Lên kế hoạch ngày trong 10 phút là bốn bước theo thứ tự: chép các giờ đã cố định (họp, đón con, học), chọn một tới ba việc chính, ước giờ cho từng việc rồi đặt chúng vào khoảng trống, và chừa một phần ba thời gian cho việc phát sinh. Kết quả là một trang giấy nhỏ, nhìn vào là biết giờ này nên làm gì, không phải một danh sách dài mà cuối ngày còn nguyên.
Mười phút có thể nằm ở đầu buổi sáng hoặc cuối ngày hôm trước. Nhiều người thấy làm vào cuối ngày dễ hơn, vì lúc đó còn nhớ rõ việc dở dang. Bài này mô tả mẫu bốn bước, một ví dụ điền thật, và những lỗi làm kế hoạch vỡ trước 10 giờ sáng.
Vì sao cần một kế hoạch ngày, không chỉ danh sách việc
Danh sách việc nói làm gì. Kế hoạch ngày nói thêm làm lúc nào và bao lâu. Khác biệt đó nghe nhỏ nhưng quyết định: một danh sách mười hai việc không cho biết là chỉ có bốn tiếng trống trong ngày. Khi đặt việc vào giờ, bạn thấy ngay chỗ quá tải và phải chọn từ sáng thay vì phát hiện lúc 17 giờ.
Kế hoạch ngày cũng không phải lịch đặt kín từng phút. Nó là khung xương: vài khối giờ cho việc chính, các mốc cố định, và khoảng đệm. Phần chi tiết cách chặn khối thời gian trên lịch tuần nằm ở danh mục "Pomodoro & khối thời gian"; ở đây chỉ bàn phiên bản cho một ngày, làm nhanh bằng giấy hoặc ghi chú điện thoại.
Mẫu bốn bước
Bước 1 – Chép giờ cố định (2 phút)
Mở lịch và chép những gì không thể dời: cuộc họp 9 giờ, buổi hẹn khám răng 15 giờ 30, giờ đón con 17 giờ, lớp học buổi tối. Ghi cả thời gian di chuyển nếu đáng kể. Bước này cho biết ngày thật sự còn bao nhiêu giờ trống.
Bước 2 – Chọn một tới ba việc chính (3 phút)
Nhìn danh sách việc hiện có và hỏi: "Cuối ngày, xong việc nào thì mình thấy ngày hôm nay đáng?" Chọn tối đa ba. Nếu ngày kín họp, chọn một. Cách chọn việc ưu tiên có nhiều công cụ riêng (ma trận Eisenhower, quy tắc 1-3-5, ăn con ếch) được viết kỹ trong danh mục "Chọn việc ưu tiên"; bước này chỉ cần kết quả cuối cùng.
Bước 3 – Ước giờ và đặt vào khoảng trống (3 phút)
Ghi bên cạnh mỗi việc chính một con số: cần bao lâu. Sau đó đặt nó vào một khoảng trống cụ thể trên ngày. Việc cần đầu óc tỉnh táo đặt vào khung giờ bạn tỉnh nhất (có bài riêng trong danh mục này). Việc nhỏ, việc vặt gom lại thành một khối ngắn, ví dụ 30 phút sau giờ nghỉ trưa.
Bước 4 – Chừa khoảng đệm và viết "nếu dư giờ" (2 phút)
Một ngày làm việc tám tiếng hiếm khi có tám tiếng làm việc theo kế hoạch. Có tin nhắn gấp, đồng nghiệp hỏi, máy in hỏng. Hãy để trống khoảng một phần ba thời gian. Cuối trang, ghi hai ba việc "nếu dư giờ thì làm" để không phải nghĩ khi có khoảng trống bất ngờ.
Ví dụ một trang kế hoạch thật
Chị Thảo làm kế toán ở một công ty thương mại, đi làm 8 giờ, tan 17 giờ, chiều thứ Năm đón con học thêm lúc 17 giờ 30. Đây là trang kế hoạch chị viết tối thứ Tư:
| Giờ | Việc | Ghi chú |
|---|---|---|
| 8:00–8:20 | Đọc email, tin nhắn, trả lời cái gấp | Chỉ trả lời việc trong hôm nay |
| 8:20–10:00 | Việc chính 1: đối chiếu công nợ khách hàng tháng 10 | Ước 1 giờ 30, tắt nhóm chat |
| 10:00–10:15 | Nghỉ, đi lại, uống nước | |
| 10:15–11:00 | Họp giao ban phòng | Cố định |
| 11:00–12:00 | Khoảng đệm | Việc phát sinh sau họp |
| 13:30–14:30 | Việc chính 2: lập đề nghị thanh toán cho ba nhà cung cấp | Ước 45 phút |
| 14:30–15:00 | Gom việc vặt: gọi ngân hàng, ký chứng từ, gửi bưu phẩm | |
| 15:00–16:30 | Khoảng đệm | |
| 16:30–17:00 | Kết thúc ngày: ghi việc dở, viết kế hoạch thứ Sáu |
Nếu dư giờ: dọn thư mục chứng từ quý III; đọc thông báo mới về hoá đơn điện tử.
Để ý vài điểm: chị chỉ có hai việc chính, dù danh sách việc dài hơn mười dòng. Hai khoảng đệm cộng lại hai tiếng rưỡi. Việc khó nhất được đặt ngay đầu ngày, trước cuộc họp, khi chưa bị kéo vào chuyện khác.
Năm lỗi làm kế hoạch vỡ sớm
- Kín từng phút: kế hoạch không có khoảng trống sẽ vỡ ở việc phát sinh đầu tiên, rồi bị bỏ cả ngày.
- Ước giờ theo trường hợp đẹp nhất: người ta có xu hướng ước thời gian ngắn hơn thực tế, kể cả với việc từng làm nhiều lần; hiện tượng này được Kahneman và Tversky gọi là ảo tưởng kế hoạch (planning fallacy) từ năm 1979. Cách gỡ đơn giản: lấy con số đầu tiên nghĩ ra rồi nhân thêm khoảng một phần rưỡi.
- Chọn quá ba việc chính: năm việc "chính" nghĩa là không việc nào chính.
- Không viết việc ở dạng làm được ngay: "báo cáo" là một chủ đề, "viết phần số liệu doanh thu của báo cáo tháng" mới là việc. Chữ mở đầu nên là một động từ.
- Bỏ qua giờ cố định: quên cuộc họp lúc 14 giờ là kế hoạch sai từ đầu. Luôn bắt đầu bằng bước 1.
Khi kế hoạch vỡ giữa ngày
Kế hoạch là để đổi. Khi một việc gấp chen vào (khách hàng gọi, sếp giao việc phải xong trong buổi), đừng xé trang. Dùng hai phút: gạch việc đã xong, dời việc chính chưa làm sang khoảng đệm còn lại, và nếu không còn chỗ thì ghi nó vào đầu kế hoạch ngày mai. Cách xếp lại ưu tiên khi kế hoạch vỡ có bài riêng; điều cần nhớ ở đây là kế hoạch có khoảng đệm thì vỡ ít hơn, và vỡ thì sửa nhanh hơn.
Giấy hay điện thoại
Cả hai đều được. Giấy có lợi là không kéo bạn sang ứng dụng khác khi mở ra xem; một tấm thẻ cỡ lòng bàn tay đặt cạnh bàn phím là đủ. Ứng dụng lịch có lợi là nhắc giờ và đồng bộ giữa máy tính, điện thoại. Nhiều người dùng cả hai: giờ cố định nằm trên lịch điện thoại, còn trang kế hoạch ngày viết tay. Chọn cách nào bạn nhìn vào nhiều lần trong ngày nhất.
Góc nhìn hôm nay
Lấy một tờ giấy hoặc mở ghi chú, đặt đồng hồ mười phút và viết kế hoạch cho ngày mai theo bốn bước trên. Tối mai, trước khi viết trang tiếp theo, nhìn lại trang hôm nay: việc nào xong, việc nào ước giờ sai bao nhiêu. Sau một tuần, bạn sẽ có con số "mình hay ước thiếu bao nhiêu" của riêng mình, quý hơn mọi lời khuyên chung. Nếu thích một hệ ghi chép trọn vẹn hơn, phương pháp Bullet Journal của Ryder Carroll có phần "nhật ký hằng ngày" làm đúng việc này bằng ký hiệu đơn giản.
Câu hỏi thường gặp
Nên lên kế hoạch ngày vào buổi sáng hay tối hôm trước?
Cả hai đều được. Làm tối hôm trước có lợi là còn nhớ rõ việc dở dang, sáng ra chỉ cần đọc lại. Làm buổi sáng hợp với người có lịch hay thay đổi qua đêm.
Một ngày nên có mấy việc chính?
Từ một tới ba. Ngày kín họp hoặc nhiều việc cố định thì chọn một. Nhiều hơn ba việc chính thường khiến không việc nào được làm trọn.
Khoảng đệm trong kế hoạch ngày là gì?
Là thời gian để trống có chủ ý, dành cho việc phát sinh, tin nhắn gấp, việc ước giờ thiếu. Để khoảng một phần ba ngày làm việc giúp kế hoạch không vỡ ở việc bất ngờ đầu tiên.
Vì sao việc luôn mất nhiều thời gian hơn dự tính?
Người ta có xu hướng ước theo trường hợp suôn sẻ nhất, bỏ qua các trục trặc nhỏ, hiện tượng được gọi là ảo tưởng kế hoạch. Ghi lại thời gian thật vài lần rồi so với con số ước là cách sửa hiệu quả nhất.
Kế hoạch ngày khác danh sách việc thế nào?
Danh sách việc ghi những gì cần làm. Kế hoạch ngày đặt một vài việc trong danh sách đó vào giờ cụ thể, có ước thời lượng và khoảng đệm, nên nhìn vào biết ngay giờ này làm gì.
