Làm sâu (deep work) là gì: cách áp dụng cho người làm việc bình thường

Làm sâu (deep work) là khái niệm của Cal Newport trong sách cùng tên năm 2016: làm việc cần suy nghĩ ở trạng thái tập trung trọn vẹn, không bị phân tâm, đối lập với "việc nông" như trả lời tin, họp ngắn, điền biểu mẫu. Người làm công việc bình thường không cần sống như học giả ẩn dật để làm sâu. Chỉ cần một khối 60–90 phút mỗi ngày cho phần việc khó nhất, có chuẩn bị trước và được bảo vệ khỏi tin nhắn.

Làm sâu và việc nông: khác nhau thế nào

Newport chia công việc làm hai loại:

Việc nông không xấu. Nó là phần cần thiết của hầu hết công việc. Vấn đề là nếu cả ngày chỉ có việc nông chen nhau, phần việc cần làm sâu sẽ luôn bị đẩy sang tối, cuối tuần, hoặc không bao giờ được làm cho tử tế.

Người làm việc bình thường làm sâu thế nào

Trong sách, Newport mô tả vài cách sắp xếp, từ cực đoan (cắt hẳn liên lạc trong thời gian dài) tới nhẹ nhàng (đặt một khối giờ cố định mỗi ngày). Với nhân viên văn phòng, giáo viên, kế toán, học sinh, sinh viên, cách nhẹ nhàng là hợp nhất: một khối cố định mỗi ngày, cùng giờ. Ông gọi đó là kiểu "nhịp đều".

Lý do: khối cùng giờ dễ thành thói quen, người xung quanh dễ quen, và không phải quyết định lại mỗi ngày. Một khối 90 phút từ 8h30 tới 10h là đủ để nhiều người làm xong phần khó nhất trong ngày.

Chuẩn bị một khối làm sâu: bốn câu trả lời trước

Trước khi bắt đầu, trả lời bốn câu (viết ra giấy càng tốt):

1. Làm việc gì? Một việc, cụ thể: "viết phần phân tích nguyên nhân trong báo cáo quý". Không phải "làm báo cáo".
2. Ở đâu? Chỗ ít xao nhãng nhất có thể: bàn đã dọn, phòng họp trống, góc thư viện.
3. Bao lâu? Ví dụ 75 phút. Có giờ kết thúc rõ.
4. Luật gì? Ví dụ: điện thoại trong ngăn kéo, chế độ không làm phiền, đóng email và chat trên máy tính, chỉ mở hai file liên quan.

Nếu khối kéo dài, thêm câu thứ năm: cần gì để không phải đứng dậy? Ly nước, tài liệu in sẵn, sạc máy.

Bảo vệ khối làm sâu trong một ngày bình thường

Ghi lên lịch như một cuộc họp

Đặt một sự kiện trên lịch làm việc, tên đơn giản như "Làm báo cáo – không họp". Nhiều văn phòng xếp lịch họp dựa vào lịch trống; khối đã ghi sẽ ít bị chen hơn.

Báo cho người xung quanh

"Sáng nay 8h30–10h em làm báo cáo, có gì 10h em trả lời nhé. Gấp thì anh gọi." Câu này đủ để phần lớn đồng nghiệp chờ.

Chọn giờ ít bị cần nhất

Ở nhiều công ty, đầu giờ sáng ít họp hơn. Ở chỗ khác thì đầu giờ chiều lại vắng. Quan sát một tuần để chọn giờ thật sự ít bị gọi.

Chấp nhận có ngày hỏng

Có ngày sếp gọi họp gấp, khách cần xử lý ngay. Không sao. Mục tiêu không phải năm khối hoàn hảo một tuần, mà là đa số ngày có một khối.

Tách việc nông ra cho gọn

Làm sâu chỉ có chỗ khi việc nông được gom lại. Một ngày gợi ý cho nhân viên văn phòng:

Khối thứ hai buổi chiều là phần thêm; một khối buổi sáng đã là thay đổi lớn với nhiều người.

Làm sâu cho học sinh, sinh viên

Học sinh cấp 3 ôn thi tốt nghiệp THPT hoặc sinh viên làm đồ án có thể áp dụng gần như y nguyên, chỉ đổi giờ:

• Một khối 60–90 phút buổi tối, ví dụ 19h30–21h, cho môn hoặc phần khó nhất.
• Trước khối, chọn rõ phần học: "làm hai đề hình học không gian" thay vì "ôn Toán".
• Điện thoại sạc ở phòng khác; báo nhóm bạn giờ mình vào lại.
• Sau khối, nghỉ hẳn 15 phút rồi mới sang việc nhẹ như chép lại công thức, sắp xếp tài liệu.

Phần lập thời gian biểu ôn thi có bài riêng ở danh mục "Học sinh – sinh viên".

Đừng biến làm sâu thành làm quá sức

Khi đọc về làm sâu, có người hăng hái đặt bốn năm khối mỗi ngày, làm tới khuya. Newport cũng nhấn mạnh rằng khả năng làm sâu của mỗi người có giới hạn mỗi ngày; ông cho rằng với người mới bắt đầu, khoảng một giờ đã là nhiều, người quen việc có thể làm được vài giờ. Đây là quan sát của ông, không phải con số đo chính xác, nhưng hướng chung đáng nghe: làm sâu tốn sức, cần nghỉ thật.

Vài nguyên tắc:

• Sau mỗi khối, nghỉ thật: đứng dậy, đi lại, nhìn xa, không lướt điện thoại ngay.
• Không đếm số giờ làm sâu như thành tích. Đếm việc đã xong.
• Buổi tối và cuối tuần là để nghỉ. Newport cũng khuyên có giờ kết thúc ngày làm việc rõ ràng.

Góc nhìn hôm nay: đặt khối làm sâu đầu tiên

Mở lịch ngày mai. Chọn một khối 60 phút vào giờ mình tỉnh nhất và ít bị cần nhất. Đặt tên khối bằng tên việc cụ thể. Tối nay, viết bốn câu trả lời: việc gì, ở đâu, bao lâu, luật gì. Sáng mai, nói với đồng nghiệp hoặc người nhà giờ mình bận. Sau khối, ghi một dòng: đã làm được gì. Làm năm ngày liền rồi nhìn lại năm dòng đó.

Đọc thêm: sách Deep Work (2016) của Cal Newport, có bản dịch tiếng Việt. Nên đọc với tinh thần chọn lọc: lấy phần khối giờ cố định, gom việc nông, có giờ kết thúc; bỏ qua những ví dụ quá xa với công việc của mình.