Làm nhiều việc cùng lúc (đa nhiệm) với những việc cần suy nghĩ thực ra là chuyển qua chuyển lại rất nhanh giữa các việc, và mỗi lần chuyển tốn một chút thời gian, chú ý và độ chính xác. Các nhà tâm lý học gọi đó là chi phí chuyển việc. Cộng lại trong một ngày, đa nhiệm thường làm việc chậm hơn và dễ sai hơn so với làm lần lượt từng việc, dù cảm giác lúc làm là "mình đang làm được nhiều".
Đa nhiệm thật và đa nhiệm giả
Có những việc làm cùng lúc được thật, vì một trong hai việc gần như tự động:
- Đi bộ và nghe nhạc.
- Gấp quần áo và nghe sách nói.
- Nấu một món quen và trò chuyện với con.
Những việc này ổn vì chỉ một bên cần suy nghĩ. Vấn đề nảy sinh khi cả hai việc cùng cần chú ý có ý thức:
- Viết email cho khách và trả lời tin nhóm.
- Nghe họp trực tuyến và làm bảng tính.
- Ôn bài và chat với bạn.
- Kiểm tra bài cho con và trả lời tin công việc.
Trong những trường hợp này, đầu óc không thật sự xử lý hai việc song song; nó nhảy qua lại. Mỗi bước nhảy là một lần "khởi động lại".
Chi phí chuyển việc là gì
Trong các thí nghiệm phòng thí nghiệm, người tham gia thường được yêu cầu làm hai loại nhiệm vụ đơn giản, lúc thì lặp lại một loại, lúc thì đổi sang loại kia. Kết quả được ghi nhận nhiều lần: khi phải đổi loại nhiệm vụ, người ta phản ứng chậm hơn và sai nhiều hơn so với khi làm lặp lại một loại. Khoảng chậm trong từng lần thường nhỏ (tính bằng phần giây với nhiệm vụ đơn giản), nhưng với công việc thật, phức tạp hơn và chuyển hàng trăm lần mỗi ngày, cái giá cộng dồn lại đáng kể.
Chi phí chuyển việc gồm vài phần:
| Phần | Nghĩa | Ví dụ đời thường |
|---|---|---|
| Đổi cách làm trong đầu | Mỗi việc có cách làm riêng, phải nạp lại | Từ viết văn bản sang đọc số liệu: phải chuyển cách nhìn |
| Tìm lại chỗ đang làm | Nhớ mình đã tới đâu, đang định làm gì | Quay lại email đang viết, đọc lại từ đầu |
| Dư âm chú ý | Một phần đầu óc còn vướng ở việc trước (Sophie Leroy, 2009) | Đang viết báo cáo nhưng vẫn nghĩ về câu chuyện trong nhóm chat |
| Sai sót | Dễ bỏ sót, nhầm khi đổi qua lại | Gửi nhầm file, nhầm người nhận, quên đính kèm |
Vì sao mình vẫn thấy đa nhiệm hiệu quả
Đa nhiệm cho cảm giác bận rộn, nhiều việc đang chạy, nhiều tin được trả lời. Mỗi lần trả lời xong một tin là một cảm giác nhỏ "đã xong". Nhưng cảm giác đó không đồng nghĩa với kết quả: việc cần nhiều suy nghĩ nhất thường bị đẩy lùi, làm từng mẩu nhỏ, chất lượng kém đi.
Một số nghiên cứu cũng gợi ý rằng người hay đa nhiệm với nhiều phương tiện (vừa xem video, vừa chat, vừa lướt mạng) không giỏi chuyển việc hơn người ít đa nhiệm, thậm chí có khi kém hơn ở một số bài kiểm tra chú ý. Tuy nhiên các kết quả này không hoàn toàn thống nhất, nên chỉ nên hiểu là: làm nhiều không có nghĩa là giỏi hơn.
Thử nghiệm 3 phút tự làm
Một bài thử phổ biến, ai cũng làm được với tờ giấy và đồng hồ bấm giờ trên điện thoại:
- Lượt 1: viết dòng chữ "TAP TRUNG LAM TUNG VIEC" (bỏ dấu cho dễ đếm), rồi viết dòng thứ hai là các số từ 1 tới 19 (đúng bằng số chữ cái). Bấm giờ.
- Lượt 2: viết xen kẽ: một chữ cái, một số, một chữ cái, một số… (T, 1, A, 2, P, 3…) cho tới hết. Bấm giờ.
Hầu hết mọi người thấy lượt 2 lâu hơn rõ rệt và dễ viết nhầm hơn, dù số ký tự như nhau. Đây không phải thí nghiệm khoa học, chỉ là một cách cảm nhận chi phí chuyển việc bằng chính tay mình.
Thay đa nhiệm bằng gì
Làm lần lượt, theo khối
Chọn một việc, làm trong một khối thời gian (30, 45, 60 phút), rồi mới sang việc khác. Phần chia khối có ở danh mục "Pomodoro & khối thời gian".
Gom việc cùng loại
Trả lời tin nhắn một lượt, gọi điện một lượt, xử lý giấy tờ một lượt. Chuyển trong cùng một loại việc tốn ít hơn chuyển giữa hai loại khác hẳn.
Ghi lại thay vì làm ngay
Đang làm việc A mà nhớ ra việc B? Viết một dòng vào tờ giấy bên cạnh, rồi làm tiếp A. Viết ra giúp đầu óc yên tâm là không quên, mà không phải chuyển việc.
Nói rõ mình đang làm một việc
"Em đang làm xong bảng này, 20 phút nữa em xem tin anh gửi nhé." Một câu như vậy giúp người khác hiểu mình không phải lơ là, chỉ là làm từng việc.
Đa nhiệm trong họp trực tuyến
Họp trực tuyến là chỗ đa nhiệm phổ biến nhất ở văn phòng hiện nay: tắt camera, vừa nghe vừa làm việc khác. Kết quả thường là không nghe kỹ, cũng không làm được việc kia cho ra hồn. Vài cách xử lý:
- Nếu cuộc họp cần mình, tập trung vào họp, đóng các cửa sổ khác, ghi chép tay.
- Nếu chỉ một phần cuộc họp liên quan, hỏi trước người chủ trì: "Phần của em lúc mấy giờ ạ?" để vào đúng lúc.
- Nếu cuộc họp chỉ cần mình nghe thông tin, xin biên bản hoặc bản ghi để đọc sau, dùng giờ đó làm việc của mình trọn vẹn.
An toàn: những lúc đa nhiệm nguy hiểm
Có những việc đa nhiệm không chỉ làm chậm mà còn nguy hiểm. Lái xe máy, ô tô mà nhắn tin, xem điện thoại là vi phạm luật giao thông và dễ gây tai nạn. Nấu ăn trên bếp lửa lớn mà mải xem điện thoại cũng dễ bỏng, cháy. Trông trẻ nhỏ ở hồ bơi, gần nước thì cần mắt luôn nhìn trẻ. Ở những lúc này, quy tắc đơn giản là: một việc, trọn chú ý.
Góc nhìn hôm nay: một buổi sáng không đa nhiệm
Sáng mai, chọn khoảng 90 phút đầu giờ. Đặt một luật duy nhất: mỗi lúc chỉ một cửa sổ, một việc. Muốn làm việc khác thì ghi vào tờ giấy "để sau". Hết 90 phút, mở tờ giấy ra, gom các việc vặt trong đó làm một lượt. Cuối buổi, so với một buổi sáng bình thường: việc chính đi được bao xa, mình mệt hơn hay nhẹ hơn?
Câu hỏi thường gặp
Đa nhiệm có thật sự làm giảm hiệu quả không?
Với những việc cùng cần suy nghĩ, có. Các thí nghiệm ghi nhận khi chuyển qua lại giữa hai nhiệm vụ, người ta chậm hơn và sai nhiều hơn so với làm lần lượt. Với việc gần như tự động như đi bộ nghe nhạc thì làm cùng lúc không có vấn đề.
Chi phí chuyển việc là gì?
Chi phí chuyển việc là phần thời gian, chú ý và độ chính xác mất đi mỗi khi chuyển từ việc này sang việc khác. Nó gồm việc nạp lại cách làm của việc mới, tìm lại chỗ đang làm, dư âm chú ý từ việc cũ và nguy cơ sai sót.
Vì sao làm nhiều việc cùng lúc lại thấy năng suất?
Vì mỗi tin nhắn trả lời xong cho cảm giác đã làm được một việc, và bận rộn tạo cảm giác hiệu quả. Nhưng việc cần suy nghĩ nhiều thường bị làm vụn ra, chậm hơn và kém hơn so với làm trọn một khối.
Có cách nào thay thế đa nhiệm không?
Có: làm lần lượt từng việc theo khối thời gian, gom việc cùng loại như trả lời tin hay gọi điện làm một lượt, và ghi lại việc chợt nhớ ra thay vì làm ngay. Báo cho người khác biết mình đang làm một việc cũng giúp bớt bị kéo đi.
Vừa họp trực tuyến vừa làm việc khác có ổn không?
Thường không ổn nếu cả hai đều cần chú ý, vì sẽ vừa nghe sót vừa làm kém. Nên tập trung vào họp nếu cuộc họp cần mình, hoặc xin biên bản để đọc sau và dùng thời gian đó làm trọn việc của mình.
