Bị ngắt quãng rồi muốn quay lại việc dang dở nhanh, mẹo hiệu quả nhất là để lại cho mình một "dấu dừng" trước khi rời việc: một dòng ghi đang làm tới đâu và bước tiếp theo là gì. Khi quay lại, đọc dòng đó, làm ngay bước tiếp theo, thay vì đọc lại từ đầu. Nếu bị ngắt bất ngờ không kịp ghi, hãy dành 30 giây đầu khi quay lại để viết dòng đó trước khi làm tiếp.
Vì sao quay lại việc dang dở lại khó
Khi đang làm một việc cần suy nghĩ, trong đầu mình giữ rất nhiều thứ cùng lúc: ý đang viết dở, con số vừa tính, lý do vì sao chọn cách này. Bị ngắt, những thứ đó tan đi. Quay lại, mình phải dựng lại từ đầu.
Nhóm nghiên cứu của Gloria Mark (Đại học California, Irvine) ghi nhận người làm văn phòng bị ngắt quãng thường xuyên, và sau khi bị ngắt, người ta hay chuyển qua vài việc khác trước khi quay lại việc ban đầu. Con số "khoảng 23 phút để quay lại" hay được trích từ các cuộc phỏng vấn với bà; đó là con số tham khảo, không phải luật. Điều đáng mang về là: quay lại không tự xảy ra, nhiều khi việc dang dở bị bỏ quên luôn tới cuối ngày.
Dấu dừng: ghi gì trong 30 giây
Dấu dừng là một dòng ngắn, ghi ngay trong file đang làm hoặc trên tờ giấy cạnh bàn. Nó trả lời ba câu:
- Đang ở đâu? "Đang viết mục 3, đoạn về chi phí vận chuyển."
- Đang nghĩ gì? "Định so sánh giá tháng 9 và tháng 10, thấy tháng 10 tăng vì phí xăng."
- Bước tiếp theo là gì? "Mở bảng giá tháng 10, lấy số cột D."
Câu 3 quan trọng nhất. Khi quay lại, mình không cần nhớ gì cả, chỉ cần làm đúng bước đã ghi. Có người còn cố tình dừng giữa chừng một câu hoặc một phép tính dễ, để lúc quay lại có ngay việc dễ làm.
Mẫu dấu dừng cho các loại việc
| Loại việc | Dấu dừng mẫu |
|---|---|
| Viết báo cáo | "// DỪNG: xong mục 2. Tiếp: viết câu mở mục 3 về nhân sự, dùng số trong email chị Mai." |
| Làm bảng tính | Tô vàng ô đang làm, ghi chú: "Kiểm tiếp từ dòng 145, cột thành tiền bị lệch." |
| Ôn bài | Kẹp bút vào trang, ghi giấy nhớ: "Xong bài 12, tiếp: làm câu 4–6 cuối bài." |
| Lập trình | Comment ngay dòng đang sửa: "TODO tiếp: xử lý trường hợp danh sách rỗng." |
| Dọn nhà | Để thùng đồ ở giữa phòng kèm tờ giấy: "Xong ngăn trên. Tiếp: ngăn dưới, bỏ đồ cũ vào túi đen." |
| Điền hồ sơ | Bút chì đánh dấu mục đang điền, ghi lề: "Thiếu số CCCD của mẹ, hỏi tối nay." |
Bị ngắt bất ngờ: xử lý lúc rời và lúc về
Lúc rời việc
Nhiều lần, bị ngắt không phải là tai hoạ ngay lập tức: đồng nghiệp tới bàn, con gọi, điện thoại reo. Thường vẫn có vài giây để nói "chờ em chút" và:
- Viết một dòng "tiếp: ___" vào file.
- Hoặc ít nhất lưu file và để con trỏ đúng chỗ.
Những ngắt quãng thật sự gấp (con khóc vì ngã, khách đứng chờ ở quầy) thì cứ đi ngay. Dấu dừng ghi sau.
Lúc quay lại
- Đừng mở tin nhắn trước. Đây là lúc dễ bị cuốn sang việc khác nhất.
- Đọc dấu dừng nếu có. Nếu không có, nhìn lại 3–5 dòng cuối mình vừa làm, rồi viết dấu dừng ngay bây giờ.
- Làm bước tiếp theo trong 2–3 phút để vào lại nhịp, rồi mới tiếp tục bình thường.
Giảm số lần bị ngắt ngay từ đầu
Quay lại giỏi tới đâu cũng không bằng ít bị ngắt. Một số cách đơn giản:
- Báo giờ tập trung cho người xung quanh: "Sáng nay 9h–10h30 em làm báo cáo, có gì anh nhắn, 10h30 em trả lời."
- Tín hiệu đang bận: đeo tai nghe, dán tờ giấy nhỏ trên màn hình, đặt trạng thái bận trên ứng dụng chat.
- Gom câu hỏi: nhờ đồng nghiệp gom các câu hỏi lại hỏi một lần, và chính mình cũng làm như vậy với người khác.
- Tắt thông báo trong khối làm việc chính (xem bài riêng trong danh mục này).
Với người làm việc ở nhà có con nhỏ, ngắt quãng là chuyện thường. Ở đó dấu dừng càng quan trọng: làm theo từng đoạn ngắn 20–30 phút, mỗi đoạn kết thúc bằng một dòng "tiếp: ___".
Ví dụ: một buổi chiều nhiều ngắt quãng
Anh Khoa, kỹ sư ở Bình Dương, có ba tiếng chiều để viết bản đề xuất kỹ thuật. Trong ba tiếng đó, anh bị gọi xuống xưởng hai lần và có một cuộc họp ngắn.
- 13h30–14h15: viết phần mô tả hiện trạng. Điện thoại báo xưởng cần. Trước khi đi, anh gõ: "TIẾP: viết phần nguyên nhân, 3 ý: mòn trục, dầu kém, lắp sai."
- 14h40: về bàn, không mở tin nhắn, đọc dòng TIẾP, viết luôn ý "mòn trục". Hai phút sau đã vào lại nhịp.
- 15h20: họp. Gõ nhanh: "TIẾP: phần giải pháp, bắt đầu từ thay trục, dẫn báo giá trong mail ngày 3."
- 15h50: quay lại, làm tiếp đúng bước đã ghi.
Không tránh được ngắt quãng, nhưng mỗi lần quay lại chỉ mất vài phút thay vì phải đọc lại cả bản.
Khi ngắt quãng đến từ chính mình
Không phải ngắt quãng nào cũng do người khác. Rất nhiều lần, chính mình tự dừng: chợt nhớ ra phải chuyển khoản tiền điện, tự nhiên muốn xem giá vé máy bay, muốn kiểm tra xem ai đã trả lời tin. Những lần tự ngắt này khó nhận ra vì không có ai gõ cửa.
Cách xử lý giống với ngắt quãng từ bên ngoài, chỉ đơn giản hơn: để một tờ giấy "để sau" cạnh bàn. Mỗi khi chợt nhớ ra việc khác, ghi một dòng vào đó rồi quay lại ngay việc đang làm. Hết khối làm việc, mở tờ giấy ra, gom các việc vặt đó làm một lượt. Hầu hết những ý "phải làm ngay" lúc ấy hoá ra đều chờ được 30–60 phút.
Cuối ngày: dấu dừng cho ngày mai
Dấu dừng cũng dùng được ở cuối ngày làm việc. Trước khi tắt máy, ghi cho việc dang dở quan trọng nhất một dòng "sáng mai: ___". Hôm sau, đó là việc đầu tiên làm, không phải nghĩ "bắt đầu từ đâu". Có nghiên cứu (Masicampo và Baumeister, 2011) gợi ý rằng lập kế hoạch cụ thể cho việc chưa xong giúp bớt bị nó lởn vởn trong đầu; nhiều người thấy đúng như vậy khi đóng ngày bằng một dòng ghi chú. Phần nghi thức kết thúc ngày làm việc có bài riêng ở danh mục "Thói quen sáng – tối".
Góc nhìn hôm nay: luyện thói quen "dòng TIẾP"
Hôm nay, mỗi khi rời một việc đang làm dở, dù chỉ để đi lấy nước, gõ hoặc viết một dòng bắt đầu bằng chữ TIẾP: và bước tiếp theo. Cuối ngày, đếm xem có bao nhiêu dòng TIẾP. Lần nào quay lại mà dùng được dòng đó, đánh một dấu tích. Sau ba ngày, thói quen này thường thành phản xạ.
Câu hỏi thường gặp
Bị ngắt quãng thì làm sao quay lại việc nhanh?
Trước khi rời việc, ghi một dòng ngắn: đang ở đâu, đang nghĩ gì và bước tiếp theo là gì. Khi quay lại, đừng mở tin nhắn trước, đọc dòng đó và làm ngay bước tiếp theo trong vài phút để vào lại nhịp.
Mất bao lâu để quay lại việc sau khi bị ngắt?
Không có con số chung. Con số khoảng 23 phút hay được trích từ phỏng vấn với nhà nghiên cứu Gloria Mark, chỉ nên coi là tham khảo. Điều chắc là sau khi bị ngắt, người ta thường chuyển qua vài việc khác trước khi quay lại.
Dấu dừng là gì?
Dấu dừng là một dòng ghi chú để lại trước khi rời một việc dang dở, cho biết mình đang làm tới đâu và bước tiếp theo là gì. Nó giúp khi quay lại không phải nhớ lại từ đầu mà chỉ cần làm đúng bước đã ghi.
Làm sao giảm số lần bị đồng nghiệp ngắt ngang?
Báo trước giờ mình cần tập trung, dùng tín hiệu đang bận như tai nghe hay trạng thái bận trên ứng dụng chat, và hẹn giờ cụ thể sẽ trả lời. Gom câu hỏi để hỏi một lần cũng giúp cả hai bên.
Có nên dừng việc giữa chừng một cách cố ý không?
Nhiều người thấy có ích khi dừng ở chỗ biết rõ bước tiếp theo dễ làm, như giữa một đoạn đã có ý. Lúc quay lại có ngay việc dễ để vào nhịp, thay vì đối mặt với một phần mới hoàn toàn.
