Quy tắc 5 phút là cam kết với mình: chỉ làm việc đang bị dời trong đúng 5 phút, hết 5 phút được phép dừng. Vì cái khó nhất của trì hoãn thường nằm ở lúc bắt đầu, hạ ngưỡng bắt đầu xuống còn 5 phút làm cho việc bớt đáng sợ. Nhiều lần, sau 5 phút mình sẽ muốn làm tiếp; nếu không muốn, dừng vẫn là được, và mình vẫn có thêm 5 phút việc đã làm.
Vì sao 5 phút lại có ích
Quy tắc này không gắn với một nhà nghiên cứu hay một cuốn sách cụ thể; nó là mẹo được nhiều người dùng, có nhiều tên gọi khác nhau ("chỉ làm một chút", "đặt chân vào cửa"). Lý do nó có ích thì khớp với những gì nghiên cứu về trì hoãn đã nói:
- Trì hoãn thường là né cảm giác khó chịu ở lúc bắt đầu. Năm phút là khoảng thời gian đủ ngắn để mình chịu được cảm giác đó.
- Bắt đầu rồi thì việc đổi hình dạng. Trước khi làm, việc là một khối mơ hồ, nặng nề. Sau 5 phút, nó đã có một chút hình hài: một đoạn văn, một bảng số liệu, một ngăn tủ sạch. Thứ cụ thể ít đáng sợ hơn thứ tưởng tượng.
- Có lối thoát được phép. Biết chắc mình được dừng sau 5 phút làm giảm áp lực. Ép "phải làm xong" lại khiến mình né lâu hơn.
Có người nhắc tới "hiệu ứng Zeigarnik" (việc dở dang dễ được nhớ hơn) để giải thích vì sao bắt đầu rồi thì muốn làm tiếp. Tuy nhiên, các nghiên cứu lặp lại hiệu ứng này cho kết quả không đều, nên đừng coi đó là bằng chứng chắc. Cứ thử và tự quan sát là đủ.
Cách làm đúng: bốn bước
- Chọn đúng một việc đang bị dời. Không chọn ba việc.
- Chọn đúng bước mở đầu cho 5 phút đó, bắt đầu bằng động từ: "mở file và viết tiêu đề các mục", "lấy hết quần áo trong tủ ra giường".
- Đặt hẹn giờ 5 phút trên điện thoại hoặc đồng hồ bếp, rồi úp điện thoại xuống.
- Khi chuông reo, hỏi mình một câu: "làm tiếp hay dừng?" Cả hai câu trả lời đều đúng.
Bước 4 là chỗ nhiều người làm sai. Nếu tự nhủ "5 phút thôi" nhưng thật ra định ép mình làm tiếp, não sẽ nhận ra mẹo đó sau vài lần, và cảm giác ngại lại quay về. Lời hứa "được dừng" phải là thật.
Bảng: bước mở đầu 5 phút cho các việc hay bị dời
| Việc hay bị dời | Bước 5 phút đầu tiên |
|---|---|
| Viết báo cáo tháng | Mở file mẫu tháng trước, đổi ngày tháng, gõ tên các mục |
| Ôn một chương Sinh học | Đọc lại mục lục chương, chép năm khái niệm in đậm ra giấy |
| Dọn tủ quần áo | Lấy hết đồ ở một ngăn ra, gấp lại những thứ mặc trong tuần này |
| Trả lời email khó của khách | Viết câu chào và một câu tóm vấn đề khách hỏi, chưa cần trả lời |
| Làm hồ sơ xin việc | Mở CV cũ, sửa phần thông tin liên hệ và vị trí hiện tại |
| Tập thể dục ở nhà | Thay đồ tập và giãn cơ 5 phút |
| Học từ vựng tiếng Anh | Đọc to mười từ của bài hôm trước |
| Đặt lịch khám răng | Tìm số điện thoại phòng khám, ghi vào lịch giờ sẽ gọi |
Để ý: bước mở đầu nên xong được trong 5 phút. Nếu "viết phần mở bài" mất 20 phút, hãy thu nhỏ còn "viết câu đầu tiên của phần mở bài".
Khi nào quy tắc 5 phút không hợp
- Việc cần khởi động lâu. Một số việc như sơn tường, nấu một nồi lớn, đi tới phòng tập xa nhà thì 5 phút chỉ đủ chuẩn bị. Với những việc này, đổi thành "chuẩn bị đủ đồ trong 5 phút" hoặc dùng mốc 15 phút.
- Mình đang thật sự kiệt sức. Nếu mệt vì thiếu ngủ hay sau một ngày quá dài, ép thêm 5 phút có thể không đáng. Lúc đó đi ngủ là lựa chọn đúng; hẹn lại vào giờ mình tỉnh.
- Việc cần ngồi liền mạch. Một bài kiểm tra có giờ, một cuộc họp trực tuyến không dừng giữa chừng được. Quy tắc 5 phút dùng cho phần chuẩn bị trước đó.
- Mình dùng nó để né việc chính. Năm phút cho mười việc vặt khác nhau trong buổi sáng là cách trì hoãn có vẻ chăm. Mỗi lượt 5 phút nên dành cho việc mình đang né nhất.
Ví dụ một buổi sáng có quy tắc 5 phút
Chị Hà làm nhân sự ở một công ty tại TP.HCM, phải viết bản mô tả công việc cho ba vị trí mới, hạn chiều thứ Sáu. Đã sang thứ Tư, chị vẫn chưa mở file. Sáng thứ Tư:
- 8h15: tới công ty, pha cà phê. Chị tự nhủ: "Chỉ 5 phút cho bản mô tả thứ nhất, chuông reo là dừng."
- 8h20: hẹn giờ. Bước đầu tiên: mở bản mô tả cũ của một vị trí tương tự, sao chép sang file mới, đổi tên vị trí.
- 8h25: chuông reo. File đã có khung. Chị thấy phần "nhiệm vụ chính" dễ viết hơn mình tưởng, làm tiếp thêm 25 phút.
- 8h50: xong nháp vị trí thứ nhất. Chị dừng lại, trả lời tin nhóm, rồi hẹn chiều làm thêm 5 phút cho vị trí thứ hai.
Không có gì kịch tính. Chỉ là bước vào việc đã đỡ ngại hơn nhiều so với hai ngày trước.
Kết hợp với cách khác
Với câu "nếu… thì…"
Quy tắc 5 phút hợp với một tín hiệu cố định: "Nếu vừa ngồi vào bàn sau bữa trưa thì mình làm 5 phút cho việc khó nhất". Gắn vào tín hiệu giúp nó tự bật lên, không phải tự nhớ.
Với danh sách việc
Khi viết danh sách việc buổi sáng, bên cạnh việc mình hay dời, ghi luôn bước 5 phút đầu tiên. Lúc tới giờ làm, không phải nghĩ lại.
Với khối thời gian dài hơn
Nếu sau 5 phút mình muốn làm tiếp, có thể chuyển sang một khối làm việc dài hơn, như một lượt Pomodoro 25 phút (xem danh mục Pomodoro & khối thời gian). Năm phút là cửa vào, không phải toàn bộ ngày làm việc.
Góc nhìn hôm nay: thử với một việc trước 10 giờ sáng mai
Chọn việc mình đã dời lâu nhất. Ghi bước 5 phút đầu tiên ra giấy ngay tối nay. Sáng mai, trước 10h, hẹn giờ 5 phút và làm. Khi chuông reo, thật lòng cho phép mình dừng. Ghi lại: hôm đó mình dừng hay làm tiếp? Sau một tuần, nhìn lại các lần: phần lớn trường hợp, chỉ riêng việc đã bắt đầu đã khiến việc đó bớt đè nặng trong đầu, dù mình dừng hay không.
Nếu đã thử nhiều lần mà gần như mọi việc đều không thể bắt đầu, kể cả việc mình thích, và tình trạng kéo dài nhiều tuần, đó có thể không phải chuyện mẹo nữa. Bài cuối của danh mục này nói về khi nào nên tìm bác sĩ hoặc chuyên gia tâm lý.
Câu hỏi thường gặp
Quy tắc 5 phút là gì?
Quy tắc 5 phút là chỉ làm việc đang bị dời trong 5 phút, sau đó được phép dừng. Nó hạ thấp rào cản lúc bắt đầu, vốn là chỗ khó nhất của trì hoãn. Sau 5 phút, nhiều người thấy việc dễ hơn tưởng và muốn làm tiếp.
Hết 5 phút có bắt buộc làm tiếp không?
Không. Lời hứa được dừng phải là thật thì quy tắc mới có tác dụng lâu dài. Nếu lần nào cũng ép mình làm tiếp, cảm giác ngại sẽ quay lại vì não nhận ra đó chỉ là mẹo.
Nên làm gì trong 5 phút đầu tiên?
Chọn một bước có động từ và xong được trong 5 phút, như mở file mẫu và gõ tên các mục, hay lấy đồ ra khỏi một ngăn tủ. Nếu bước đó cần lâu hơn, chia nhỏ tiếp cho vừa 5 phút.
Quy tắc 5 phút có hợp với mọi việc không?
Không hẳn. Việc cần khởi động lâu như sơn tường hay đi tới phòng tập xa thì 5 phút chỉ đủ chuẩn bị. Khi đang kiệt sức thật sự, đi ngủ có thể là lựa chọn đúng hơn.
Quy tắc 5 phút khác Pomodoro thế nào?
Quy tắc 5 phút dùng để vượt lúc bắt đầu một việc đang bị né, còn Pomodoro là nhịp làm việc có thời lượng cố định xen nghỉ ngắn. Có thể dùng 5 phút làm cửa vào, rồi chuyển sang các khối làm việc dài hơn nếu thấy ổn.
