Xếp việc khó vào giờ tỉnh nhất gồm ba bước: tìm ra một đến hai tiếng trong ngày bạn minh mẫn nhất, giữ khoảng đó cho đúng một việc cần suy nghĩ nhiều, và đẩy họp, tin nhắn, việc vặt sang những giờ còn lại. Với đa số người đi làm giờ hành chính, giờ tỉnh rơi vào cuối buổi sáng, khoảng 9 tới 11 giờ, còn sau bữa trưa là lúc uể oải nhất. Nhưng mỗi người một khác, nên phải tự đo.
Ý tưởng này đơn giản nhưng hay bị làm ngược: người ta dùng giờ đẹp nhất để đọc email, rồi để việc khó tới 16 giờ khi đầu đã đặc. Bài này chỉ cách tìm giờ tỉnh, cách phân loại việc theo mức sức cần, và cách giữ khoảng giờ đó khỏi bị chiếm.
Bước 1: Vẽ đường sức trong ngày của mình
Mức tỉnh táo không phẳng trong ngày. Phần lớn người có một đỉnh vào cuối buổi sáng, một đợt trũng sau bữa trưa (thường từ 13 tới 15 giờ), và một đỉnh thứ hai nhẹ hơn vào cuối chiều. Người dậy sớm tự nhiên thì đỉnh đến sớm; người ngủ muộn thì cả đường dịch về sau. Chuyện chim sớm, cú đêm có bài riêng trong danh mục này.
Cách đo trong năm ngày làm việc: đặt chuông nhắc mỗi hai tiếng (9, 11, 13, 15, 17 giờ). Mỗi lần chuông kêu, ghi một con số từ 1 tới 5 cho câu hỏi "lúc này mình có làm được việc cần suy nghĩ kỹ không?". Ghi kèm vài chữ: vừa ăn, vừa họp, ngủ ít. Sau năm ngày, nối các điểm lại.
| Giờ | Thứ 2 | Thứ 3 | Thứ 4 | Thứ 5 | Thứ 6 |
|---|---|---|---|---|---|
| 9:00 | 3 | 3 | 4 | 3 | 3 |
| 11:00 | 5 | 4 | 5 | 4 | 4 |
| 13:00 | 2 | 2 | 2 | 3 | 2 |
| 15:00 | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 |
| 17:00 | 3 | 2 | 3 | 2 | 2 |
Bảng trên là của một nhân viên phân tích dữ liệu. Giờ vàng của anh rõ ràng là khoảng 10 tới 12 giờ. Giờ 13 giờ là trũng. Đó là thông tin quý hơn mọi bài viết chung chung, kể cả bài này.
Bước 2: Phân việc theo mức sức cần
Không phải việc nào cũng cần đầu óc tỉnh táo như nhau. Thử chia danh sách việc của bạn thành ba nhóm:
| Nhóm | Ví dụ | Xếp vào giờ |
|---|---|---|
| Nặng: cần suy nghĩ, sáng tạo, tính toán | Viết đề xuất, lập trình phần khó, đối chiếu số liệu, ôn một chương mới, soạn bài giảng | Giờ vàng |
| Vừa: cần chú ý nhưng đã quen tay | Họp có chuẩn bị, trả lời email cần cân nhắc, sửa bản nháp, gọi điện cho khách | Đỉnh thứ hai, đầu giờ chiều sau khi đã tỉnh |
| Nhẹ: làm gần như tự động | Nhập liệu, sắp xếp thư mục, ký giấy tờ, trả lời tin ngắn, đặt lịch hẹn | Giờ trũng, cuối ngày |
Mỗi ngày chỉ cần một việc nhóm nặng cho giờ vàng. Hai tiếng tỉnh nhất dùng cho một việc khó là đủ để ngày có giá trị. Nếu một việc khó dài hơn, chia nó qua nhiều ngày, mỗi ngày một phần trong giờ vàng; cách chia việc lớn có danh mục riêng.
Bước 3: Giữ giờ vàng khỏi bị chiếm
Biết giờ vàng mới là nửa việc. Nửa còn lại là bảo vệ nó, vì đó cũng là khung giờ người khác hay xếp họp, hay nhắn tin nhất.
- Đặt lịch trước người khác: tạo một khối lặp lại trên lịch điện tử, ví dụ "Việc chính – 9:30 tới 11:30" mỗi ngày. Lịch có khối bận thì đồng nghiệp sẽ thấy khi xếp họp.
- Tắt nguồn ngắt quãng: trong khối này để điện thoại úp hoặc ở ngăn bàn, tắt nhóm chat trên máy tính. Nếu môi trường làm việc không cho im lặng hai tiếng, thử khối 50 phút, xem tin nhắn 10 phút, rồi tiếp một khối nữa.
- Chuẩn bị từ hôm trước: đến giờ vàng mà còn phải tìm tài liệu, mở mười cửa sổ thì đã mất mười lăm phút đẹp nhất. Chiều hôm trước, để sẵn tệp cần mở, ghi bước đầu tiên sẽ làm.
- Thương lượng họp: nếu được chọn, đề nghị họp đầu giờ chiều. Một câu đơn giản: "Mình rảnh từ 14 giờ, giờ đó được không anh/chị?" thường được chấp nhận.
Giờ trũng sau bữa trưa: dùng thế nào
Đợt uể oải sau bữa trưa có thật ở nhiều người, một phần do nhịp sinh học, một phần do bữa ăn. Đừng chống lại nó bằng việc khó. Một vài cách dùng giờ trũng hợp lý:
- Đi bộ năm, mười phút, đứng dậy rót nước, ra ngoài nhìn trời.
- Làm loạt việc nhẹ: ký giấy tờ, dọn bàn, trả lời tin nhắn ngắn.
- Nếu nơi làm việc cho phép, chợp mắt ngắn. Phần giấc ngủ trưa, nghỉ giữa giờ có bài chuyên sâu ở các trang về nghỉ ngơi; ở đây chỉ nhắc rằng một giấc ngắn tốt hơn ly cà phê thứ ba.
Khi bạn không chọn được giờ
Không phải ai cũng tự xếp được ngày. Nhân viên bán hàng phải đứng quầy theo ca, giáo viên có thời khoá biểu, người làm ở xưởng chạy theo dây chuyền. Vẫn có cách áp dụng:
- Tìm giờ vàng ngoài giờ làm: nếu đang học thêm một chứng chỉ, chọn khung tỉnh nhất trong thời gian rảnh cho phần khó (làm bài tập), còn phần dễ (xem lại ghi chép) để lúc mệt.
- Đổi thứ tự trong phạm vi được phép: giáo viên không đổi được tiết dạy, nhưng chọn được lúc chấm bài, lúc soạn giáo án. Chấm bài trắc nghiệm lúc mệt, soạn bài mới lúc tỉnh.
- Chuẩn bị bước khởi động: khi giờ làm việc khó bắt buộc rơi vào lúc uể oải, làm năm phút việc nhẹ cùng chủ đề trước (đọc lại ghi chú, sắp tài liệu) rồi mới vào phần khó.
Những lỗi hay gặp
- Dùng giờ vàng để "dọn hộp thư cho gọn": cảm giác gọn gàng rất dễ chịu, nhưng email không cần đầu óc tốt nhất của bạn.
- Đặt hai việc nặng cạnh nhau: sau hai tiếng làm việc khó, việc khó thứ hai thường làm kém. Xen một việc nhẹ hoặc nghỉ.
- Tin vào giờ vàng của người khác: bài báo nói "giờ năng suất nhất là 10 giờ sáng" chỉ là trung bình. Bảng năm ngày của chính bạn mới đáng tin.
- Bỏ qua giấc ngủ: ngủ ít thì cả đường sức tụt, giờ vàng cũng thành giờ xám. Không có cách xếp lịch nào bù được thiếu ngủ kéo dài.
Góc nhìn hôm nay
Đặt năm lần chuông nhắc trong ngày mai và bắt đầu bảng năm ngày. Song song, nhìn danh sách việc hiện có và gắn chữ N (nặng), V (vừa), Đ (nhẹ, dễ) vào đầu mỗi dòng. Tuần sau, khi đã có bảng, chỉ cần một việc: mỗi sáng đặt đúng một việc chữ N vào giờ vàng. Ai muốn đọc thêm về cách bảo vệ khoảng giờ tập trung có thể tìm cuốn Deep Work của Cal Newport (2016); sách viết cho dân văn phòng nhưng phần lớn ý áp được cho cả sinh viên.
Câu hỏi thường gặp
Giờ nào trong ngày làm việc hiệu quả nhất?
Với nhiều người đi làm giờ hành chính là cuối buổi sáng, khoảng 9 tới 11 giờ, nhưng đó chỉ là trung bình. Ghi điểm tỉnh táo vài lần mỗi ngày trong một tuần là cách chắc nhất để biết giờ của riêng mình.
Vì sao sau bữa trưa hay buồn ngủ?
Đợt uể oải đầu giờ chiều đến từ nhịp sinh học tự nhiên cộng với bữa ăn. Nên dùng giờ này cho việc nhẹ, đi lại vài phút hoặc chợp mắt ngắn, thay vì ép mình làm việc khó.
Một ngày nên làm mấy việc khó?
Một việc khó trong giờ tỉnh nhất là đủ để ngày có giá trị. Hai việc nặng liền nhau thường khiến việc thứ hai làm kém; nên xen việc nhẹ hoặc nghỉ ở giữa.
Làm ca, không tự chọn giờ thì áp dụng thế nào?
Tìm giờ vàng trong thời gian rảnh cho việc học, việc riêng cần suy nghĩ. Trong giờ làm, đổi thứ tự những gì được phép đổi, và làm vài phút việc nhẹ cùng chủ đề để khởi động trước phần khó.
Có nên uống cà phê để làm việc khó lúc mệt?
Cà phê giúp tỉnh tạm thời nhưng không thay được giấc ngủ đủ. Tốt hơn là đổi việc khó sang giờ tỉnh, còn lúc mệt làm việc nhẹ.
