Xem tin nhắn theo giờ nghĩa là chọn sẵn vài mốc trong ngày để mở và trả lời tin một lượt, còn giữa các mốc thì không mở, trừ cuộc gọi. Phần lớn tin nhắn chờ được một hai tiếng mà không ai thiệt gì. Đổi lại, mình có những khoảng làm việc liền mạch, và việc trả lời cũng nhanh hơn vì làm một mạch thay vì nhảy vào nhảy ra hàng chục lần.
Mỗi ngày mình mở tin nhắn bao nhiêu lần
Trước khi đổi, nên biết mình đang ở đâu. Nhiều điện thoại có mục thống kê thời gian sử dụng, cho biết số lần mở máy và số thông báo nhận được mỗi ngày. Nếu máy không có, có thể đếm tay trong một buổi sáng: mỗi lần mở ứng dụng nhắn tin, gạch một vạch trên giấy.
Nhiều người ngạc nhiên khi đếm. Một buổi sáng bốn tiếng có thể có ba bốn chục lần mở tin, phần lớn là vô thức: tay cầm máy, mở ra, lướt, đóng lại, không trả lời gì. Mỗi lần như vậy là một lần chuyển việc, có chi phí riêng (xem bài về đa nhiệm trong danh mục này).
Chọn mốc xem tin: ba kiểu nhịp
| Nhịp | Mốc xem tin gợi ý | Hợp với ai |
|---|---|---|
| Thưa (4–5 lần/ngày) | 8h, 10h30, 13h30, 16h, 19h | Người làm việc cần tập trung lâu: viết, thiết kế, phân tích số liệu, lập trình, sinh viên ôn thi |
| Vừa (mỗi giờ một lần) | Phút thứ 50 mỗi giờ, xem trong 5–10 phút | Nhân viên văn phòng phải phối hợp nhiều với người khác |
| Dày (mỗi 20–30 phút) | Sau mỗi khối việc ngắn | Người làm chăm sóc khách hàng, bán hàng qua tin nhắn, điều phối |
Không có nhịp đúng cho mọi người. Ngay cả nhịp dày vẫn tốt hơn nhiều so với mở máy mỗi khi có tiếng báo, vì giữa các mốc mình có 20–30 phút trọn vẹn.
Cách làm trong một tuần đầu
Ngày 1–2: tắt tiếng, chưa đổi nhịp
Tắt âm thanh và hiển thị trên màn hình khoá cho các ứng dụng nhắn tin, trừ tin từ vài người thân quan trọng. Vẫn xem tin như cũ, chỉ là không có tiếng báo kéo mình đi.
Ngày 3–4: thử hai khối không xem tin
Chọn hai khối 60 phút trong ngày (ví dụ 8h–9h và 14h–15h), không mở tin trong hai khối đó. Ngoài khối thì xem như bình thường.
Ngày 5–7: chuyển sang mốc cố định
Chọn nhịp phù hợp ở bảng trên, ghi các mốc vào giấy dán cạnh màn hình. Đặt lời nhắc nếu sợ quên. Tới mốc thì mở, trả lời một lượt, đóng lại.
Một lượt xem tin nên làm gì
Mỗi lượt xem tin, làm theo thứ tự để không bị cuốn đi:
- Lướt qua tất cả, chưa trả lời. Đánh dấu tin cần hồi đáp.
- Trả lời ngay những tin trả lời được dưới hai phút.
- Tin cần nghĩ lâu hơn: trả lời ngắn "mình nhận rồi, chiều nay mình gửi" và ghi vào danh sách việc.
- Đóng ứng dụng. Không lướt thêm sang mạng xã hội.
Bước 3 giúp người nhắn yên tâm là mình đã đọc, mà không phải bỏ dở việc chính để làm ngay việc của họ. Quy tắc hai phút (từ sách Getting Things Done của David Allen, 2001) dùng rất hợp ở bước 2.
Báo cho người khác thế nào
Đổi nhịp xem tin dễ hơn nhiều khi người xung quanh biết. Vài câu mẫu:
- Với đồng nghiệp: "Dạo này buổi sáng em tập trung làm số liệu, em xem tin lúc 10h30 và 13h30. Việc gấp anh chị gọi em nhé."
- Với gia đình: "Trong giờ làm em không xem tin thường xuyên, có việc gấp thì gọi điện cho em."
- Với nhóm học: "Tối nay mình ôn tới 21h, 21h mình vào nhóm trả lời."
Lời dặn "việc gấp thì gọi" rất quan trọng. Nó cho người khác một kênh khẩn, và cho mình sự yên tâm rằng mình sẽ không bỏ lỡ chuyện lớn.
Nỗi lo hay gặp và cách xử lý
| Nỗi lo | Thực tế thường thấy | Cách xử lý |
|---|---|---|
| "Sếp nhắn mà mình trả lời chậm thì bị đánh giá" | Phần lớn tin sếp nhắn không cần trả lời trong vài phút | Đặt sếp trực tiếp vào danh sách được báo; hỏi thẳng sếp mong phản hồi trong bao lâu |
| "Nhỡ ở trường con có chuyện" | Trường thường gọi điện khi gấp | Lưu số của trường và cô chủ nhiệm vào danh sách luôn đổ chuông |
| "Bạn bè nghĩ mình lơ là" | Bạn bè hầu như không để ý trễ một hai tiếng | Trả lời đầy đủ ở mốc xem tin; nói rõ thói quen mới nếu cần |
| "Không xem thì cứ thấy bồn chồn" | Cảm giác này giảm sau vài ngày tới vài tuần | Để máy xa tay; khi muốn mở, ghi ra giấy giờ của mốc tiếp theo |
Ví dụ ngày làm việc của một người đi làm
Chị Ngọc, nhân viên marketing ở TP.HCM, chọn nhịp mỗi giờ một lần. Một ngày của chị:
- 7h45: trên xe buýt, xem tin một lượt, trả lời nhóm gia đình về việc đón con.
- 8h30–9h50: viết kế hoạch nội dung tuần, điện thoại trong túi xách.
- 9h50–10h: xem tin, trả lời hai đồng nghiệp, ghi một việc vào danh sách.
- 10h–10h50: họp với nhóm, máy úp.
- 10h50–11h: xem tin.
- 11h–11h50: sửa bài viết.
- 12h–13h: ăn trưa, xem tin thoải mái, nghỉ.
Tổng thời gian chị dùng cho tin nhắn không giảm nhiều, nhưng nó gom lại thành những lượt ngắn, thay vì rải đều khắp buổi.
Buổi tối và cuối tuần
Xem tin theo giờ không chỉ cho giờ làm. Buổi tối, có thể chọn một mốc như 21h để xem tin công việc lần cuối, sau đó tắt thông báo nhóm công việc tới sáng. Cuối tuần, một số người chọn chỉ xem tin công việc một lần vào sáng Chủ nhật, hoặc không xem. Chuyện tách công việc khỏi giờ nghỉ, cuối tuần được bàn nhiều hơn ở site về nghỉ ngơi trong cùng hệ.
Góc nhìn hôm nay: viết ra các mốc của mình
Lấy một tờ giấy nhỏ. Viết bốn hoặc năm giờ mình sẽ xem tin ngày mai. Dán cạnh màn hình hoặc kẹp vào sổ. Gửi một tin cho người hay nhắn mình nhất: "Mai mình thử xem tin theo giờ, có gì gấp gọi mình nhé." Cuối ngày mai, đếm số lần mình đã mở tin ngoài mốc. Không cần bằng không; ít hơn hôm nay là đủ.
Câu hỏi thường gặp
Xem tin nhắn theo giờ là gì?
Là chọn sẵn vài mốc trong ngày để mở và trả lời tin nhắn một lượt, còn giữa các mốc thì không mở trừ cuộc gọi. Cách này cho mình những khoảng làm việc liền mạch và trả lời tin cũng gọn hơn.
Nên xem tin nhắn bao nhiêu lần một ngày?
Tuỳ công việc. Người cần tập trung lâu có thể xem 4–5 lần một ngày, người phối hợp nhiều có thể xem mỗi giờ một lần, người làm chăm sóc khách hàng có thể xem mỗi 20–30 phút. Điều quan trọng là mình chọn nhịp, không để từng tiếng báo quyết định.
Trả lời tin nhắn chậm có bị đánh giá không?
Phần lớn tin nhắn không cần trả lời trong vài phút. Nếu lo, hãy hỏi thẳng sếp hoặc đồng nghiệp họ mong phản hồi trong bao lâu, và dặn mọi người việc gấp thì gọi điện. Đặt sếp trực tiếp vào danh sách luôn được báo cũng giúp yên tâm hơn.
Một lượt xem tin nên làm gì?
Lướt qua tất cả trước, trả lời ngay tin nào xong dưới hai phút, tin cần nghĩ lâu thì trả lời ngắn là đã nhận và ghi vào danh sách việc, rồi đóng ứng dụng. Không lướt thêm sang mạng xã hội.
Không xem tin nhắn thường xuyên thấy bồn chồn thì làm sao?
Cảm giác này thường giảm sau vài ngày tới vài tuần. Để máy xa tay, và mỗi khi muốn mở thì ghi ra giấy giờ của mốc xem tin tiếp theo. Bắt đầu với hai khối 60 phút không xem tin rồi mới mở rộng.
