Viết một bản báo cáo hay bài dài dễ hơn nhiều khi chia thành năm chặng tách hẳn nhau: gom tư liệu, lập dàn ý có câu chốt cho từng phần, viết nháp từng phần, sửa, rồi trình bày và soát. Mỗi buổi chỉ làm một chặng hoặc một phần, và không sửa câu chữ trong lúc viết nháp. Mở bài thường nên viết sau cùng, khi đã biết mình thật sự nói gì.
Vì sao ngồi viết một mạch hay tắc
Ngồi trước trang trắng với ý định "viết báo cáo tổng kết năm" là đang cùng lúc làm năm việc: nhớ số liệu, nghĩ xem nói gì trước, chọn chữ, sửa câu vừa viết, chỉnh định dạng. Đầu óc không làm tốt cả năm việc một lúc, nên câu đầu tiên viết rồi xoá, xoá rồi viết. Sau một giờ có hai đoạn, và cảm giác thì như đã làm cả ngày.
Tách các việc đó ra từng chặng, mỗi chặng chỉ đòi một kiểu suy nghĩ. Lúc gom tư liệu chỉ tìm và ghi; lúc lập dàn ý chỉ sắp xếp; lúc viết nháp chỉ viết, xấu cũng được; lúc sửa mới soi chữ.
Năm chặng và thời gian ước
| Chặng | Làm gì | Ra được gì | Phần thời gian gợi ý |
|---|---|---|---|
| 1. Gom tư liệu | Tìm số liệu, tài liệu, ghi chú, ý từ người khác | Một thư mục hoặc một trang ghi chép thô | Khoảng 20% |
| 2. Dàn ý | Chia phần, viết một câu chốt cho mỗi phần | Dàn ý một trang | Khoảng 10% |
| 3. Viết nháp | Viết từng phần theo dàn ý, không sửa | Bản nháp đủ nội dung | Khoảng 35% |
| 4. Sửa | Cắt, gộp, viết lại đoạn yếu, kiểm số liệu | Bản sạch | Khoảng 25% |
| 5. Trình bày, soát | Định dạng, bảng, chính tả, gửi đi | Bản cuối | Khoảng 10% |
Tỉ lệ trên là gợi ý, không phải công thức. Nhưng nó nhắc một điều người viết hay quên: sửa và soát chiếm gần một phần ba. Nếu chỉ chừa một tối cuối cho hai chặng này, bản báo cáo sẽ đi ra với lỗi.
Chặng 2 là chặng quyết định: dàn ý có câu chốt
Dàn ý thông thường chỉ có tiêu đề: "1. Kết quả kinh doanh. 2. Khó khăn. 3. Kế hoạch". Tiêu đề không giúp viết, vì nó chưa nói phần đó nói gì. Thêm cho mỗi phần một câu chốt — câu mà nếu người đọc chỉ nhớ một câu của phần đó thì là câu này.
Ví dụ dàn ý báo cáo tổng kết năm của chị Trâm, phụ trách một cửa hàng mỹ phẩm ở Cần Thơ, gửi chủ chuỗi:
- Tóm tắt — Doanh thu năm tăng nhẹ nhờ khách quen, nhưng lãi giảm vì tiền thuê mặt bằng tăng; đề xuất thu hẹp kho.
- Doanh thu — Khách quen chiếm phần lớn doanh thu và tăng đều; khách mới giảm từ quý 3.
- Chi phí — Tiền thuê tăng từ tháng 7 là khoản làm lãi giảm nhiều nhất.
- Hàng tồn — Ba nhóm hàng tồn quá sáu tháng chiếm nhiều diện tích kho.
- Nhân sự — Đủ người, nhưng ca tối thứ Bảy thường quá tải.
- Đề xuất năm tới — Thu hẹp kho, xả ba nhóm hàng tồn, thêm một người ca tối cuối tuần.
Đọc riêng sáu câu chốt đã thấy cả bản báo cáo. Đó là phép thử tốt nhất cho dàn ý: nếu sáu câu ghép lại không thành một câu chuyện có lý, viết dài ra cũng không cứu được.
Đặt kết luận lên đầu
Với báo cáo gửi cấp trên hay khách hàng, người đọc bận. Phần tóm tắt nên nói ngay kết luận và đề xuất, rồi các phần sau là bằng chứng. Cách này đôi khi được gọi là "trả lời trước, giải thích sau". Câu chốt của phần tóm tắt thường chỉ viết được khi đã xong dàn ý, vì nó là tổng của các câu chốt kia.
Chặng 3: viết nháp từng phần như từng việc nhỏ
Mỗi phần trong dàn ý giờ là một việc riêng, thường vừa một buổi 45–90 phút. Không bắt buộc viết theo thứ tự. Nhiều người viết phần dễ nhất trước — với chị Trâm là phần Doanh thu, vì số liệu đã có sẵn — để lấy đà.
Vài quy tắc trong lúc viết nháp:
- Không sửa câu vừa viết. Thấy câu dở, viết tiếp. Sửa để sang chặng 4.
- Chỗ thiếu thì đánh dấu, không đi tìm. Thiếu một con số, ghi [số khách mới quý 3?] rồi viết tiếp. Đi tìm số là rời việc viết, quay lại mất mạch.
- Bắt đầu mỗi phần bằng câu chốt. Rồi viết các câu chứng minh nó. Khi bí, đọc lại câu chốt.
- Đặt độ dài cho từng phần. Báo cáo tám trang, sáu phần: mỗi phần khoảng một–một trang rưỡi. Phần nào viết quá dài, đó là phần nên cắt khi sửa.
Chặng 4: sửa theo ba lượt
Sửa một lượt cho mọi thứ là lại ôm đồm. Ba lượt, mỗi lượt soi một thứ:
- Lượt nội dung. Đọc cả bài, hỏi: mỗi phần có chứng minh được câu chốt không? Có đoạn nào thừa, lặp? Thứ tự phần có hợp lý không? Ở lượt này được cắt cả đoạn, chuyển chỗ cả phần.
- Lượt số liệu. Lấp mọi chỗ [đánh dấu]. Đối chiếu từng con số với nguồn. Một con số sai trong báo cáo làm người đọc nghi ngờ cả bản.
- Lượt câu chữ. Câu dài cắt đôi, chữ thừa bỏ, thuật ngữ thống nhất.
Nếu có thể, để bản nháp nghỉ ít nhất một đêm trước lượt nội dung. Đọc lại sau một giấc ngủ, chỗ dở hiện ra rõ hơn nhiều.
Xếp các chặng vào lịch
Chị Trâm có hạn nộp báo cáo vào thứ Sáu tuần sau, và chỉ có khoảng một–hai giờ mỗi ngày cho việc này vì vẫn phải đứng cửa hàng. Chị xếp:
| Ngày | Việc |
|---|---|
| Thứ Hai | Gom số liệu doanh thu, chi phí từ sổ và phần mềm bán hàng |
| Thứ Ba | Gom số liệu hàng tồn, hỏi ý kiến hai nhân viên về ca tối; lập dàn ý |
| Thứ Tư | Viết nháp phần Doanh thu và Chi phí |
| Thứ Năm | Viết nháp Hàng tồn và Nhân sự |
| Thứ Sáu | Viết nháp Đề xuất, rồi Tóm tắt |
| Thứ Bảy – Chủ nhật | Nghỉ, không đụng vào bản nháp |
| Thứ Hai | Sửa lượt nội dung |
| Thứ Ba | Sửa lượt số liệu và câu chữ |
| Thứ Tư | Trình bày, bảng biểu, soát chính tả |
| Thứ Năm | Dự phòng; nhờ một người đọc thử |
| Thứ Sáu | Gửi |
Mỗi ngày chỉ một mẩu, không ngày nào phải ngồi tới khuya. Ngày dự phòng thứ Năm gần như luôn được dùng tới.
Áp cho bài dài khác: bài luận, bài viết chuyên đề, bài phát biểu
Cùng năm chặng áp được cho mọi bài dài. Bài luận xin học bổng: tư liệu là những trải nghiệm của bạn, dàn ý là ba–bốn câu chuyện với câu chốt "điều này cho thấy gì về mình". Bài phát biểu đám cưới của em: tư liệu là kỷ niệm, dàn ý là mở – hai câu chuyện – lời chúc, mỗi phần một câu chốt. Bài dài cỡ đồ án, khoá luận kéo cả học kỳ thì cần thêm mốc kiểm và có bài riêng ở chuyên mục học sinh – sinh viên.
Câu hỏi thường gặp
Viết báo cáo dài nên bắt đầu từ đâu?
Bắt đầu bằng gom tư liệu và lập dàn ý, chưa viết câu nào. Dàn ý nên có một câu chốt cho mỗi phần, tức là câu người đọc cần nhớ nhất của phần đó. Khi các câu chốt ghép lại thành câu chuyện có lý, việc viết sẽ dễ hơn nhiều.
Có nên viết mở bài trước không?
Thường không cần. Mở bài hoặc phần tóm tắt dễ viết hơn khi đã xong các phần chính, vì lúc đó bạn biết chắc mình nói gì. Có thể viết phần dễ nhất trước để lấy đà.
Vì sao không nên sửa trong lúc viết nháp?
Vì viết và sửa là hai kiểu suy nghĩ khác nhau; làm cùng lúc dễ khiến bạn viết rồi xoá mãi không tiến. Viết nháp đủ nội dung trước, đánh dấu chỗ thiếu, rồi mới sửa ở một chặng riêng.
Sửa báo cáo thế nào cho hiệu quả?
Sửa theo ba lượt: lượt nội dung để cắt, gộp, đổi thứ tự; lượt số liệu để lấp chỗ thiếu và đối chiếu nguồn; lượt câu chữ để làm gọn câu. Nếu được, để bản nháp nghỉ một đêm trước khi sửa.
Một bản báo cáo tám trang nên chia thời gian thế nào?
Một cách chia gợi ý: khoảng một phần năm thời gian gom tư liệu, một phần mười lập dàn ý, khoảng một phần ba viết nháp, một phần tư sửa và phần còn lại trình bày, soát. Nên có ít nhất một ngày dự phòng trước hạn.
