Với việc kéo dài nhiều tuần, đặt mốc kiểm mỗi 1–2 tuần, và mỗi mốc phải là một thứ nhìn thấy được — "xong bảng nhập kho tháng 10, chạy thử được" — chứ không phải "xong 40%". Tới mốc, dành 15 phút trả lời ba câu: đã có thứ đó chưa, chậm bao nhiêu so với lịch, và tiếp tục, chỉnh hay cắt bớt. Mốc kiểm không để phạt mình, mà để phát hiện trễ khi còn sửa được.
Vì sao việc dài hay "gần xong" mãi
Ai từng làm một việc kéo dài vài tuần đều quen cảm giác này: tuần thứ ba thấy "chắc được một nửa", tuần thứ năm "chắc 80%", tuần thứ tám vẫn "gần xong rồi". Phần trăm ước bằng cảm giác rất dễ trôi, vì phần cuối của việc thường là phần lắt nhắt, khó, nhiều thứ chưa lường trước. Người làm phần mềm có câu đùa quen thuộc: 90% đầu của việc tốn 90% thời gian, và 10% còn lại tốn thêm 90% nữa.
Cách thoát là bỏ hẳn phần trăm cảm giác, thay bằng mốc cụ thể: một thứ có hoặc chưa có. Không có "gần có".
Đặt mốc thế nào cho đúng
Mốc là sản phẩm, không phải hoạt động
| Mốc kiểu hoạt động (khó kiểm) | Mốc kiểu sản phẩm (kiểm được) |
|---|---|
| Làm phần sổ sách | Bảng thu chi tháng 10 đã nhập đủ, khớp với tiền mặt trong két |
| Viết bài thuyết trình | Bản nháp 15 trang slide, đủ nội dung, chưa cần đẹp |
| Ôn chương 1–3 | Làm xong hai đề chương 1–3, đã chấm, đã chép lỗi sai |
| Dọn kho | Nửa trái kho trống sàn, đồ đã chia vào thùng có ghi chữ |
| Tìm hiểu nhà cung cấp | Bảng so sánh ba nơi, có giá, có điều kiện giao hàng |
Cột phải có một điểm chung: người khác nhìn vào cũng biết đã xong hay chưa. Đó là phép thử tốt nhất cho một mốc.
Cách nhau 1–2 tuần
Mốc thưa quá (mỗi tháng một lần) thì khi phát hiện trễ, đã trễ cả tháng. Mốc dày quá (mỗi ngày) thì thành quản lý vụn, mệt. Với việc kéo dài 4–12 tuần, một mốc mỗi 1–2 tuần là hợp lý. Mốc đầu tiên nên đến sớm — trong tuần đầu — vì nó cho biết ước lượng ban đầu có thực tế không.
Ngày cố định, gắn với lịch có sẵn
Đặt mốc vào một ngày cụ thể, tốt nhất cùng thứ mỗi tuần: "tối thứ Sáu". Gắn với thời điểm sẵn có — sau bữa tối thứ Sáu, sáng thứ Bảy trước khi đi chợ — để không phải nhớ.
Ví dụ: sáu tuần dựng lại sổ sách cho tiệm
Anh Quang phụ bố mẹ trông tiệm sửa xe máy ở Long An. Sổ sách ghi tay lộn xộn, không biết lãi lỗ từng tháng. Anh quyết dựng lại trong sáu tuần, làm buổi tối, mỗi tuần khoảng bốn buổi. Kết quả cuối cùng anh viết ra: "Có bảng thu chi theo ngày, bảng nhập phụ tùng, bảng tồn kho; cuối tháng ra được số lãi; bố mẹ tự nhập được".
| Mốc | Ngày kiểm | Thứ phải có |
|---|---|---|
| 1 | Cuối tuần 1 | Danh sách mọi khoản thu, khoản chi hay gặp, đã hỏi bố mẹ đủ |
| 2 | Cuối tuần 2 | Bảng thu chi theo ngày, đã nhập thử 7 ngày thật |
| 3 | Cuối tuần 3 | Bảng nhập phụ tùng, đã nhập các hoá đơn tháng này |
| 4 | Cuối tuần 4 | Bảng tồn kho, đã kiểm đếm thực tế một lần |
| 5 | Cuối tuần 5 | Bảng tổng cuối tháng ra số lãi, khớp với tiền thực |
| 6 | Cuối tuần 6 | Mẹ tự nhập một ngày không cần hỏi; có tờ hướng dẫn một trang |
Mười lăm phút ở mỗi mốc: ba câu hỏi
- Đã có thứ đó chưa? Có hoặc chưa. Nếu "gần có", ghi là chưa và ghi còn thiếu gì cụ thể.
- Chậm bao nhiêu? So với lịch. Chậm vài ngày ở mốc đầu là bình thường; chậm cả tuần ở mốc giữa là tín hiệu.
- Tiếp tục, chỉnh hay cắt? Chọn một, ghi lý do một dòng.
Tới mốc 3, anh Quang chưa xong: bảng nhập phụ tùng mới được một nửa vì hoá đơn của các mối hàng ghi rất khác nhau, mất nhiều thời gian đọc. Chậm khoảng một tuần. Anh chọn chỉnh: bảng phụ tùng chỉ ghi tên, số lượng, tiền — bỏ cột mã phụ tùng định làm ban đầu, vì bố mẹ không dùng tới. Nhờ cắt bớt, mốc 4 kịp.
Ba lựa chọn tại mốc, và khi nào chọn cái nào
| Tình trạng | Lựa chọn hợp | Làm gì |
|---|---|---|
| Đúng lịch hoặc chậm ít | Tiếp tục | Ghi bước kế tiếp cho tuần tới |
| Chậm một tuần, lý do rõ | Chỉnh | Đẩy các mốc sau, hoặc cắt phần không bắt buộc để giữ hạn |
| Chậm nhiều, lý do không rõ | Dừng lại xem xét | Hỏi: việc có bị chia sai không, có bước nào đang kẹt mà không thấy? |
| Việc không còn cần như lúc đầu | Cắt | Dừng hẳn, ghi lại đã làm được gì, giải phóng thời gian |
"Cắt" là lựa chọn ít người dám chọn, vì cảm thấy phí công đã bỏ ra. Nhưng thời gian đã bỏ ra không lấy lại được dù tiếp tục hay dừng; câu hỏi đúng chỉ là phần thời gian còn lại nên dùng vào đâu.
Ghi kết quả mốc ở đâu
Không cần công cụ gì phức tạp. Một trang cuối sổ hoặc một ghi chú trên điện thoại, mỗi mốc một dòng gồm bốn phần: ngày kiểm, có/chưa, chậm bao nhiêu, lựa chọn và lý do. Ví dụ: "15/11 — mốc 3 chưa — chậm 1 tuần — chỉnh: bỏ cột mã phụ tùng". Sau vài mốc, chính trang này cho bạn thấy một điều có ích cho những việc dài sau: mình thường chậm ở loại phần nào, và chậm khoảng bao nhiêu. Lần sau đặt mốc cho việc tương tự, bạn đã có số liệu của chính mình để chừa thời gian.
Cho người khác nhìn thấy mốc
Mốc kiểm có tác dụng hơn khi có một người khác biết. Không cần ai giám sát; chỉ cần một người bạn nói "tuần này mình sẽ xong bảng tồn kho". Với anh Quang, đó là bố: tối thứ Bảy anh cho bố xem bảng mới. Với học sinh làm bài dài, đó có thể là bạn cùng bàn hoặc thầy cô. Với người làm tại nhà, là vợ chồng hoặc một người bạn cùng làm tự do. Biết sẽ có người xem giúp bạn không tự lùi mốc trong im lặng.
Nhưng chọn người hiểu và tử tế. Một người hay chê bai có thể khiến bạn né cả mốc kiểm. Mục đích là có người cùng nhìn, không phải có người chấm điểm.
Đừng quên ghi nhận mốc đã qua
Việc dài nhiều tuần có một cái khó riêng: ít khi cảm thấy được "xong". Mỗi mốc đạt được là một lần nên dừng lại một chút — gạch hẳn dòng đó, kể với người nhà, nghỉ một buổi tối không làm gì thêm. Điều này không phải sến; nó giữ sức cho những tuần sau. Một việc dài sáu tuần mà không có lúc nào thấy mình đã đi được một đoạn sẽ rất dễ bỏ giữa chừng.
Câu hỏi thường gặp
Mốc kiểm (milestone) là gì?
Là những điểm giữa chừng của một việc dài, ở đó có một sản phẩm cụ thể phải xong và bạn dừng lại kiểm tiến độ. Mốc tốt là thứ người khác nhìn vào cũng biết đã xong hay chưa, như một bảng đã nhập đủ hay một bản nháp đủ trang.
Nên đặt mốc cách nhau bao lâu?
Với việc kéo dài 4–12 tuần, khoảng 1–2 tuần một mốc là hợp lý. Mốc đầu tiên nên đến sớm, trong tuần đầu, để biết ước lượng ban đầu có thực tế không.
Vì sao không nên đo tiến độ bằng phần trăm?
Vì phần trăm ước bằng cảm giác rất dễ trôi, và phần cuối của việc thường là phần khó, lắt nhắt, chưa lường trước. Một việc có thể ở mức gần xong rất lâu. Mốc có hoặc chưa có thì không trôi được.
Tới mốc mà chậm thì làm gì?
Nếu chậm ít thì tiếp tục. Nếu chậm khoảng một tuần với lý do rõ thì chỉnh, hoặc đẩy mốc sau hoặc cắt phần không bắt buộc. Nếu chậm nhiều mà không rõ vì sao, dừng lại xem việc có bị chia sai không.
Có nên bỏ dở việc giữa chừng không?
Nếu việc không còn cần như lúc đầu, dừng là lựa chọn hợp lý. Thời gian đã bỏ ra không lấy lại được dù tiếp tục hay không; điều cần cân nhắc là thời gian còn lại nên dùng vào đâu.
