Khi chưa biết làm một việc lớn thế nào, đừng cố nghĩ ra cả kế hoạch ngay. Hãy biến "tìm hiểu" thành bước đầu có giới hạn: một giờ đọc hoặc một cuộc gọi hỏi người đã từng làm, xem một ví dụ hoàn chỉnh, rồi làm thử một bản thô nhỏ. Sau bước đầu đó, phần lớn việc sẽ đủ rõ để chia thành các bước bình thường.
Không biết làm khác với không muốn làm
Có hai kiểu đứng yên trước việc lớn. Một là biết phải làm gì nhưng ngại — chuyện của trì hoãn, có chuyên mục riêng. Hai là thật sự không biết bắt đầu từ đâu, vì chưa làm bao giờ: lần đầu được giao lên kế hoạch tiệc tất niên cho phòng, lần đầu tự sửa lại căn hộ cũ, lần đầu làm bài nghiên cứu khoa học kỹ thuật ở trường. Kiểu thứ hai không cần thêm động lực; nó cần thông tin.
Dấu hiệu bạn đang ở kiểu thứ hai: khi thử chia việc thành bước, bạn không viết nổi bước nào, hoặc chỉ viết được những dòng như "tìm hiểu", "nghiên cứu", "lên phương án" mà không biết cụ thể là gì. Đó không phải lỗi chia việc — đó là thiếu hiểu biết về việc, và cần lấp trước.
Bước 1 — Viết ra những gì chưa biết, dưới dạng câu hỏi
Lấy một tờ giấy, viết tên việc lên đầu, rồi liệt kê mọi điều bạn chưa biết, mỗi dòng một câu hỏi. Ví dụ Thư, nhân viên hành chính ở Hà Nội, lần đầu được giao lo tiệc tất niên cho phòng khoảng 25 người:
- Ngân sách là bao nhiêu? Ai duyệt?
- Năm ngoái tổ chức ở đâu, ai lo, có gì không ổn?
- Thường đặt chỗ trước bao lâu vào dịp cuối năm?
- Có cần chương trình, quà, bốc thăm không? Ai quyết?
- Hoá đơn, chứng từ cần những gì để thanh toán?
Danh sách câu hỏi biến cảm giác mơ hồ "không biết gì" thành năm điều cụ thể. Bạn sẽ ngạc nhiên vì nó thường ngắn hơn nỗi lo.
Đánh dấu câu hỏi nào phải trả lời trước
Không phải câu nào cũng quan trọng ngang nhau. Khoanh những câu mà nếu không trả lời thì không làm được gì: với Thư là ngân sách và người duyệt. Câu về quà, bốc thăm thì để sau.
Bước 2 — Hỏi người đã từng làm
Cách nhanh nhất để hiểu một việc là hỏi người đã làm nó. Mười lăm phút nói chuyện với người lo tiệc năm ngoái có thể thay hai buổi tối tự đọc. Mấy câu hỏi đáng hỏi:
- "Nếu làm lại từ đầu, anh/chị sẽ làm gì đầu tiên?"
- "Chỗ nào mất thời gian nhất mà lúc đầu không ngờ?"
- "Có gì phải làm sớm mà người mới hay quên?"
- "Anh/chị còn giữ bảng, mẫu, danh sách nào không?"
Câu thứ tư hay mang lại thứ quý nhất: một file năm ngoái, một bảng dự trù, một danh sách nhà hàng đã gọi. Bắt đầu từ cái có sẵn luôn nhanh hơn từ trang trắng.
Nếu không có ai trong nhóm từng làm, tìm người ngoài: bạn bè, người quen ở công ty khác, anh chị khoá trên (với học sinh, sinh viên), các nhóm cộng đồng về chủ đề đó. Đặt câu hỏi cụ thể, ngắn, kèm bối cảnh, người ta dễ trả lời hơn.
Bước 3 — Tìm một ví dụ hoàn chỉnh
Một ví dụ làm xong cho bạn thấy đích trông thế nào. Học sinh lần đầu làm bài nghiên cứu khoa học kỹ thuật nên xem một–hai bài của các anh chị năm trước: có những phần gì, dài bao nhiêu, bảng số liệu trình bày ra sao. Người sửa nhà lần đầu nên đi xem một căn nhà của người quen vừa sửa xong, hỏi họ đã làm theo thứ tự nào.
Lưu ý: ví dụ để hiểu khung, không phải để sao chép. Một bài nghiên cứu của người khác cho bạn biết cấu trúc; phần nội dung là của bạn.
Bước 4 — Đặt giới hạn cho việc tìm hiểu
Tìm hiểu có một cái bẫy: nó dễ chịu hơn làm thật. Đọc thêm một bài, xem thêm một video, hỏi thêm một người — lúc nào cũng có cảm giác "chưa đủ hiểu để bắt đầu". Để không rơi vào đó, đặt giới hạn trước:
| Loại việc | Giới hạn tìm hiểu gợi ý | Kết thúc khi có |
|---|---|---|
| Việc vài ngày (tiệc nhỏ, một bài thuyết trình) | 1–2 giờ | Đủ để viết 5 bước đầu |
| Việc vài tuần (sửa một phòng, bài nghiên cứu ở trường) | 2–3 buổi | Có khung các phần chính và bước kế tiếp |
| Việc vài tháng (sửa nhà, hồ sơ du học) | 1–2 tuần, xen làm thật | Có trang kế hoạch một trang đầu tiên |
Hết giới hạn, chuyển sang làm, dù vẫn còn câu hỏi chưa trả lời. Phần chưa rõ sẽ rõ dần khi làm.
Bước 5 — Làm một bản thô nhỏ
Thay vì lên kế hoạch hoàn chỉnh, làm thử một phiên bản nhỏ, nhanh, xấu của kết quả. Cách này giúp lộ ra những điều bạn không biết là mình không biết.
- Tiệc tất niên: viết một dự trù thô trên một trang — địa điểm A, 25 người, giá ước, chương trình ba mục — gửi sếp xem. Phản hồi của sếp sẽ trả lời nửa số câu hỏi của bạn.
- Bài nghiên cứu ở trường: viết một đề cương một trang với tên đề tài, câu hỏi nghiên cứu, cách làm thí nghiệm dự kiến; mang tới hỏi thầy cô hướng dẫn.
- Sửa căn hộ: vẽ tay sơ đồ mặt bằng, đánh dấu chỗ muốn đổi, mang tới hỏi một–hai thợ.
Bản thô có giá trị ở chỗ người khác góp ý được. Ý tưởng trong đầu thì không ai góp ý được.
Biến những gì đã học thành bước
Sau khi hỏi, xem ví dụ và làm bản thô, việc lớn thường đã đủ rõ. Lúc đó quay về cách chia việc bình thường: kết quả cuối cùng, các phần, các bước có động từ, thứ tự phụ thuộc. Với Thư, sau một buổi chiều, tờ giấy câu hỏi đã thành:
- Gửi dự trù thô cho trưởng phòng, xin duyệt ngân sách — hôm nay
- Gọi ba nhà hàng hỏi còn chỗ tối thứ Sáu 23/1 không — mai
- Nhắn nhóm phòng chọn một trong hai ngày — mai
- Hỏi kế toán cần hoá đơn loại nào — thứ Năm
- Đặt cọc — sau khi có ngày và duyệt
Từ "không biết bắt đầu từ đâu" tới danh sách năm bước có ngày, mất chưa tới một ngày làm việc.
Chấp nhận sẽ sai ở vài chỗ
Lần đầu làm việc gì cũng sẽ có chỗ sai: quên đặt cọc sớm, chọn màu sơn hơi tối, bài nghiên cứu thiếu một bước đo. Điều đó bình thường. Thay vì cố tránh mọi sai sót bằng cách tìm hiểu mãi, ghi lại một mục "lần sau nhớ" ở cuối trang kế hoạch. Khi xong việc, mục đó là thứ quý nhất bạn có — và nếu năm sau ai đó hỏi bạn câu "nếu làm lại từ đầu thì làm gì trước", bạn đã có sẵn câu trả lời.
Câu hỏi thường gặp
Không biết bắt đầu một việc lớn từ đâu thì làm gì?
Viết ra những điều mình chưa biết dưới dạng câu hỏi, khoanh những câu phải trả lời trước, rồi hỏi người đã từng làm và xem một ví dụ hoàn chỉnh. Đặt giới hạn thời gian cho việc tìm hiểu, sau đó làm thử một bản thô nhỏ để lấy góp ý.
Nên hỏi người có kinh nghiệm câu gì?
Những câu hữu ích nhất là: nếu làm lại từ đầu thì làm gì trước, chỗ nào mất thời gian nhất mà lúc đầu không ngờ, việc gì phải làm sớm mà người mới hay quên, và họ còn giữ mẫu hay bảng nào không.
Tìm hiểu bao lâu thì đủ để bắt đầu?
Tuỳ cỡ việc: việc vài ngày thì một–hai giờ, việc vài tuần thì vài buổi, việc vài tháng thì có thể một–hai tuần xen với làm thật. Đủ khi bạn viết được vài bước đầu tiên cụ thể, không cần trả lời hết mọi câu hỏi.
Bản thô có tác dụng gì?
Bản thô như một dự trù một trang hay một đề cương nhỏ giúp lộ ra những điều mình chưa biết và cho người khác góp ý được. Phản hồi từ bản thô thường trả lời nhiều câu hỏi nhanh hơn đọc thêm tài liệu.
Làm lần đầu sợ sai thì sao?
Lần đầu làm việc gì cũng có chỗ sai, và tìm hiểu mãi cũng không tránh được hết. Ghi lại một mục lần sau nhớ trong lúc làm; đó là thứ có ích nhất cho lần làm sau hoặc cho người tiếp theo.
