Phương pháp 1-3-5 là cách giới hạn danh sách việc mỗi ngày ở đúng chín việc chia theo cỡ: một việc lớn, ba việc vừa và năm việc nhỏ. Việc lớn cần vài giờ tập trung, việc vừa khoảng 30–60 phút, việc nhỏ dưới 15 phút. Điểm mạnh của 1-3-5 là buộc ta nhìn vào kích cỡ của việc chứ không chỉ số lượng, nên danh sách ngày không bao giờ chứa ba việc lớn cùng lúc.
Phương pháp này từ đâu ra
Quy tắc 1-3-5 được phổ biến trên các trang hướng nghiệp và năng suất tiếng Anh từ khoảng đầu thập niên 2010. Nó không gắn với một nghiên cứu khoa học nào; đây là một quy ước thực hành, được nhiều người thấy dễ nhớ và dễ làm. Giá trị của nó nằm ở chỗ đơn giản: không cần kẻ bảng, không cần phân loại gấp hay quan trọng, chỉ cần ước cỡ việc.
Bài này không giảng lại cách chọn việc quan trọng (các bài khác trong danh mục đã làm) mà tập trung vào cách đo cỡ việc và điền chín ô cho một ngày.
Đo cỡ việc: lớn, vừa, nhỏ
| Cỡ | Thời gian ước tính | Đặc điểm | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| Lớn (1) | 2–4 giờ | Cần tập trung liền mạch, nghĩ nhiều, thường là việc quan trọng nhất ngày | Viết chương 2 đồ án; chuẩn bị bài giảng thao giảng; dựng file dự toán cho công trình |
| Vừa (3) | 30–60 phút | Cần chú ý nhưng không quá nặng | Đọc và góp ý tài liệu của đồng nghiệp; soạn email phức tạp; đi chợ cho cả tuần |
| Nhỏ (5) | dưới 15 phút | Làm được ngay, ít suy nghĩ | Gọi điện đặt lịch; chuyển khoản tiền điện; trả lời tin nhóm lớp; in một tài liệu |
Ước lượng không cần đúng. Nhưng nếu một việc "nhỏ" luôn mất 40 phút, hãy dời nó lên hàng vừa. Sau một hai tuần, bạn sẽ ước sát hơn nhiều.
Điền chín ô cho một ngày
Kẻ một tờ giấy như sau, hoặc gõ trong ghi chú điện thoại:
1 việc lớn: ...
3 việc vừa: ... / ... / ...
5 việc nhỏ: ... / ... / ... / ... / ...
Thứ tự điền:
- Điền việc lớn trước. Chỉ một. Nếu bạn có hai việc lớn, chọn một, việc kia để mai.
- Điền ba việc vừa. Ưu tiên việc có hạn gần hoặc việc hỗ trợ việc lớn.
- Điền năm việc nhỏ. Đây thường là chỗ dễ điền nhất, nên làm cuối để việc nhỏ không chiếm chỗ.
- Để trống nếu không đủ. Không cần lấp đủ chín ô. Ngày có nhiều họp có thể chỉ là 0-2-4.
Ví dụ: ngày thứ Tư của một kế toán viên làm tại nhà
Chị Phương làm kế toán dịch vụ cho bốn doanh nghiệp nhỏ, làm tại nhà, con đi học bán trú đến 16 giờ 30.
- 1 lớn: Lập tờ khai thuế giá trị gia tăng quý cho công ty A (khoảng 3 giờ)
- 3 vừa: Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp của công ty B; trả lời câu hỏi của giám đốc công ty C về chi phí lương; đi siêu thị mua đồ cho bốn ngày
- 5 nhỏ: Gửi hoá đơn dịch vụ tháng cho công ty D; nhắn hẹn lịch gặp khách mới; chuyển khoản tiền học thêm của con; gia hạn tên miền trang web cá nhân; đặt lịch thay dầu xe máy
Chị xếp việc lớn vào 8 giờ 30 – 11 giờ 30, khi nhà yên tĩnh nhất. Ba việc vừa chia vào buổi chiều. Năm việc nhỏ gom vào hai đợt: một đợt 15 phút trước giờ ăn trưa, một đợt lúc 16 giờ trước khi đón con. Đến 17 giờ, chị đóng máy.
Biến thể cho ngày không bình thường
| Kiểu ngày | Công thức | Lý do |
|---|---|---|
| Ngày bình thường | 1-3-5 | Mặc định |
| Ngày có 3–4 giờ họp | 0-2-4 hoặc 1-1-3 | Không còn khối giờ liền mạch đủ cho việc lớn, hoặc chỉ còn một khối |
| Ngày cần tập trung cao | 1-1-2 | Dồn sức cho một việc lớn, ít việc chen ngang |
| Ngày mệt, sau ốm, sau đêm mất ngủ | 0-1-3 | Giữ nhịp nhưng không ép sức |
| Ngày nghỉ cuối tuần | 0-2-3, có một việc vừa là nghỉ ngơi | Ngày nghỉ không phải ngày làm bù |
Không cần tuân thủ con số máy móc. Giá trị thật của 1-3-5 là thói quen đếm cỡ việc trước khi hứa với mình.
Lỗi hay gặp với 1-3-5
Việc "lớn" thật ra là một dự án
"Làm đồ án tốt nghiệp" không phải việc lớn của ngày, đó là cả học kỳ. Việc lớn phải xong trong một ngày: "Viết mục 2.1 và 2.2 của đồ án". Danh mục Chia việc lớn có bài về cách chia.
Năm việc nhỏ ăn mất buổi sáng
Việc nhỏ dễ làm và cho cảm giác xong việc nhanh, nên ta hay làm chúng trước. Năm việc mười lăm phút, cộng thêm thời gian chuyển giữa các việc, có thể hết hơn một giờ rưỡi. Hãy đặt việc lớn vào buổi sáng, gom việc nhỏ vào cuối buổi.
Không có việc gì cho bản thân
Chín ô toàn việc cơ quan thì 1-3-5 chỉ là cách xếp việc cho đẹp hơn. Thử để ít nhất một ô vừa hoặc nhỏ cho bản thân: đi bộ, gọi điện cho bạn, đọc sách 20 phút.
Cố điền đủ chín ô mỗi ngày
Ô trống không phải thất bại. Một ngày làm được 1-2-3 mà kết thúc đúng giờ, có thời gian cho gia đình và nghỉ ngơi, là ngày tốt.
Nối 1-3-5 với danh sách tuần
Chín ô của ngày lấy từ đâu? Từ danh sách việc của tuần. Cách gọn nhất là đánh dấu cỡ ngay khi ghi việc vào danh sách tuần: chữ L cho lớn, V cho vừa, N cho nhỏ. Sáng ra chỉ việc nhặt một chữ L, ba chữ V, năm chữ N. Nếu cuối tuần thấy còn nhiều chữ L chưa động tới, đó là dấu hiệu tuần đã nhận quá nhiều việc lớn: một tuần năm ngày làm việc chỉ có chỗ cho khoảng năm việc lớn, ít hơn nếu có ngày họp dày. Con số này giúp trả lời rất nhanh khi có người hỏi "tuần này em nhận thêm được không?".
1-3-5 cho học sinh ôn thi
Với học sinh lớp 12 ôn thi tốt nghiệp THPT, buổi tối thường có khoảng ba giờ. Một cách áp dụng thu nhỏ:
- 1 lớn (khoảng 75 phút): Làm một đề thử môn Toán trong thời gian quy định, chấm lại.
- 3 vừa (mỗi việc 20–30 phút): Ôn 30 từ vựng tiếng Anh; viết dàn ý một bài nghị luận văn học; xem lại lỗi sai trong đề Lý hôm qua.
- 5 nhỏ (mỗi việc vài phút): Soạn cặp; trả lời nhóm lớp; nhắn bạn mượn tài liệu; rửa bát; đặt báo thức.
Cộng lại khoảng ba giờ, có chỗ cho nghỉ giữa các việc. Ngủ đủ giấc vẫn là việc quan trọng nhất của mùa thi; nếu danh sách khiến bạn thức quá khuya, hãy bớt một việc vừa.
Câu hỏi thường gặp
Phương pháp 1-3-5 là gì?
Đó là cách giới hạn danh sách việc mỗi ngày ở một việc lớn, ba việc vừa và năm việc nhỏ. Việc lớn cần vài giờ, việc vừa khoảng 30–60 phút, việc nhỏ dưới 15 phút. Phương pháp giúp danh sách vừa với thời gian thật của ngày.
Ai nghĩ ra phương pháp 1-3-5?
Quy tắc này được phổ biến trên các trang hướng nghiệp và năng suất tiếng Anh từ khoảng đầu thập niên 2010. Nó là quy ước thực hành, không gắn với một nghiên cứu khoa học cụ thể.
Phải điền đủ chín việc mỗi ngày không?
Không. Ngày nhiều họp có thể chỉ là 0-2-4, ngày mệt có thể là 0-1-3. Giá trị của phương pháp là đếm cỡ việc trước khi lên kế hoạch, không phải điền đủ ô.
Nên làm việc lớn hay việc nhỏ trước?
Nên làm việc lớn trước, vào khung giờ mình tỉnh táo nhất, và gom việc nhỏ vào một hai đợt ngắn cuối buổi. Làm việc nhỏ trước dễ khiến cả buổi sáng trôi qua mà việc lớn chưa bắt đầu.
Phương pháp 1-3-5 có hợp với học sinh không?
Có, nếu thu nhỏ theo thời gian buổi tối. Một việc lớn khoảng 75 phút như làm một đề thử, ba việc vừa 20–30 phút và vài việc nhỏ là đủ cho khoảng ba giờ, vẫn chừa thời gian nghỉ và ngủ.
