Muốn ước lượng một việc lớn cho sát, đừng đoán cả cục. Hãy chia việc thành các bước nhỏ, ước mỗi bước bằng ba con số (nhanh nhất – thường gặp – lâu nhất), cộng lại, rồi thêm một khoản dự phòng chung ở cuối — khoảng 20–50% tuỳ việc quen hay lạ. Các nghiên cứu về ảo tưởng kế hoạch cho thấy ước cả cục gần như luôn thiếu; kể ra từng bước giúp con số dài hơn và gần thực tế hơn.
Vì sao đoán cả cục luôn thiếu
Hỏi một người "dọn kho và gác lửng mất bao lâu", câu trả lời thường là "chắc một buổi sáng Chủ nhật". Khi hình dung cả cục, ta thấy hình ảnh chính — bê đồ ra, lau dọn, xếp lại — mà không thấy những thứ lặt vặt bám quanh: phân loại từng thùng, chờ người tới lấy đồ cho, chở đồ bỏ đi, đi mua thêm kệ vì thiếu chỗ, nghỉ giữa chừng vì bụi.
Thiên lệch này có tên là ảo tưởng kế hoạch, do Daniel Kahneman và Amos Tversky đặt ra năm 1979; chuyên mục Pomodoro và khối thời gian có bài riêng giải thích nó. Bài này đi vào phần thực hành: cách tính con số cho một việc lớn cụ thể. Một kết quả nghiên cứu đáng nhớ ở đây là của Kruger và Evans (2004): khi người tham gia được yêu cầu kể ra các bước nhỏ của một việc trước khi ước, con số họ đưa ra dài hơn và sát thời gian thật hơn so với khi ước cả cục.
Bước 1 — Chia thành các bước, kể cả bước "không ai nghĩ tới"
Ví dụ: chị Liên ở Thái Nguyên muốn dọn kho dưới cầu thang và gác lửng, nơi dồn đồ của mười năm. Lần đầu chị chỉ nghĩ ra bốn bước: bê đồ ra, phân loại, lau dọn, xếp lại. Khi ngồi kể kỹ, danh sách thành:
- Mua túi lớn, thùng, găng tay, khẩu trang
- Bê đồ từ gác lửng xuống
- Bê đồ từ kho dưới cầu thang ra
- Phân loại: giữ – cho – bán – bỏ
- Hỏi người nhà có ai cần đồ cũ không
- Chụp ảnh, đăng bán vài món còn tốt
- Lau dọn gác lửng và kho
- Đo chỗ, mua hai kệ sắt
- Lắp kệ
- Xếp đồ giữ lại vào thùng có ghi nhãn, lên kệ
- Gọi người thu mua phế liệu, hoặc chở đồ bỏ ra điểm tập kết
- Giao đồ cho người xin
Mười hai bước thay vì bốn. Những bước 5, 6, 8, 11, 12 là bước "không ai nghĩ tới" — liên quan người khác, mua sắm, chờ đợi. Chúng thường chiếm thời gian nhiều hơn phần chính.
Danh sách bước hay bị quên
- Chuẩn bị: mua đồ, tìm dụng cụ, đặt lịch
- Chờ: người khác trả lời, giao hàng, thợ tới
- Di chuyển: đi mua, đi giao, đi nộp
- Kiểm và sửa: làm xong phát hiện thiếu, phải làm lại một phần
- Dọn sau: cất dụng cụ, dọn rác, trả đồ mượn
Bước 2 — Ước mỗi bước bằng ba con số
Thay vì một con số, ghi ba: nhanh nhất nếu mọi thứ suôn sẻ, thường gặp theo bạn, và lâu nhất nếu gặp trục trặc hợp lý (không tính thảm hoạ). Cách này buộc bạn nghĩ tới chuyện có thể trục trặc ngay ở từng bước.
Trong quản lý dự án có một cách gộp ba con số này, gắn với kỹ thuật PERT: lấy (nhanh nhất + 4 × thường gặp + lâu nhất) chia 6. Công thức cho con số nghiêng về phía "thường gặp" nhưng có tính tới khả năng lâu. Với việc cá nhân, không cần tính chính xác; cộng ba cột riêng rồi nhìn cũng đã rất có ích.
| Bước | Nhanh nhất | Thường gặp | Lâu nhất |
|---|---|---|---|
| Mua túi, thùng, găng tay | 20 phút | 40 phút | 1 giờ |
| Bê đồ gác lửng xuống | 45 phút | 1,5 giờ | 2,5 giờ |
| Bê đồ kho cầu thang ra | 30 phút | 1 giờ | 1,5 giờ |
| Phân loại | 2 giờ | 4 giờ | 6 giờ |
| Hỏi người nhà | 10 phút | 20 phút | 30 phút |
| Chụp ảnh, đăng bán | 30 phút | 1 giờ | 1,5 giờ |
| Lau dọn | 1 giờ | 2 giờ | 3 giờ |
| Đo, mua kệ | 45 phút | 1,5 giờ | 2,5 giờ |
| Lắp kệ | 45 phút | 1,5 giờ | 2,5 giờ |
| Xếp đồ lên kệ | 1 giờ | 2 giờ | 3 giờ |
| Xử lý đồ bỏ | 30 phút | 1 giờ | 2 giờ |
| Giao đồ cho người xin | 20 phút | 45 phút | 1,5 giờ |
| Tổng | khoảng 9 giờ | khoảng 17 giờ | khoảng 27,5 giờ |
Từ "một buổi sáng Chủ nhật" (khoảng 4 giờ) thành con số thường gặp 17 giờ. Ngay cả cột nhanh nhất cũng gấp đôi lần đoán đầu. Bảng này là ví dụ minh hoạ, nhưng khoảng cách giữa đoán cả cục và cộng từng bước như vậy là chuyện rất hay gặp.
Bước 3 — Thêm dự phòng ở cuối, không rải vào từng bước
Khi đã có tổng, thêm một khoản dự phòng chung. Bao nhiêu tuỳ mức quen việc:
| Loại việc | Dự phòng gợi ý |
|---|---|
| Việc đã làm nhiều lần, ít phụ thuộc người khác | Khoảng 10–20% |
| Việc đã làm vài lần, có phụ thuộc người khác | Khoảng 25–35% |
| Việc lần đầu làm, nhiều phần chưa rõ | Khoảng 50% hoặc hơn |
Vì sao để ở cuối mà không cộng vào từng bước? Nếu mỗi bước được "độn" thêm, người làm có xu hướng dùng hết phần độn đó ở từng bước — giống câu châm biếm của Parkinson về việc nở ra lấp đầy thời gian. Để chung ở cuối, khoản dự phòng chỉ bị dùng khi có bước thật sự trễ, và bạn nhìn thấy nó đang hao đi bao nhiêu.
Với chị Liên: 17 giờ thường gặp, việc lần đầu làm và phụ thuộc người khác, dự phòng 40% — khoảng 24 giờ. Chị không có 24 giờ liền; chị có các buổi sáng cuối tuần khoảng 4 giờ. Vậy việc này cần khoảng sáu buổi, tức ba cuối tuần nếu làm cả sáng thứ Bảy lẫn Chủ nhật, hoặc sáu tuần nếu chỉ làm Chủ nhật.
Bước 4 — Đổi giờ thành ngày trên lịch
Con số giờ chưa phải con số lịch. Đổi ra lịch thì phải hỏi: mỗi ngày, mỗi tuần mình thật sự có bao nhiêu giờ cho việc này? Người đi làm cả tuần có khi chỉ có 3–6 giờ mỗi tuần cho một dự án cá nhân. Một việc 24 giờ với 4 giờ mỗi tuần là sáu tuần, không phải "ba ngày". Sai ở bước đổi này còn hay hơn sai ở bước ước.
Cũng tính các bước chờ: chờ người nhà tới lấy đồ có thể mất một tuần dù chỉ tốn 20 phút của bạn. Bước chờ không cộng vào giờ làm nhưng có cộng vào ngày trên lịch.
Bước 5 — Ghi lại để lần sau ước tốt hơn
Khi làm, ghi thời gian thật cho từng bước, dù chỉ ước chừng. Xong việc, so với bảng ước. Chị Liên thấy bước phân loại mất tới 6,5 giờ — vượt cả cột "lâu nhất" — vì chị dừng lại xem từng tấm ảnh cũ. Lần sau dọn tủ quần áo hay bếp, chị biết phân loại là bước nên ước rộng. Mỗi việc lớn làm xong là một dữ liệu cho việc lớn sau.
Khi người khác hỏi "bao lâu xong"
Ở chỗ làm, sếp hay hỏi "việc này bao lâu xong". Trả lời bằng con số cả cục ngay tại chỗ là mời ảo tưởng kế hoạch vào. Có thể nói: "Em cần 15 phút chia ra rồi báo anh con số". Rồi báo một khoảng, không phải một điểm: "Thường thì bốn ngày làm việc, nếu bên kế toán gửi số chậm thì có thể sáu ngày". Một khoảng trung thực giúp người hỏi lên kế hoạch tốt hơn một con số đẹp mà sai.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao ước lượng thời gian cho một việc lớn?
Chia việc thành các bước nhỏ, kể cả bước chuẩn bị, chờ đợi, di chuyển và dọn sau. Ước mỗi bước bằng ba con số nhanh nhất, thường gặp, lâu nhất, cộng lại, rồi thêm một khoản dự phòng chung ở cuối tuỳ mức quen việc.
Nên cộng thêm bao nhiêu phần trăm dự phòng?
Gợi ý thường dùng: khoảng 10–20% với việc quen, 25–35% với việc làm vài lần và phụ thuộc người khác, khoảng 50% hoặc hơn với việc làm lần đầu. Con số tốt nhất là con số từ ghi chép thời gian thật của chính bạn.
Ước lượng ba điểm là gì?
Là ước mỗi bước bằng ba con số: nhanh nhất, thường gặp và lâu nhất. Trong kỹ thuật PERT của quản lý dự án, người ta gộp ba số theo công thức nhanh nhất cộng bốn lần thường gặp cộng lâu nhất, tất cả chia sáu.
Vì sao nên để dự phòng ở cuối thay vì từng bước?
Vì phần độn thêm ở từng bước thường bị dùng hết dù không cần. Để chung ở cuối, khoản dự phòng chỉ hao đi khi có bước thật sự trễ, và bạn nhìn thấy rõ nó còn lại bao nhiêu.
Chia nhỏ việc có giúp ước lượng đúng hơn không?
Có xu hướng như vậy. Nghiên cứu của Kruger và Evans năm 2004 cho thấy khi người ta kể ra các bước nhỏ trước khi ước, con số đưa ra dài hơn và sát thời gian thật hơn so với ước cả cục.
