Trả lời nhóm chat công ty và email theo đợt là gom việc đọc và trả lời vào vài lượt cố định trong ngày, mỗi lượt xử lý dứt điểm từng tin (trả lời, chuyển thành việc, hoặc bỏ qua), thay vì đọc từng tin lúc nó tới. Cách này giữ được những khoảng làm việc liền mạch, mà vẫn không bỏ sót việc người khác cần ở mình. Mấu chốt là ba thứ: lọc tin dành cho mình, xử lý mỗi tin một lần, và có câu trả lời mẫu cho các tình huống hay lặp lại.
Vì sao nhóm chat và email ăn mất ngày
Ở nhiều văn phòng Việt Nam, một người có thể ở trong năm bảy nhóm chat công việc: nhóm phòng, nhóm dự án, nhóm toàn công ty, nhóm với khách, nhóm với đối tác. Cộng với email, mỗi ngày có hàng trăm tin. Đa số không dành riêng cho mình, nhưng để biết tin nào dành cho mình thì phải đọc. Đọc từng tin lúc nó tới nghĩa là bị ngắt hàng chục lần mỗi giờ.
Email thì có một kiểu bẫy khác: mở hộp thư, đọc một thư, thấy khó, để đó "lát trả lời", mở thư khác. Cuối ngày, một thư khó có thể đã được mở ra năm lần mà vẫn chưa trả lời.
Bài này nói về cách một người tự xử lý phần tin nhắn, email của mình. Chuyện đặt quy định chat cho cả phòng, cả công ty là việc quản trị, thuộc các site quản trị trong cùng hệ.
Bước 1: lọc tin dành cho mình
| Kênh | Cách lọc gợi ý |
|---|---|
| Nhóm chat dự án mình đang làm | Tắt tiếng, bật báo khi có người nhắc tên mình (nếu ứng dụng cho phép); ghim lên đầu |
| Nhóm phòng, nhóm toàn công ty | Tắt tiếng, xem ở lượt xem tin; chỉ đọc kỹ tin ghim và thông báo chính thức |
| Nhóm với khách hàng | Tuỳ vai trò: người phụ trách khách thì giữ báo, người khác tắt tiếng |
| Email gửi trực tiếp cho mình | Xem ở mỗi lượt |
| Email mình chỉ được CC | Dùng bộ lọc đưa vào một thư mục riêng, đọc lướt một lần mỗi ngày |
| Bản tin, thông báo tự động | Bộ lọc vào thư mục "đọc sau", hoặc huỷ đăng ký |
Hầu hết các ứng dụng email đều có bộ lọc, quy tắc tự động. Dành 20 phút thiết lập một lần là tiết kiệm được nhiều tuần sau đó. Không cần chi tiết từng nút bấm: tìm mục "Bộ lọc" hoặc "Quy tắc" trong phần cài đặt của hộp thư.
Bước 2: chọn giờ cho các lượt
Ví dụ một ngày làm việc 8h–17h có thể có bốn lượt:
- 8h15–8h40: lượt đầu ngày. Xem tin tồn từ tối qua, việc gấp sáng nay.
- 11h00–11h20: lượt trước trưa.
- 14h00–14h20: lượt đầu chiều.
- 16h30–16h55: lượt cuối ngày. Trả lời hết những gì đã hứa trong ngày.
Lượt đầu ngày nên đặt sau 15–30 phút đầu làm việc chính nếu có thể. Mở hộp thư đầu tiên lúc 8h thường làm cả buổi sáng bị kéo theo việc của người khác. Nhưng nếu công việc đòi xem tin gấp từ sáng, cứ để lượt đầu lúc 8h và giữ nó ngắn.
Bước 3: xử lý mỗi tin đúng một lần
Trong mỗi lượt, với từng tin, chọn một trong bốn hướng và làm luôn:
| Hướng | Khi nào | Làm gì |
|---|---|---|
| Trả lời ngay | Trả lời được dưới hai phút | Trả lời, lưu trữ hoặc đánh dấu đã xong |
| Chuyển thành việc | Cần hơn hai phút: viết báo cáo, tìm số liệu | Trả lời ngắn "đã nhận, ___ giờ em gửi", ghi vào danh sách việc kèm hạn |
| Chuyển cho người đúng | Không phải việc của mình | Nhắc tên người phụ trách, hoặc trả lời "việc này anh Nam phụ trách ạ" |
| Bỏ qua, lưu trữ | Chỉ để biết, không cần làm gì | Đọc lướt, lưu trữ |
Cách chia này gần giống bước "làm rõ" trong phương pháp Getting Things Done của David Allen (2001), và quy tắc "dưới hai phút thì làm luôn" cũng từ đó mà ra. Điều quan trọng nhất: không mở một tin lần thứ hai mà chưa quyết hướng.
Câu trả lời mẫu cho tình huống hay lặp
Một phần lớn thời gian trả lời tin là nghĩ cách viết. Có sẵn vài câu mẫu giúp nhanh hơn nhiều. Lưu chúng vào ghi chú, hoặc dùng tính năng trả lời nhanh nếu ứng dụng có:
- Đã nhận, sẽ làm: "Em nhận rồi ạ. Em gửi anh trước 15h hôm nay."
- Cần thêm thông tin: "Em cần thêm số liệu tháng 10 để làm, chị gửi giúp em được không ạ?"
- Không phải việc của mình: "Mảng này anh Hùng phụ trách, em nhắc anh ấy vào đây ạ."
- Chưa làm kịp: "Em đang làm phần báo giá, mai 10h em gửi được không ạ?"
- Đã xong: "Em gửi file đính kèm. Anh xem có cần sửa gì không ạ."
Câu mẫu không có nghĩa là trả lời máy móc. Thêm tên người nhận, một chi tiết riêng là đủ để tin nhắn tự nhiên.
Khi sếp hoặc khách nhắn giữa giờ tập trung
Không phải tin nào cũng đợi được tới lượt sau. Một cách cân bằng:
- Đặt sếp trực tiếp, khách đang phụ trách vào danh sách luôn được báo.
- Khi có tin từ họ trong giờ tập trung, đọc nhanh. Nếu gấp thật, xử lý. Nếu không, trả lời một câu: "Em nhận rồi, 30 phút nữa em gửi ạ" và quay lại việc.
- Hỏi sếp một lần cho rõ: "Tin nhắn nào anh cần em trả lời ngay, tin nào để trong ngày được ạ?" Câu hỏi này thường được đón nhận tốt hơn mình tưởng.
Lỗi hay gặp khi trả lời theo đợt
- Lượt kéo dài quá mức. Đặt giờ 20 phút; hết giờ mà còn tin khó thì chuyển thành việc, sang lượt sau.
- Đọc mà không xử lý. Lướt hết rồi đóng, không trả lời gì. Lượt sau lại đọc lại từ đầu. Mỗi tin phải có một hướng.
- Hứa nhưng quên. "Chiều em gửi" mà không ghi vào danh sách việc thì dễ quên. Lượt cuối ngày là để kiểm các lời hứa này.
- Trả lời cả những tin không cần. Không phải tin nào trong nhóm cũng cần mình góp lời. Thả một biểu tượng đã xem, nếu nhóm quen như vậy, là đủ.
Góc nhìn hôm nay: thiết lập ba thứ trong 30 phút
Hôm nay, dành 30 phút làm ba việc: tắt tiếng các nhóm chat không trực tiếp cần mình; tạo một bộ lọc email đưa thư CC và bản tin vào thư mục riêng; viết năm câu trả lời mẫu vào một ghi chú. Ngày mai, thử bốn lượt xem tin. Cuối ngày, kiểm lại: có lời hứa nào chưa làm không, có tin gấp nào bị lỡ không? Điều chỉnh rồi dùng tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Trả lời email theo đợt là gì?
Là gom việc đọc và trả lời email vào vài lượt cố định trong ngày, mỗi lượt xử lý dứt điểm từng thư bằng cách trả lời, chuyển thành việc, chuyển cho người đúng hoặc lưu trữ. Cách này giảm số lần bị ngắt quãng trong ngày.
Nên xem email mấy lần một ngày?
Với nhiều người đi làm văn phòng, ba đến bốn lượt là đủ, ví dụ đầu ngày, trước trưa, đầu chiều và cuối ngày. Công việc đòi phản hồi nhanh thì có thể dày hơn, nhưng vẫn nên gom thành lượt thay vì mở liên tục.
Làm sao không bị ngập trong nhóm chat công ty?
Tắt tiếng các nhóm, chỉ để báo khi có người nhắc tên mình nếu ứng dụng cho phép, ghim nhóm dự án quan trọng lên đầu và xem cả nhóm theo giờ cố định. Đọc kỹ tin ghim và thông báo chính thức, còn lại đọc lướt.
Quy tắc hai phút áp dụng cho email thế nào?
Thư nào trả lời được dưới hai phút thì trả lời luôn trong lượt xem. Thư cần lâu hơn thì trả lời ngắn là đã nhận kèm thời điểm sẽ gửi, rồi ghi vào danh sách việc. Quy tắc này xuất phát từ sách Getting Things Done của David Allen.
Sếp nhắn giữa giờ tập trung thì làm sao?
Đặt sếp vào danh sách luôn được báo, đọc nhanh khi có tin. Nếu gấp thì xử lý, nếu không thì trả lời một câu hẹn giờ cụ thể rồi quay lại việc. Hỏi sếp một lần loại tin nào cần trả lời ngay để khỏi phải đoán.
