Một dự án cá nhân — sửa phòng, chuẩn bị đám cưới em, làm hồ sơ xin việc — gói được trên một trang giấy nếu trang đó trả lời đủ sáu câu: vì sao làm, xong là thế nào, hạn khi nào, gồm những phần gì, bước kế tiếp là gì, đang chờ ai. Một trang buộc bạn bỏ chi tiết thừa, dán được lên tủ lạnh hay kẹp vào sổ, và nhìn một lần là biết việc đang ở đâu.
Vì sao chỉ một trang
Dự án cá nhân khác dự án công ty ở chỗ không ai bắt bạn lập kế hoạch. Nên nếu mẫu kế hoạch dài, bạn sẽ không làm. Nếu không có kế hoạch nào, mọi thứ nằm trong đầu: tối nằm nhớ ra "còn chưa hỏi giá sơn", sáng quên mất. Một trang là điểm giữa: đủ để thấy toàn cảnh, đủ ngắn để viết trong 20 phút và sửa trong 2 phút.
Giới hạn một trang còn có lợi bất ngờ: nó buộc bạn chọn. Khi không còn chỗ cho dòng "có lẽ nên làm thêm kệ sách âm tường", bạn phải tự hỏi nó có thật cần không.
Khung một trang: sáu ô
Khung dưới đây dựa trên cách lên kế hoạch tự nhiên mà David Allen mô tả trong Getting Things Done (2001) — đi từ mục đích, hình dung kết quả, nghĩ ra ý, sắp xếp, tới việc kế tiếp — rút gọn cho vừa một tờ A4 hoặc một trang sổ.
| Ô | Câu hỏi | Viết bao nhiêu |
|---|---|---|
| 1. Vì sao | Làm việc này để được gì? Có điều gì mình nhất định giữ? | 1–2 câu |
| 2. Xong là | Khi xong, nhìn vào thấy những gì? | 2–4 gạch đầu dòng |
| 3. Hạn và mốc | Hạn cuối là ngày nào? Có mốc giữa nào? | 1–3 ngày |
| 4. Các phần | Gồm những mảng nào, mỗi mảng vài bước chính | 3–7 phần |
| 5. Bước kế tiếp | Hôm nay hay mai làm gì đầu tiên? | 1–3 dòng |
| 6. Đang chờ / người, tiền | Chờ ai? Nhờ ai? Ngân sách bao nhiêu? | Vài dòng |
Ô 1 — Vì sao: câu để quay lại khi phân vân
Ô này hay bị bỏ vì nghe "hình thức", nhưng nó là ô dùng nhiều nhất về sau. Khi đứng giữa cửa hàng phân vân giữa hai loại bàn, câu "vì sao" quyết thay bạn. Ví dụ: "Cho con một góc học riêng yên tĩnh trước khi vào lớp 6; không vay tiền, không làm ồn hàng xóm quá hai ngày."
Ô 2 — Xong là: viết thành thứ nhìn thấy được
Không viết "phòng đẹp hơn". Viết "tường sơn lại màu sáng, có bàn học kê cạnh cửa sổ, có đèn bàn, sách vở có kệ riêng, đồ chơi cũ đã cho bớt". Mỗi dòng ở đây về sau là một thứ để kiểm.
Ô 3 — Hạn và mốc
Hạn có thể do ngoài đặt (khai giảng, ngày cưới) hoặc tự đặt. Thêm một–hai mốc giữa: "xong sơn trước 20/7". Cách lùi ngược từ hạn và đặt mốc kiểm có bài riêng trong chuyên mục này.
Ô 4 — Các phần
Mỗi phần một dòng tên, dưới là 2–4 bước chính. Không cần đủ hết từng bước nhỏ; trang này là bản đồ, không phải danh sách đầy đủ.
Ô 5 — Bước kế tiếp
Ô quan trọng nhất khi dự án đang chạy. Lúc nào cũng phải có ít nhất một dòng ở đây. Khi làm xong, gạch và ghi dòng mới ngay.
Ô 6 — Đang chờ, người, tiền
Ghi ai đang làm phần gì, đang chờ ai trả lời từ ngày nào, và con số ngân sách — kèm số đã chi nếu có tiền bạc liên quan.
Một trang đã điền: phòng mới cho con vào lớp 6
Anh Long ở Biên Hoà, con gái sắp vào lớp 6. Đầu tháng 6 anh viết trang này:
DỰ ÁN: Phòng học riêng cho bé Na
1. Vì sao: Cho con một góc học riêng, đủ sáng, trước khi vào lớp 6. Giới hạn: tối đa 12 triệu, không đục tường, làm ồn không quá hai ngày cuối tuần.
2. Xong là: Tường phòng nhỏ sơn lại màu sáng · Bàn học + ghế chỉnh được độ cao, kê cạnh cửa sổ · Đèn bàn · Một kệ sách đứng · Tủ đồ chơi cũ đã lọc, cho bớt.
3. Hạn: Xong trước 25/8. Mốc: sơn xong trước 20/7; đồ đạc về trước 10/8.
4. Các phần:
- Dọn phòng: lọc đồ chơi cùng con; mang đồ cho đi; dọn trống
- Sơn: chọn màu cùng con; hỏi giá thợ hoặc tự sơn; mua sơn, dụng cụ; sơn hai lớp
- Đồ đạc: đo phòng; chọn bàn ghế, kệ; đặt mua; lắp
- Ánh sáng: thay bóng trần; mua đèn bàn
- Hoàn thiện: kê đồ; để con tự xếp sách
5. Bước kế tiếp: Tối thứ Bảy: cùng Na chia đồ chơi vào ba thùng "giữ – cho – bỏ".
6. Đang chờ / người / tiền: Chờ chú Bảy (thợ sơn quen) báo giá — từ 3/6 · Mẹ Na lo phần chọn rèm · Ngân sách 12tr: sơn ~2tr, bàn ghế ~5tr, kệ ~2tr, đèn ~1tr, dự phòng ~2tr.
Toàn bộ vừa một trang sổ. Anh dán nó vào mặt trong cửa tủ quần áo, mỗi tối Chủ nhật nhìn qua và cập nhật ô 5 và ô 6.
Giữ trang sống trong suốt dự án
Trang kế hoạch chết khi nó không còn khớp với thực tế. Ba thói quen giữ nó sống:
- Cập nhật ô 5 mỗi khi làm xong một bước. Gạch dòng cũ, viết dòng mới. Mất 30 giây.
- Nhìn qua mỗi tuần một lần. Gắn với một thời điểm có sẵn — tối Chủ nhật, sau bữa cơm. Kiểm: mốc có kịp không, ai đang chờ quá lâu, tiền đã chi bao nhiêu.
- Sửa thẳng lên trang, không viết lại. Gạch, ghi đè, mũi tên — trang lộn xộn một chút không sao. Khi quá rối không đọc được thì chép lại một lần.
Với anh Long, tới giữa tháng 7 trang đã khác: chú Bảy báo giá cao hơn dự tính nên anh tự sơn với một người bạn; phần sơn chuyển từ "chờ báo giá" sang "mua sơn ở cửa hàng đầu ngõ" rồi "sơn sáng thứ Bảy 13/7". Ô ngân sách cập nhật: sơn tự làm còn 1,2 triệu, dư phần cho đèn bàn tốt hơn.
Khi nào một trang không đủ
Một trang hợp với dự án cá nhân dài vài tuần tới vài tháng, ít người tham gia. Khi việc lớn hơn thế — xây nhà, tổ chức đám cưới đông khách, khoá luận tốt nghiệp — trang này vẫn là trang đầu, nhưng mỗi phần lớn có thể cần một trang riêng: danh sách khách mời, bảng chi tiêu, đề cương chương. Giữ trang tổng như mục lục, đừng nhồi hết vào.
Còn nếu dự án dính tới đội nhóm ở công ty, ngân sách lớn, nhiều bên phải duyệt, thì đó là chuyện quản lý dự án trong tổ chức — một lĩnh vực có công cụ và cách làm riêng, nằm ngoài phạm vi bài này.
Thử với một việc đang ấp ủ
Chọn một việc bạn đã nói "phải làm" ít nhất ba lần mà chưa bắt đầu. Kẻ sáu ô lên một tờ giấy. Hẹn giờ 20 phút, điền từng ô; ô nào chưa biết thì ghi "?" và ghi luôn việc kế tiếp là "hỏi/tìm hiểu cái đó". Hết 20 phút, dán trang ở chỗ mỗi ngày đều đi qua. Tuần sau nhìn lại xem ô 5 đã đổi mấy lần.
Câu hỏi thường gặp
Lập kế hoạch dự án cá nhân thế nào cho đơn giản?
Dùng một trang giấy với sáu ô: vì sao làm, xong là thế nào, hạn và mốc, các phần chính, bước kế tiếp, và đang chờ ai cùng người và tiền. Viết trong khoảng 20 phút, cập nhật bước kế tiếp mỗi khi xong một việc.
Vì sao nên ghi lý do làm dự án?
Vì nó giúp quyết định khi phân vân giữa các lựa chọn và giữ dự án không phình ra. Một câu như cho con góc học riêng, không vay tiền đủ để loại bỏ nhiều ý tưởng thừa.
Một trang có đủ cho dự án lớn không?
Với dự án vài tuần tới vài tháng, ít người tham gia thì đủ. Dự án lớn hơn vẫn nên có một trang tổng như mục lục, còn mỗi phần lớn có thể có trang riêng như danh sách khách hay bảng chi.
Nên cập nhật kế hoạch bao lâu một lần?
Ô bước kế tiếp nên cập nhật ngay khi làm xong một bước. Cả trang thì nhìn lại mỗi tuần một lần, gắn với một thời điểm cố định như tối Chủ nhật, để kiểm mốc, người đang chờ và tiền đã chi.
Mẫu kế hoạch một trang dựa trên đâu?
Khung sáu ô trong bài dựa trên cách lên kế hoạch tự nhiên mà David Allen mô tả trong sách Getting Things Done: đi từ mục đích, hình dung kết quả, nghĩ ra ý, sắp xếp rồi chọn việc kế tiếp, được rút gọn cho vừa một trang.
