Việc kế tiếp (next action) là bước cụ thể, nhìn thấy được, tiếp theo cần làm để một việc lớn tiến thêm — "gọi tiệm sửa máy lạnh hỏi lịch thứ Bảy", chứ không phải "lo máy lạnh". Khái niệm này nằm ở lõi phương pháp Getting Things Done của David Allen (2001): mỗi việc lớn đang mở phải luôn có đúng một việc kế tiếp ghi sẵn, để lúc có thời gian bạn chỉ việc làm chứ không phải nghĩ.
Câu hỏi đổi được mọi thứ: "Việc kế tiếp là gì?"
Allen coi câu hỏi "việc kế tiếp là gì?" là một trong những câu hỏi cốt lõi của cả phương pháp. Hỏi câu đó với một việc lớn đang làm bạn khó chịu, và câu trả lời thường bất ngờ nhỏ. Không phải "sửa nhà", mà "nhắn anh thợ hỏi có rảnh qua xem tuần này không". Không phải "tìm trường cho con", mà "hỏi chị hàng xóm tên trường con chị học và học phí".
Câu trả lời phải là một hành động có thể làm ngay nếu có thời gian và đang ở đúng chỗ. Nếu bạn đọc lên mà vẫn phải nghĩ tiếp "thế làm thế nào", đó chưa phải việc kế tiếp. Bài đầu trong chuyên mục nói về cách chia cả một việc lớn ra thành bảng nhiều bước; việc kế tiếp thì gọn hơn: chỉ cần bước đầu tiên chưa làm, cho mỗi việc lớn.
Việc kế tiếp thường nhỏ hơn bạn nghĩ
Hay gặp nhất là bước đầu tiên ta nghĩ ra vẫn còn kẹt một bước nhỏ hơn đứng trước nó. Hãy xem:
| Việc lớn | Bước nghĩ ra đầu tiên | Việc kế tiếp thật |
|---|---|---|
| Làm lại căn cước cho mẹ | Đưa mẹ đi làm căn cước | Tra giờ làm việc của nơi tiếp nhận gần nhà, hỏi có cần đặt lịch không |
| Đổi gói internet | Gọi tổng đài | Tìm hợp đồng cũ để biết mã khách hàng |
| Xin thư giới thiệu của thầy | Gặp thầy | Viết email ba câu xin hẹn, đính kèm CV |
| Bán xe máy cũ | Đăng bán | Chụp sáu tấm ảnh xe ngoài sân vào buổi sáng |
| Dọn tủ quần áo | Dọn tủ | Lấy ba túi lớn ghi "cho", "bỏ", "giữ" |
| Tập lại thể dục | Đi tập | Tìm đôi giày chạy, đặt sẵn cạnh cửa |
Cột giữa là chỗ người ta hay kẹt: nghe như đã cụ thể, nhưng khi sắp làm mới thấy thiếu thứ gì đó. Bỏ công đi sâu thêm một bước lúc ghi sẽ đỡ cho bạn khựng lại lúc làm.
Ghi việc kế tiếp theo chỗ làm được
Một ý khác của Allen rất thực dụng: sắp việc kế tiếp theo bối cảnh — nơi chốn, công cụ, người — chứ không chỉ theo dự án. Bởi khi đứng chờ ở phòng khám, bạn không làm được việc cần máy tính; khi ngồi trước máy tính, bạn không mua được bóng đèn. Một cách chia đơn giản cho đời sống Việt:
- Gọi / nhắn: việc chỉ cần điện thoại — gọi thợ, nhắn hỏi giá, gọi điện hẹn khám
- Máy tính: việc cần ngồi trước máy — điền biểu mẫu, viết email dài, làm bảng
- Ra ngoài: việc cần đi đâu đó — bưu cục, ngân hàng, cửa hàng điện
- Ở nhà: việc chỉ làm được ở nhà — tìm giấy tờ, dọn tủ, sửa vòi nước
- Gặp ai đó: việc cần nói trực tiếp với một người — hỏi sếp, bàn với vợ/chồng, hỏi cô giáo
Mười phút chờ đón con trước cổng trường: mở mục "Gọi / nhắn", làm hai việc. Ra khỏi nhà chiều thứ Bảy: mở mục "Ra ngoài", gom một chuyến. Không cần nhiều mục; năm mục trên là đủ cho đa số người.
Danh sách "Đang chờ"
Nhiều việc lớn không đứng yên vì bạn, mà vì đang chờ người khác: chờ công ty gửi hợp đồng, chờ thợ báo giá, chờ trường trả kết quả. Lúc đó việc kế tiếp của bạn không có, nhưng việc vẫn cần được theo dõi. Allen đề nghị một danh sách riêng: Đang chờ, mỗi dòng ghi ai, việc gì, ngày bắt đầu chờ.
- Anh Khoa (thợ điện) — báo giá đi lại dây phòng khách — từ 4/11
- Phòng nhân sự — xác nhận ngày nghỉ phép tháng 12 — từ 6/11
- Cô Thuý (chủ nhiệm) — trả lời về lịch họp phụ huynh — từ 7/11
Mỗi tuần nhìn qua danh sách này một lần. Thứ gì chờ quá lâu thì việc kế tiếp của bạn trở lại: nhắn hỏi lại. Nhờ ghi ngày, bạn biết "lâu" là bao lâu, thay vì cứ áy náy mơ hồ.
Mỗi việc lớn đang mở phải có việc kế tiếp
Đây là luật quan trọng nhất. Ghi một danh sách các việc lớn đang mở (Allen gọi là danh sách dự án). Cạnh mỗi việc lớn phải có đúng một trong hai thứ: một việc kế tiếp đã ghi ở một mục bối cảnh, hoặc một dòng ở danh sách Đang chờ. Việc lớn nào không có cả hai là việc đang trôi.
| Việc lớn | Việc kế tiếp hoặc đang chờ |
|---|---|
| Sửa phòng tắm | Đang chờ: anh Khoa báo giá |
| Tìm lớp tiếng Anh hè cho con | Gọi / nhắn: hỏi chị Hà tên trung tâm con chị học |
| Làm hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân | Máy tính: tải bảng tổng hợp thu nhập năm từ email công ty |
| Bán xe máy cũ | Ở nhà: chụp sáu tấm ảnh xe |
| Chuẩn bị quà Tết cho hai bên nội ngoại | (trống — cần nghĩ) |
Dòng cuối cùng là dòng cần chú ý: có việc lớn mà chưa có bước tiếp. Đó là thứ bạn sẽ lo lắng về đêm mà không làm gì được. Dành hai phút nghĩ việc kế tiếp cho nó: "Gọi / nhắn: hỏi mẹ năm nay ông bà cần gì."
Làm xong một bước thì ghi ngay bước sau
Thói quen này nhỏ nhưng giữ cho mọi thứ chạy. Ngay khi gạch một việc kế tiếp, tự hỏi: giờ bước sau là gì? Ghi nó vào chỗ phù hợp trước khi quên. Chụp xong ảnh xe thì việc kế tiếp là "đăng tin bán ở hai nhóm mua bán xe khu mình". Gửi xong email xin thư giới thiệu thì chuyển sang Đang chờ: "Thầy Tùng — trả lời email — từ hôm nay".
Nếu bỏ qua bước này, việc lớn sẽ dừng ngay sau mỗi bước làm xong, chờ tới lúc bạn tình cờ nhớ ra. Phần lớn sự chậm trễ của việc lớn nằm ở những khoảng dừng như vậy, không nằm ở thời gian làm.
Nhìn lại mỗi tuần
Allen đặt một buổi nhìn lại tuần (weekly review) làm chỗ giữ cho hệ thống này sống. Ở đây chỉ cần phần liên quan: mỗi tuần một lần, đi qua danh sách việc lớn, kiểm xem cái nào thiếu việc kế tiếp, cái nào chờ quá lâu, cái nào đã xong hoặc không cần làm nữa thì gạch. Mười lăm phút là đủ. Cách tổ chức cả buổi nhìn lại tuần có chuyên mục riêng về nghỉ ngơi và nhìn lại.
Câu hỏi thường gặp
Next action là gì?
Next action, hay việc kế tiếp, là hành động cụ thể tiếp theo cần làm để một việc lớn tiến thêm, làm được ngay nếu có thời gian và đang ở đúng chỗ. Khái niệm này đến từ phương pháp Getting Things Done của David Allen, xuất bản năm 2001.
Làm sao biết đã đúng là việc kế tiếp chưa?
Đọc lên và hỏi: nếu có mười phút ngay bây giờ, mình bắt đầu được không mà không cần nghĩ thêm? Nếu vẫn phải nghĩ bắt đầu thế nào, hoặc còn thiếu một thứ như số điện thoại, mã khách hàng, thì cần đi sâu thêm một bước.
Bối cảnh trong GTD là gì?
Là cách nhóm việc kế tiếp theo chỗ hoặc công cụ làm được, như gọi điện, máy tính, ra ngoài, ở nhà, gặp ai đó. Nhờ vậy khi đang ở một chỗ có vài phút rảnh, bạn mở đúng nhóm và làm luôn.
Danh sách đang chờ dùng để làm gì?
Để theo dõi những việc lớn đang phụ thuộc vào người khác, ghi ai, việc gì, chờ từ ngày nào. Mỗi tuần nhìn qua, thứ gì chờ quá lâu thì nhắn hỏi lại.
Có cần ghi hết các bước của việc lớn không?
Không bắt buộc. Với việc lớn đơn giản, chỉ cần luôn có một việc kế tiếp đã ghi và cập nhật bước sau ngay khi làm xong bước trước. Việc lớn phức tạp, nhiều phần thì nên chia cả bảng các bước.
