Bị ngắt quãng giữa một lượt Pomodoro, hãy chọn một trong ba cách: ghi lại nếu đó là ý nghĩ tự nảy ra trong đầu, hoãn nếu người khác cần bạn nhưng chờ được vài phút, và dừng chỉ khi việc kia thật sự gấp hơn — lúc đó huỷ lượt, xử lý xong rồi bắt lượt mới. Phần lớn ngắt quãng thuộc hai loại đầu, nên phần lớn lượt vẫn giữ được.
Hai loại ngắt quãng: từ trong đầu và từ bên ngoài
Francesco Cirillo, người nghĩ ra Pomodoro, chia ngắt quãng làm hai loại và ghi bằng hai ký hiệu khác nhau trên tờ việc hôm nay. Cách chia này hữu ích vì mỗi loại cần xử lý khác.
| Ngắt từ bên trong | Ngắt từ bên ngoài | |
|---|---|---|
| Ví dụ | Chợt nhớ chưa đóng tiền điện; muốn tra giá vé tàu Tết; thấy đói; muốn xem tin nhắn có gì | Đồng nghiệp hỏi; điện thoại gọi; sếp gọi qua nhóm chat; con gọi mẹ ơi |
| Ký hiệu bản gốc | Dấu nháy (') | Dấu gạch (–) |
| Tần suất | Thường nhiều hơn người ta tưởng | Tuỳ môi trường làm việc |
| Cách xử lý chính | Ghi lại, làm tiếp | Hoãn có thoả thuận, hoặc dừng |
Nhiều người mới đếm dấu một tuần mới bất ngờ: phần lớn các lần mất tập trung không phải do ai gọi, mà do chính mình tự bật ra. Biết điều đó thì cách sửa cũng khác: không phải đổi chỗ ngồi, mà là có chỗ để đặt các ý nghĩ lạc.
Cách 1 — Ghi lại: cho ý nghĩ lạc một chỗ đậu
Đặt cạnh tay một tờ giấy nhỏ hoặc cuối tờ việc hôm nay, kẻ một mục "Nảy ra giữa chừng". Mỗi khi trong đầu bật ra một việc không liên quan, viết nó xuống trong không quá 10 giây, đánh một dấu nháy, rồi quay lại việc đang làm.
Ví dụ trong một lượt 25 phút viết báo cáo, tờ giấy của bạn có thể như sau:
- Chuyển khoản tiền học thêm cho con — trước thứ Sáu
- Hỏi chị Mai mẫu hợp đồng mới
- Tra xem số liệu quý 3 năm ngoái để ở thư mục nào
Dòng thứ ba đáng chú ý: nó liên quan tới chính việc đang làm, nhưng tra lúc này sẽ kéo bạn vào thư mục, rồi vào email, rồi mất mười phút. Cứ ghi lại, đánh dấu một chữ [cần tra] tại chỗ trong bản nháp, viết tiếp phần khác. Hết lượt mới tra.
Điều khiến cách này có tác dụng khá đơn giản: ý nghĩ lạc thường quay lại réo vì sợ bị quên. Khi nó đã nằm trên giấy, đầu óc bớt phải giữ nó. Một số người viết hay nhắc tới hiệu ứng Zeigarnik — việc dở dang dễ được nhớ hơn việc đã xong — để giải thích chuyện này, nhưng các nghiên cứu lặp lại hiệu ứng đó cho kết quả không đều, nên chỉ nên coi là một gợi ý, không phải định luật.
Khi nào ghi lại không đủ
Nếu cảm giác lạc là cơn đói, buồn ngủ, đau lưng, thì ghi lại không giải quyết được. Đó là tín hiệu cơ thể. Ăn nhẹ, uống nước, đứng dậy vài phút rồi bắt lượt mới là hợp lý hơn cố gồng.
Cách 2 — Hoãn: bốn bước với người ngắt ngang
Với ngắt quãng từ người khác, Cirillo đề xuất một trình tự bốn bước, có thể diễn đạt theo kiểu đời thường như sau:
- Báo. Nói ngắn cho người kia biết mình đang dở việc. "Em đang tính dở bảng lương."
- Hẹn. Đề nghị một mốc cụ thể. "Mười lăm phút nữa em qua chỗ anh được không?"
- Ghi. Viết việc đó vào tờ giấy, đánh dấu gạch.
- Quay lại đúng hẹn. Hết lượt, việc đầu tiên trong quãng nghỉ hoặc ngay sau đó là gặp người kia.
Bước 4 là bước giữ lòng tin. Nếu bạn hẹn mười lăm phút mà quên mất, lần sau người ta sẽ không chịu chờ nữa. Còn nếu bạn luôn quay lại đúng hẹn, dần dần đồng nghiệp sẽ tự hỏi "Em đang bận không, lát anh hỏi nhé".
Câu nói mẫu cho từng tình huống
| Tình huống | Câu có thể dùng |
|---|---|
| Đồng nghiệp ghé bàn hỏi việc không gấp | "Chị cho em mười phút xong đoạn này, em qua liền." |
| Tin nhắn nhóm chat công ty | Không trả lời giữa lượt; hết lượt đọc một lượt cả nhóm |
| Điện thoại số lạ | Để máy tự ngắt; hết lượt gọi lại nếu cần |
| Bạn cùng phòng ký túc rủ đi ăn | "Mười lăm phút nữa tớ xong bài này rồi đi nhé." |
| Người nhà gọi việc nhà không gấp | "Con làm xong bài này, chừng hai mươi phút nữa con làm liền." |
Không phải môi trường nào cũng cho phép hoãn. Nếu bạn làm lễ tân hay trực tổng đài, việc trả lời ngay là chính công việc của bạn — khi đó Pomodoro chỉ nên dùng cho khung giờ vắng, như đã bàn ở bài về những người không hợp với nhịp gốc.
Cách 3 — Dừng: khi việc kia thật sự quan trọng hơn
Có những ngắt quãng không nên hoãn: con ốm ở trường gọi về, khách hàng lớn báo lỗi đơn hàng đang giao, sếp gọi họp gấp có khách. Lúc đó dừng là đúng. Theo luật gốc, lượt bị dừng hẳn coi như huỷ, không tính nửa lượt. Nghe khắt khe nhưng có lý: nếu cho phép "lượt 25 phút có 12 phút bị gọi đi", con số trên tờ giấy mất ý nghĩa.
Trước khi đứng dậy, dành 20 giây ghi một dòng: "Đang tới đâu — bước tiếp là gì". Ví dụ: "Đã xong bảng chi phí tháng 9, đang nhập tháng 10 tới dòng 47, bước tiếp: đối chiếu với sao kê". Dòng này đáng giá: khi quay lại một giờ sau, bạn không phải mất mười phút nhớ lại mình đang ở đâu.
Câu hỏi để quyết định có dừng không
- Nếu chờ thêm 15 phút, có ai bị thiệt, có gì hỏng không?
- Người gọi có cách nào khác để giải quyết trong lúc chờ không?
- Đây là lần thứ mấy trong ngày việc này cắt ngang? Nếu cùng một nguồn liên tục, vấn đề không nằm ở lượt này mà ở cách làm việc chung.
Quay lại việc sau khi bị cắt
Gloria Mark, nhà nghiên cứu ở Đại học California, Irvine, đã nghiên cứu nhiều năm về chuyện người làm văn phòng chuyển việc và bị ngắt quãng. Con số "mất khoảng 23 phút mới quay lại được việc cũ" thường được trích từ các bài phỏng vấn bà — nên hiểu là một ước lượng hay được nhắc, không phải định luật cho mọi người. Điều chắc chắn hơn mà nhiều nghiên cứu ghi nhận: chuyển qua lại giữa các việc có chi phí, và quay lại việc dở thường chậm hơn ta nghĩ.
Ba thói quen giúp quay lại nhanh:
- Dòng "đang tới đâu" như nói ở trên.
- Để nguyên màn hình. Không đóng tài liệu, không tắt cửa sổ. Lúc quay lại, mọi thứ còn y chỗ cũ.
- Bắt lại bằng một việc nhỏ. Đọc lại đoạn cuối vừa viết, kiểm lại phép tính cuối cùng. Một thao tác dễ kéo bạn trở lại mạch.
Đọc tờ ghi ngắt quãng cuối tuần
Sau một tuần ghi dấu nháy và dấu gạch, cuối tuần dành mười phút đếm. Có ba kiểu kết quả hay gặp:
- Nhiều dấu nháy, ít dấu gạch. Phần lớn do tự mình lạc. Thử để điện thoại ra xa hơn, tắt bớt thông báo, chọn việc rõ hơn trước khi bấm giờ.
- Nhiều dấu gạch dồn vào một khung giờ. Ví dụ 9h–10h ai cũng hỏi. Đừng đặt việc khó vào khung đó; dời việc sâu sang khung khác.
- Nhiều dấu gạch từ một người. Có thể nói chuyện thẳng: "Anh gom câu hỏi lại, mỗi sáng 10h mình trao đổi một lượt được không?"
Mục đích của việc đếm không phải để trách mình hay trách người. Nó cho bạn bằng chứng để sửa đúng chỗ.
Câu hỏi thường gặp
Đang Pomodoro mà có người gọi thì làm sao?
Nếu việc của họ chờ được, báo ngắn là mình đang dở, hẹn một mốc cụ thể như mười lăm phút nữa, ghi lại và quay lại đúng hẹn. Nếu việc thật sự gấp, dừng lượt, ghi một dòng đang làm tới đâu rồi đi xử lý.
Lượt Pomodoro bị ngắt nửa chừng có tính không?
Theo luật gốc thì không. Một lượt không chia nhỏ được, bị dừng hẳn coi như huỷ, quay lại thì bắt đầu lượt mới. Cách tính này giúp con số trên tờ ghi chép phản ánh đúng thời gian tập trung thật.
Tự nhiên nhớ ra việc khác giữa lượt thì sao?
Viết nó ra một tờ giấy để cạnh tay trong vài giây rồi làm tiếp. Hết lượt mới xem lại danh sách đó. Ghi xuống giúp ý nghĩ bớt réo lại vì sợ quên.
Mất bao lâu để quay lại việc sau khi bị ngắt?
Con số khoảng 23 phút hay được trích từ phỏng vấn nhà nghiên cứu Gloria Mark, nhưng chỉ nên coi là ước lượng. Thời gian thật tuỳ việc và tuỳ người; ghi một dòng đang tới đâu trước khi rời đi giúp quay lại nhanh hơn nhiều.
Làm sao giảm số lần bị ngắt quãng?
Đếm một tuần xem ngắt quãng đến từ đâu. Nếu do tự lạc thì xử lý điện thoại, thông báo và chọn việc rõ hơn; nếu dồn vào một khung giờ thì dời việc khó đi; nếu từ một người thì thoả thuận giờ trao đổi cố định.
