Phương pháp Ivy Lee là cách lên kế hoạch ngày rất ngắn gọn: cuối mỗi ngày, viết ra sáu việc quan trọng nhất cần làm ngày mai, xếp theo thứ tự quan trọng; hôm sau làm từ việc số một, xong hẳn mới sang việc số hai; việc chưa xong thì chuyển vào danh sách sáu việc của ngày kế tiếp. Chỉ có bốn luật, không cần công cụ gì ngoài một tờ giấy. Sức mạnh của nó nằm ở hai điểm: quyết định thứ tự từ tối hôm trước, và làm từng việc một đến cùng.
Giai thoại Ivy Lee và Charles Schwab
Ivy Ledbetter Lee là một chuyên gia quan hệ công chúng người Mỹ đầu thế kỷ 20. Câu chuyện thường được kể: Charles M. Schwab, người đứng đầu công ty thép Bethlehem Steel, muốn các quản lý của mình làm việc hiệu quả hơn và mời Lee đến tư vấn. Lee xin mười lăm phút với từng người, đưa cho họ bốn luật kể trên, và nói Schwab cứ dùng thử, thấy giá trị bao nhiêu thì trả bấy nhiêu. Vài tháng sau, theo chuyện kể, Schwab gửi cho Lee một tấm séc lớn.
Cần nói rõ: đây là giai thoại. Chi tiết số tiền trên tấm séc và mốc năm cụ thể khác nhau tuỳ người kể, và chủ yếu được truyền miệng qua sách kinh doanh về sau. Không nên coi đó là bằng chứng phương pháp có hiệu quả. Phương pháp đáng thử vì bản thân nó hợp lý và dễ làm, không phải vì tấm séc.
Bốn luật, viết lại cho ngày hôm nay
- Cuối ngày làm việc, viết sáu việc quan trọng nhất của ngày mai. Không hơn sáu.
- Xếp sáu việc theo thứ tự quan trọng thật sự, số một là việc quan trọng nhất.
- Sáng hôm sau, chỉ tập trung vào việc số một. Làm xong mới sang việc số hai, và cứ thế.
- Cuối ngày, chuyển việc chưa xong sang danh sách sáu việc mới cho ngày kế tiếp. Lặp lại mỗi ngày làm việc.
Phương pháp này khác với ba việc quan trọng hay 1-3-5 ở chỗ thứ tự là cứng. Không được nhảy sang việc số bốn vì nó dễ hơn. Việc số một chưa xong thì chưa có việc số hai.
Vì sao "làm từng việc đến xong" lại hiệu quả
Khi danh sách có thứ tự cứng, ta không phải tự hỏi "giờ làm gì?" sau mỗi việc. Câu hỏi đó, lặp lại hàng chục lần một ngày, là chỗ thời gian và sức chú ý rò rỉ: mỗi lần hỏi là một lần mở điện thoại "xem một chút", một lần chọn việc dễ thay vì việc đúng.
Làm từng việc một cũng tránh được chi phí chuyển việc. Các thí nghiệm tâm lý từ lâu đã ghi nhận rằng chuyển qua lại giữa các việc làm ta chậm hơn và dễ sai hơn so với làm liền một việc. Ivy Lee, dù có thật như chuyện kể hay không, đã chạm đúng vào điểm này từ trước khi có những nghiên cứu đó.
Cuối cùng, việc viết danh sách vào cuối ngày giúp đóng ngày lại. Bạn rời bàn làm việc khi đã biết sáng mai bắt đầu từ đâu.
Ví dụ: hai ngày của một nhà thiết kế đồ hoạ
Chị Hoa làm thiết kế đồ hoạ ở một công ty quảng cáo nhỏ. Lúc 17 giờ 15 thứ Hai, chị viết sáu việc cho thứ Ba:
- Hoàn thiện ba phương án bao bì cho khách hàng trà, gửi trước 14 giờ
- Sửa bộ ảnh quảng cáo theo góp ý của khách hàng sữa chua
- Viết bản mô tả ý tưởng cho dự án mới
- Kiểm tra file in của tờ rơi trước khi gửi nhà in
- Gọi nhà in hỏi lịch giao hàng
- Đặt lịch khám răng định kỳ
Thứ Ba, chị làm việc 1 đến 12 giờ 30, xong. Chiều làm việc 2, xong lúc 15 giờ 30. Việc 3 làm được một nửa thì hết giờ. Việc 4, 5, 6 chưa động tới.
17 giờ, chị viết danh sách thứ Tư: việc 3 (phần còn lại) lên số một; việc 4 thành số hai vì nhà in cần file trong tuần; việc 5 gom vào việc 4; thêm hai việc mới; việc 6 đặt lịch khám răng giữ lại số sáu. Một việc trong danh sách cũ, "xem lại portfolio cá nhân", bị chị bỏ hẳn vì đã chuyển ba ngày liền mà vẫn không cần.
Khi việc số một bị chặn
Thực tế không gọn như bốn luật. Có lúc việc số một không làm tiếp được vì đang chờ người khác: chờ khách gửi số liệu, chờ sếp duyệt. Lúc đó:
- Làm đến chỗ bị chặn rồi ghi rõ đang chờ gì, ví dụ "chờ khách gửi logo bản vector".
- Gửi lời nhắc cho người đang giữ việc, nếu cần.
- Sang việc số hai. Khi việc số một được gỡ, quay lại ngay.
Đây không phải phá luật. Luật "không nhảy việc" là để chống việc chọn việc dễ, không phải để ngồi chờ.
Sáu việc có nhiều quá không?
Với nhiều người hiện nay, sáu việc quan trọng một ngày là nhiều. Nếu bạn thấy ngày nào cũng chỉ làm được hai, ba việc đầu, đó không phải dấu hiệu thất bại. Ivy Lee không yêu cầu làm hết sáu; ông chỉ yêu cầu làm theo thứ tự. Việc số năm, số sáu như một hàng chờ, có thì làm.
Tuy vậy, nếu cả tuần việc số sáu không bao giờ được động tới, có thể giảm xuống bốn hoặc năm. Danh sách ngắn hơn mà đều xong cho cảm giác tốt hơn danh sách dài luôn dang dở.
So sánh nhanh với các cách chọn việc khác
| Phương pháp | Số việc | Thứ tự | Viết khi nào | Hợp với |
|---|---|---|---|---|
| Ivy Lee | 6 | Cứng, làm lần lượt | Cuối ngày hôm trước | Người hay nhảy việc, hay bị cuốn vào việc dễ |
| Ba việc quan trọng nhất | 3 | Mềm | Tối hoặc sáng | Người cần giữ hướng cho ngày nhiều việc vặt |
| Ăn con ếch | 1 | Việc khó nhất làm đầu tiên | Tối hôm trước | Người hay dời việc khó |
| 1-3-5 | 9 | Theo cỡ việc | Tối hoặc sáng | Người hay ước sai cỡ việc |
Ivy Lee cho sinh viên và người làm tại nhà
Phương pháp này đặc biệt hợp với người không có ai sắp lịch cho mình: sinh viên mùa làm đồ án, người làm tự do, người làm tại nhà. Không có sếp đi ngang, không có giờ họp cố định, ngày rất dễ trôi theo việc nào nảy ra trước. Sáu việc xếp từ tối hôm trước là một khung đủ chắc. Sinh viên có thể dùng thẻ giấy nhỏ, đúng như cách kể trong giai thoại, kẹp vào giáo trình; người làm tại nhà dán ở cạnh màn hình. Khi xong việc số một trước giờ ăn trưa, buổi chiều đã nhẹ hơn rất nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Phương pháp Ivy Lee là gì?
Đó là cách lên kế hoạch gồm bốn luật: cuối ngày viết sáu việc quan trọng nhất cho ngày mai, xếp theo thứ tự quan trọng, hôm sau làm lần lượt từ việc số một đến xong, việc chưa xong chuyển sang danh sách của ngày kế tiếp.
Câu chuyện Ivy Lee và Charles Schwab có thật không?
Đây là giai thoại về Ivy Lee và Charles Schwab của công ty Bethlehem Steel đầu thế kỷ 20. Chi tiết số tiền và mốc năm khác nhau tuỳ người kể, chủ yếu truyền miệng qua sách kinh doanh, nên không nên coi là bằng chứng.
Vì sao phải làm xong việc số một mới sang việc số hai?
Thứ tự cứng giúp không phải quyết định lại sau mỗi việc và tránh xu hướng chọn việc dễ. Làm liền một việc cũng tránh được chi phí chuyển việc, vốn làm chậm và dễ sai hơn.
Không làm hết sáu việc thì sao?
Không sao. Phương pháp không đòi làm hết, chỉ đòi làm theo thứ tự. Việc chưa xong chuyển sang danh sách ngày mai. Nếu việc cuối danh sách thường không được động tới, có thể giảm xuống bốn hoặc năm việc.
Việc số một đang phải chờ người khác thì làm gì?
Làm đến chỗ bị chặn, ghi rõ đang chờ gì, nhắc người đang giữ việc nếu cần, rồi sang việc số hai. Khi việc số một được gỡ thì quay lại ngay.
