách vẫn cần làm: sổ sách phải ghi, đồ phải mua. Điều 80/20 gợi ý là đầu tư khác nhau cho từng việc.
- Việc giá trị cao: làm kỹ, làm vào giờ tỉnh, kiểm lại.
- Việc giá trị vừa: làm tốt ở mức cần, không đánh bóng thêm.
- Việc giá trị thấp nhưng bắt buộc: làm nhanh nhất có thể, dùng mẫu sẵn, gom lại một đợt.
- Việc giá trị thấp, không bắt buộc: bỏ.
Một ví dụ quen thuộc ở văn phòng: email nội bộ báo đã nhận tài liệu không cần câu chữ trau chuốt. Một dòng "Em đã nhận, cảm ơn anh" là đủ. Dành năm phút cho mỗi email như thế, cả ngày mất cả giờ.
Tìm "số ít" của chính mình qua một tuần
Một ngày khó thấy rõ. Một tuần thì rõ hơn. Làm thử như sau:
- Trong năm ngày làm việc, cuối mỗi ngày ghi lại các việc đã làm và ước thời gian mỗi việc.
- Cuối tuần, khoanh những việc đã thật sự tạo ra kết quả: đơn hàng, điểm số, tiến độ dự án, khách hài lòng, sức khoẻ tốt hơn.
- Cộng thời gian của các việc được khoanh. So với tổng thời gian.
Nhiều người ngạc nhiên khi thấy phần việc tạo ra kết quả chỉ chiếm một phần nhỏ trong tuần, còn phần lớn thời gian đi vào việc chuyển tiếp, trả lời, sửa lại, tìm kiếm. Đó không phải lỗi của ai; nhiều việc phụ là cần thiết. Nhưng biết được tỉ lệ thì mới có cơ sở để bớt.
Ba câu hỏi 80/20 cho buổi nhìn lại cuối tuần
- Việc nào tuần này mang lại nhiều nhất so với thời gian bỏ ra? Lặp lại nó, hoặc đặt sẵn giờ cho nó tuần sau.
- Việc nào tốn nhiều giờ mà kết quả không rõ? Thử làm nhanh hơn, dùng mẫu sẵn, hoặc hỏi người giao việc xem có cần làm kỹ đến vậy không.
- Việc nào mình làm chỉ vì quen tay? Một báo cáo không ai đọc, một cuộc gọi hằng tuần không còn mục đích. Thử bỏ một tuần, xem có ai nhắc không.
Ba câu này mất mười phút, và thường cho ra một hai thay đổi nhỏ mà đáng giá cho tuần sau.
Những chỗ 80/20 dễ bị dùng sai
Bỏ việc nhỏ nhưng có hậu quả lớn
Gia hạn bảo hiểm xe mất năm phút và chẳng tạo ra "kết quả" gì, nhưng quên thì rắc rối lớn. Việc giữ cho đời sống không đổ vỡ (giấy tờ, hạn nộp, sức khoẻ) không được đem ra cân theo kiểu năng suất.
Áp vào con người
Câu "20% bạn bè cho 80% niềm vui" hay "20% khách mang 80% doanh thu" có thể đúng về số, nhưng dùng nó để bỏ rơi người khác là chuyện khác. Bài này chỉ bàn việc, không bàn người.
Học hành
Một số mẹo ôn thi trên mạng nói "học 20% kiến thức để được 80% điểm". Với kiến thức nền, cách nghĩ này dễ làm hổng phần cơ bản. Áp 80/20 hợp lý hơn ở chỗ: tập trung ôn kỹ những dạng bài mình hay sai, thay vì đọc lại mọi thứ đều nhau.
Biến thành lý do làm ít rồi tự trách
80/20 không phải để vắt thêm năng suất. Khi đã xong phần quan trọng, nghỉ là hợp lý. Ngày làm xong hai việc giá trị rồi đóng máy đúng giờ là ngày tốt.
Câu hỏi thường gặp
Nguyên tắc 80/20 là gì?
Đó là quan sát rằng trong nhiều tình huống, một phần nhỏ nguyên nhân tạo ra phần lớn kết quả. Tên gọi nguyên lý Pareto đến từ nhà kinh tế Vilfredo Pareto, người ghi nhận sự phân bổ đất đai lệch ở Ý cuối thế kỷ 19; Joseph Juran về sau mở rộng thành nguyên tắc chung.
Áp dụng 80/20 vào danh sách việc hằng ngày thế nào?
Sau khi viết danh sách, chọn một hai việc tạo nhiều giá trị nhất và làm chúng trước, kỹ nhất. Các việc còn lại thì làm vừa đủ, gom lại làm nhanh, dời hoặc bỏ tuỳ giá trị và mức bắt buộc.
Tỉ lệ 80/20 có chính xác không?
Không. Đây là quy luật thực nghiệm thô; tỉ lệ thật có thể là 70/30, 90/10 hoặc không lệch. Hai con số cũng không cần cộng lại bằng 100. Ý chính là các việc không nặng như nhau.
80/20 có nghĩa là chỉ làm 20% việc không?
Không. Phần lớn việc vẫn cần làm, nhưng với mức đầu tư khác nhau: việc giá trị cao làm kỹ, việc giá trị thấp nhưng bắt buộc làm nhanh, việc giá trị thấp không bắt buộc thì bỏ.
Có nên dùng 80/20 khi ôn thi không?
Nên dùng ở chỗ ôn kỹ dạng bài mình hay sai thay vì đọc lại mọi thứ đều nhau. Không nên hiểu là chỉ học một phần kiến thức, vì dễ hổng phần nền cần cho câu hỏi khó.
