Gom việc cùng loại (batching) là để dồn những việc giống nhau — trả lời tin nhắn, gọi điện, ký giấy tờ, đi ra ngoài làm việc vặt — vào một quãng cố định rồi làm một lèo, thay vì làm rải rác mỗi lúc chúng xuất hiện. Cách này hiệu quả vì mỗi lần đổi loại việc đều tốn thời gian khởi động, và gom lại thì chỉ khởi động một lần.
Vì sao làm rải rác tốn hơn ta nghĩ
Hãy tính một buổi sáng bình thường. Bạn đang làm bảng tính, có tin nhắn hỏi giá, bạn trả lời. Quay lại bảng tính, năm phút sau có cuộc gọi của bên giao hàng. Rồi nhớ phải chuyển khoản tiền điện. Mỗi việc chỉ mất hai–ba phút. Nhưng mỗi lần như vậy bạn phải rời bảng tính, mở thứ khác, nhớ thông tin của việc mới, rồi quay về tìm lại mình đang tới dòng nào.
Các nghiên cứu phòng thí nghiệm về chuyển việc (task switching) ghi nhận khá nhất quán rằng chuyển qua lại giữa các việc khác loại làm người ta chậm hơn và dễ sai hơn so với làm liền một loại. Con số cụ thể khác nhau tuỳ thí nghiệm, nên không cần nhớ phần trăm. Chỉ cần nhớ nguyên lý: mỗi lần đổi loại việc có một phí khởi động, và mười lần đổi trong một buổi là mười lần trả phí.
Gom việc là trả phí đó một lần cho cả nhóm. Mở hộp thư một lần, trả lời mười email. Cầm điện thoại một lần, gọi năm cuộc. Ra ngoài một chuyến, làm bốn việc.
Những loại việc hợp để gom
| Loại việc | Ví dụ | Gợi ý nhịp gom |
|---|---|---|
| Tin nhắn, email | Trả lời khách, nhóm chat công ty, email nội bộ | 2–4 đợt mỗi ngày, mỗi đợt 15–30 phút |
| Gọi điện | Gọi nhà cung cấp, đặt lịch khám, hỏi thông tin | Một khung mỗi ngày hoặc vài ngày một lần |
| Giấy tờ, thủ tục | Ký hồ sơ, điền biểu mẫu, nộp chứng từ | Một buổi mỗi tuần |
| Chuyển khoản, thanh toán | Tiền nhà, học phí, điện nước, internet | Một lần mỗi tuần hoặc mỗi tháng |
| Việc vặt bên ngoài | Ra bưu cục, ngân hàng, mua đồ văn phòng phẩm | Một chuyến mỗi tuần, đi theo một tuyến |
| Việc sáng tạo cùng dạng | Viết năm bài đăng, chụp ảnh mười sản phẩm, quay nhiều đoạn ngắn | Một buổi dài, làm cả lô |
| Học sinh – sinh viên | Chép bài còn thiếu, in tài liệu, nộp bài qua hệ thống trường | Gom vào một khung sau giờ học |
Không phải việc gì cũng nên gom. Những việc cần phản hồi ngay vì có người đang chờ (khách đang đứng ở cửa hàng, con gọi từ trường) không gom được. Và những việc lớn cần suy nghĩ sâu như viết báo cáo, ôn thi thì cần khối riêng, không trộn vào đợt việc vặt.
Cách lập danh sách gom
Gom việc cần một chỗ để dồn việc trước khi làm. Đơn giản nhất là chia trang cuối sổ hoặc một ghi chú trên điện thoại thành vài ô:
- Cần gọi: tên người, số điện thoại, hỏi gì
- Cần nhắn/email: gửi ai, nội dung một dòng
- Cần thanh toán: khoản gì, hạn ngày nào
- Cần ra ngoài: việc gì, ở đâu, giờ mở cửa
- Cần in/ký/nộp: giấy gì, nộp cho ai
Khi một việc thuộc các loại này xuất hiện giữa lúc bạn đang làm việc khác, đừng làm ngay. Viết vào ô tương ứng mất mười giây, rồi quay lại việc đang làm. Tới khung gom, mở ô đó ra làm hết lượt.
Ghi đủ để làm một lèo
Lỗi hay gặp: ghi "gọi bên giao hàng" mà không ghi số, không ghi hỏi gì. Tới lúc gom phải lục lại tin nhắn, mất cả cái lợi. Mỗi dòng nên đủ để làm được ngay: "Gọi anh Dũng giao hàng 09xx — hỏi đơn 1234 giao chưa, đổi giờ giao sang chiều thứ Năm."
Ví dụ: một tuần gom việc của người bán hàng nhỏ
Chị Nga có tiệm bán vải nhỏ ở Huế, vừa bán tại tiệm vừa bán qua mạng. Trước đây chị trả lời tin nhắn, gọi nhà cung cấp, đóng gói đơn, đi bưu cục xen kẽ cả ngày và tối nào cũng thấy chưa xong. Chị đổi sang lịch gom như sau:
| Khung | Việc gom |
|---|---|
| Mỗi ngày 7h30–8h | Đọc và trả lời tin nhắn đêm qua |
| Mỗi ngày 11h–11h30 | Trả lời tin nhắn buổi sáng; chốt đơn |
| Mỗi ngày 14h–15h | Đóng gói cả lô đơn đã chốt |
| Mỗi ngày 15h–15h30 | Một chuyến ra bưu cục gửi cả lô |
| Mỗi ngày 17h–17h30 | Trả lời tin nhắn buổi chiều |
| Thứ Hai 9h–9h30 | Gọi điện các nhà cung cấp, đặt hàng tuần |
| Thứ Năm 20h–21h | Chụp ảnh hàng mới, viết mô tả cả lô |
| Ngày 1 và 15 hằng tháng | Thanh toán tiền hàng, tiền mặt bằng, điện nước |
Khách nhắn giữa các khung vẫn được trả lời, chỉ là trong vòng một–hai tiếng thay vì vài phút. Chị ghi rõ trên trang bán hàng giờ trả lời tin nhắn, nên khách biết mà chờ. Điều chị nhận ra sau vài tuần: tổng thời gian cho tin nhắn giảm hẳn, vì một đợt trả lời mười tin nhanh hơn mười lần trả lời lẻ, và chị không còn phải dừng tay giữa lúc đang cắt vải.
Gom việc ở văn phòng
Ở công ty, khó nhất là tin nhắn nhóm chat và email, vì ai cũng có cảm giác phải trả lời ngay. Vài cách làm thực tế:
- Báo trước nhịp của mình. Nói với nhóm: "Buổi sáng em đọc tin lúc 10h và 11h30; việc gấp xin gọi điện." Phần lớn đồng nghiệp chấp nhận khi được báo rõ.
- Tách gấp và không gấp bằng kênh. Thoả thuận: việc gấp thì gọi, việc thường thì nhắn. Bạn yên tâm không mở tin nhắn liên tục mà vẫn không bỏ lỡ chuyện quan trọng.
- Gom câu hỏi gửi đi. Thay vì nhắn sếp năm lần trong ngày, ghi các câu hỏi vào một danh sách, gửi một lần hoặc hỏi một lượt khi gặp.
Cách tắt thông báo và xử lý nhóm chat chi tiết hơn có ở chuyên mục về tập trung giữa thông báo. Ở đây chỉ cần nguyên tắc: tin nhắn là một loại việc, và loại việc thì gom được.
Khi gom thành ra trì hoãn
Gom việc có mặt trái. Có người dùng nó làm cớ: "để dồn lại làm một thể", rồi dồn mãi tới khi quá hạn. Ba dấu hiệu cần để ý:
- Danh sách gom dài ra mà không có khung làm. Gom chỉ có ích khi đi kèm giờ cố định trên lịch.
- Việc có hạn bị dồn quá hạn. Hoá đơn hết hạn hôm nay thì làm hôm nay, đừng đợi "ngày thanh toán".
- Khung gom quá thưa. Trả lời tin nhắn mỗi ngày một lần có thể ổn với người làm tự do, nhưng không ổn với người đang có khách chờ.
Nguyên tắc cân bằng: khung gom càng thưa, càng phải có kênh khẩn cấp cho việc gấp thật.
Thử trong một tuần
Chọn một loại việc đang làm rải rác nhiều nhất của bạn — thường là tin nhắn. Trong năm ngày tới, chỉ mở loại việc đó ở ba khung cố định mỗi ngày. Ghi lại mỗi khung mất bao lâu. Cuối tuần so với cảm giác những tuần trước: buổi làm việc có liền mạch hơn không, có việc nào thật sự bị lỡ vì chờ không. Nếu không có gì hỏng, thêm loại việc thứ hai vào danh sách gom.
Câu hỏi thường gặp
Batching là gì?
Batching là gom các việc cùng loại như trả lời tin nhắn, gọi điện, thanh toán, việc vặt bên ngoài vào một quãng cố định rồi làm một lèo. Cách này giảm số lần phải đổi loại việc trong ngày, nên đỡ tốn thời gian khởi động lại.
Nên trả lời tin nhắn mấy lần một ngày?
Tuỳ công việc. Với nhiều người đi làm văn phòng, hai đến bốn đợt mỗi ngày là đủ. Người bán hàng có khách chờ có thể cần dày hơn, nhưng vẫn gom theo đợt thay vì trả lời từng tin ngay lúc đến.
Việc nào không nên gom?
Việc có người đang trực tiếp chờ, việc khẩn cấp và việc có hạn ngay trong ngày không nên đợi khung gom. Việc lớn cần suy nghĩ sâu cũng cần khối riêng, không trộn vào đợt việc vặt.
Gom việc có phải là trì hoãn không?
Không, nếu khung gom có giờ cố định trên lịch và việc có hạn được làm kịp hạn. Gom thành trì hoãn khi danh sách cứ dài ra mà không có lúc nào ngồi làm.
Làm sao để đồng nghiệp chấp nhận mình không trả lời ngay?
Báo trước giờ mình đọc tin và thoả thuận một kênh cho việc gấp, thường là gọi điện. Khi người khác biết chắc việc gấp vẫn tới được bạn, họ thường thoải mái chờ với việc thường.
