Chia việc lớn thành bước nhỏ gồm bốn bước: viết rõ kết quả cuối cùng trông thế nào, tách việc thành 3–7 phần lớn, chia mỗi phần thành những bước làm xong trong một lần ngồi (thường dưới 1–2 giờ) bắt đầu bằng động từ, rồi xếp thứ tự theo cái nào phải xong trước. Bước nhỏ đúng nghĩa là bước bạn đọc lên là biết ngay phải cầm cái gì, mở cái gì, gọi ai.
Vì sao việc lớn cứ đứng yên
"Tổ chức họp lớp", "dọn kho", "làm hồ sơ xin học bổng" — những dòng này nằm trong danh sách việc hàng tuần mà không nhúc nhích. Lý do thường không phải lười. Một dòng như vậy không cho bạn biết bắt đầu từ đâu. Mỗi lần nhìn vào, đầu óc phải tự hỏi "giờ làm gì trước", không trả lời được, và lặng lẽ chuyển sang việc khác dễ hơn.
David Allen, tác giả sách Getting Things Done (2001), phân biệt rất rõ: thứ gì cần hơn một bước mới xong là một dự án, và dự án thì không "làm" được — chỉ có từng bước của nó mới làm được. Coi "tổ chức họp lớp" là một việc trong danh sách cũng giống ghi "xây nhà" vào lịch chiều thứ Bảy. Chuyên mục này có bài riêng về khái niệm việc kế tiếp (next action) của Allen; ở đây đi vào cách chia cả một việc lớn từ đầu đến cuối.
Bốn bước chia, minh hoạ bằng một việc thật
Ví dụ xuyên suốt: chị Hồng ở Hải Phòng nhận lời làm đầu mối tổ chức họp lớp 20 năm ngày ra trường cấp 3, dự kiến vào một ngày cuối tuần, còn khoảng hai tháng rưỡi.
Bước 1 — Viết kết quả cuối cùng bằng một–hai câu
Không phải "tổ chức họp lớp", mà là: "Khoảng 30 bạn cùng lớp và cô chủ nhiệm ăn trưa ở một nhà hàng tại Hải Phòng ngày Chủ nhật đã chốt, có ảnh chung, chi phí chia đều đã thu đủ." Câu này trả lời: xong là khi nào, gồm những gì, ai tham gia. Nó cũng giúp loại bớt ý tưởng thừa: không có trong câu thì không phải việc bắt buộc.
Bước 2 — Tách thành 3–7 phần lớn
Hỏi: muốn ra được kết quả đó, cần những mảng nào? Chị Hồng ghi ra:
- Danh sách liên lạc
- Chốt ngày và số người
- Địa điểm và thực đơn
- Tiền: dự trù, thu, chi
- Chương trình trong buổi (quà cô, ảnh, phát biểu)
- Ngày diễn ra và sau đó
Dưới ba phần thì thường là chưa nghĩ đủ; trên bảy thì nên gộp lại cho dễ nhìn.
Bước 3 — Chia mỗi phần thành bước làm được trong một lần
Đây là bước quan trọng nhất. Mỗi bước nên đạt ba điều kiện: bắt đầu bằng động từ cụ thể; làm xong trong một lần ngồi, thường dưới một–hai giờ; và khi xong thì nhìn thấy được là đã xong. Phần "Danh sách liên lạc" của chị Hồng thành:
- Lục ảnh kỷ yếu, chép tên cả lớp ra một bảng
- Nhắn ba bạn hay liên lạc nhất, nhờ mỗi người điền số điện thoại các bạn mình biết
- Gọi cho cô chủ nhiệm hỏi thăm và báo ý định
- Lập nhóm chat lớp, gửi tin nhắn mời đầu tiên
So sánh "lo danh sách liên lạc" với "lục ảnh kỷ yếu, chép tên ra bảng": dòng thứ hai làm được ngay tối nay, trong 30 phút.
Bước 4 — Xếp thứ tự theo phụ thuộc
Có bước phải chờ bước khác. Chưa có số người thì chưa đặt nhà hàng được; chưa có giá nhà hàng thì chưa chốt được số tiền mỗi người. Đánh dấu các cặp "phải xong A mới làm B" và xếp lại. Những bước không phụ thuộc gì thì làm được song song hoặc bất cứ lúc nào có khe thời gian.
Bảng chia việc hoàn chỉnh
| Phần | Bước nhỏ | Cần xong trước | Thời gian ước |
|---|---|---|---|
| Liên lạc | Chép tên cả lớp từ kỷ yếu | — | 30 phút |
| Liên lạc | Nhờ ba bạn điền số điện thoại | Bảng tên | 15 phút + chờ |
| Liên lạc | Lập nhóm chat, gửi tin mời | Có số điện thoại | 20 phút |
| Ngày, số người | Gửi phiếu chọn hai ngày Chủ nhật | Nhóm chat | 10 phút |
| Ngày, số người | Chốt ngày theo số đông, hỏi lịch cô | Phiếu đã đủ một tuần | 15 phút |
| Địa điểm | Hỏi giá ba nhà hàng có phòng 30–40 khách | — | 1 giờ |
| Địa điểm | Đặt cọc nhà hàng | Đã chốt ngày và số người dự kiến | 30 phút |
| Tiền | Tính mức đóng mỗi người | Giá nhà hàng | 20 phút |
| Tiền | Mở bảng thu, gửi số tài khoản | Mức đóng | 20 phút |
| Chương trình | Nhờ một bạn lo quà cô | Mức đóng | 10 phút |
| Chương trình | Nhờ một bạn chụp ảnh, gom ảnh cũ | — | 10 phút |
| Ngày diễn ra | Gọi xác nhận nhà hàng ba ngày trước | Đã đặt cọc | 10 phút |
| Sau đó | Gửi ảnh và bảng thu chi vào nhóm | Buổi họp lớp | 30 phút |
Nhìn bảng này, việc "tổ chức họp lớp" không còn là một khối đè nặng. Nó là mười mấy việc nhỏ, phần lớn dưới 30 phút, và tối nay chị Hồng biết chắc mình làm dòng đầu tiên.
Bao nhỏ thì đủ nhỏ
Không có con số chuẩn, nhưng có vài phép thử:
- Phép thử động từ. Bước bắt đầu bằng "lo", "xử lý", "tìm hiểu", "chuẩn bị" thường chưa đủ nhỏ. Đổi thành "gọi", "viết", "chép", "hỏi giá", "mở", "in".
- Phép thử một lần ngồi. Nếu bạn đoán phải ngồi nhiều lần mới xong, chia tiếp.
- Phép thử năm phút. Đọc lên, trong năm phút có bắt đầu được không? Nếu còn phải nghĩ "mà bắt đầu thế nào", chia tiếp.
- Phép thử nhìn thấy. Xong thì có gì để thấy: một bảng, một tin nhắn đã gửi, một khoản đã chuyển.
Cũng đừng chia quá vụn. "Mở máy", "mở bảng tính", "gõ tiêu đề" là ba bước của cùng một việc 30 phút — gộp lại. Chia vụn quá thì danh sách dài, nhìn mệt, và tốn thời gian quản lý hơn thời gian làm.
Lỗi hay gặp khi chia việc
- Chỉ chia phần đầu. Chia kỹ phần liên lạc, còn phần tiền để "tính sau". Tới lúc cần thì không còn thời gian. Chia hết các phần ít nhất ở mức thô, phần gần thì chi tiết.
- Quên bước chờ. "Chờ các bạn điền phiếu một tuần" không phải việc bạn làm, nhưng nó chiếm thời gian trên lịch. Ghi nó vào để lịch không sai.
- Không ghi tên người khác. Có bước bạn nhờ người khác làm. Ghi tên họ và ngày hỏi lại, nếu không bước đó dễ rơi mất.
- Chia xong để đó. Bảng chia việc chỉ có ích khi từng bước được đưa vào danh sách việc tuần này hoặc lịch. Chọn ngay hai–ba bước đầu và xếp ngày.
Làm ngay với việc lớn của bạn
Lấy một tờ giấy, chọn một việc lớn đang nằm im trong danh sách của bạn. Mười lăm phút, làm đúng bốn bước: một câu kết quả, 3–7 phần, mỗi phần vài bước có động từ, đánh dấu cặp phụ thuộc. Đừng cố hoàn hảo; bảng sẽ được sửa khi làm. Cuối cùng khoanh tròn một bước làm được trong hôm nay hoặc ngày mai và ghi giờ. Việc lớn bắt đầu di chuyển từ đúng bước đó.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao chia nhỏ một việc lớn?
Viết rõ kết quả cuối cùng, tách thành 3–7 phần lớn, chia mỗi phần thành những bước bắt đầu bằng động từ và làm xong trong một lần ngồi, rồi xếp thứ tự theo bước nào phải xong trước. Sau đó đưa hai–ba bước đầu vào lịch.
Bước nhỏ nên nhỏ cỡ nào?
Đủ nhỏ để đọc lên là bắt đầu được trong năm phút và làm xong trong một lần ngồi, thường dưới một–hai giờ. Nhưng không nên chia vụn tới mức từng thao tác như mở máy, mở file, vì danh sách sẽ dài vô ích.
Vì sao việc lớn hay bị trì hoãn?
Vì một dòng như tổ chức họp lớp hay dọn kho không cho biết bắt đầu từ đâu. Mỗi lần nhìn vào phải tự nghĩ bước đầu, không ra, nên ta chuyển sang việc khác dễ hơn. Chia nhỏ là cách bỏ đi bước nghĩ đó.
Dự án theo cách nói của GTD là gì?
Trong sách Getting Things Done của David Allen, bất cứ kết quả nào cần hơn một bước mới xong đều là một dự án. Dự án không làm trực tiếp được, chỉ có từng bước cụ thể của nó mới làm được.
Có nên chia hết các bước ngay từ đầu không?
Nên chia hết các phần ở mức thô để không bỏ sót mảng nào, nhưng chỉ cần chi tiết những phần sắp làm. Phần xa có thể chia kỹ khi tới gần, vì lúc đó bạn đã có thêm thông tin.
