Khi việc nào cũng gấp, hãy ngừng hỏi "việc nào gấp hơn" và chuyển sang ba câu hỏi đo được: hạn thật là mấy giờ, trễ thì hậu quả cụ thể là gì, và việc đó cần bao nhiêu phút. Ghi ba thông tin đó cạnh từng việc, xếp theo hạn sớm nhất trước, đẩy lên những việc có hậu quả nặng, rồi cộng thời gian lại. Nếu tổng vượt quá giờ còn lại, đừng cố làm hết: báo sớm cho người liên quan về việc sẽ trễ, và thương lượng hạn hoặc phạm vi ngay từ bây giờ.
Vì sao "việc nào cũng gấp" làm ta tê liệt
Khi có bảy việc cùng mang nhãn "gấp", đầu óc nhảy qua lại giữa chúng. Mở file này được vài phút lại nhớ ra việc kia, trả lời tin nhắn này lại thấy tin khác. Kết quả là việc nào cũng dở, và cảm giác hoảng tăng dần. Trong tình huống này, các công cụ phân loại "gấp – không gấp" không giúp nhiều, vì mọi thứ đều nằm ở cột gấp. Cần một cách xếp khác, dựa vào con số.
Bảng ba cột: năm phút để lấy lại bình tĩnh
Lấy một tờ giấy, viết hết các việc đang "gấp". Cạnh mỗi việc, điền ba cột:
| Cột | Câu hỏi | Cách điền |
|---|---|---|
| Hạn thật | Phải xong trước mấy giờ, ngày nào? | Ghi giờ cụ thể. Không biết thì đánh dấu "?" — đó là việc cần hỏi ngay. |
| Hậu quả nếu trễ | Trễ thì chuyện gì xảy ra? | Nặng (mất tiền, mất khách, ảnh hưởng sức khoẻ, vi phạm hạn pháp lý) / Vừa (người khác phải chờ, phiền) / Nhẹ (không ai nhận ra ngay) |
| Thời gian cần | Làm mất bao lâu? | Ước bằng phút. Cộng thêm một phần cho chắc. |
Chỉ việc điền bảng đã giúp bớt hoảng: thứ đang là một đám mây "quá nhiều việc" trở thành một danh sách có số.
Xếp thứ tự theo bốn luật
- Việc có dấu "?" ở cột hạn: hỏi trước. Nhắn một tin hỏi hạn thật mất một phút, và thường làm một việc rời khỏi danh sách gấp.
- Xếp theo hạn sớm nhất. Việc hạn 11 giờ trước việc hạn 16 giờ. Đây là cách xếp đơn giản và thường hợp lý nhất khi mọi việc đều phải xong.
- Việc hậu quả nặng được đẩy lên nếu hai việc có hạn gần nhau. Hạn nộp hồ sơ thầu lúc 15 giờ trước bảng tổng hợp nội bộ lúc 14 giờ 30, nếu bảng tổng hợp trễ chỉ khiến đồng nghiệp chờ một chút.
- Việc ngắn, hạn gần, có thể làm luôn để gỡ bớt áp lực, miễn nó thật sự ngắn (dưới 10 phút).
Luật 2 có cơ sở trong lý thuyết lập lịch: khi các việc được làm lần lượt từng việc một, xếp theo hạn sớm nhất trước là quy tắc kinh điển giúp việc trễ nhất trễ ít nhất có thể. Đời thực không gọn như bài toán, nên có thêm luật 3 để cân nhắc hậu quả.
Cộng giờ và đối diện con số
Cộng cột thời gian cần. So với số giờ còn lại đến hạn cuối. Có ba khả năng:
- Tổng nhỏ hơn giờ còn lại: làm theo thứ tự đã xếp. Tắt thông báo, làm từng việc một.
- Tổng xấp xỉ giờ còn lại: làm được nhưng không còn chỗ cho sự cố. Bỏ hết việc không gấp trong hôm nay, báo trước với người liên quan rằng hôm nay bạn khó nhận thêm.
- Tổng vượt giờ còn lại: sẽ có việc trễ. Đây là lúc quan trọng nhất: chọn việc nào trễ, và báo ngay.
Khi chắc chắn có việc sẽ trễ: báo sớm, đề xuất cụ thể
Nhiều người im lặng làm đến phút cuối với hy vọng kịp, rồi báo trễ lúc 16 giờ 55 cho việc hạn 17 giờ. Người nhận lúc đó không còn đường xoay. Báo sớm vài giờ thì họ còn sắp xếp được. Một tin báo tốt có ba ý:
- Việc nào sẽ không kịp.
- Khi nào sẽ xong, hoặc phần nào sẽ xong đúng hạn.
- Một lựa chọn để họ chọn.
"Chị ơi, hôm nay em có ba việc hạn chiều nên bản thuyết minh dự án em xong được phần 1 và 2 trước 17 giờ, phần 3 em gửi trước 10 giờ sáng mai. Nếu chị cần đủ cả ba phần ngay hôm nay thì em xin dời việc sửa bảng giá sang mai ạ. Chị chọn giúp em nhé."
Tin nhắn này đưa quyết định cho người có quyền quyết, thay vì để mình gánh một mình. Bài Nói "không" và từ chối việc không phải của mình trong danh mục bàn kỹ hơn cách thương lượng khi nhận việc mới.
Ví dụ: buổi sáng bảy việc gấp của một nhân viên xuất nhập khẩu
9 giờ sáng thứ Sáu, chị Duyên có bảy việc "gấp". Chị điền bảng trong năm phút:
| Việc | Hạn thật | Hậu quả | Phút |
|---|---|---|---|
| Khai báo hải quan lô hàng đang chờ ở cảng | 11:00 | Nặng (phí lưu kho) | 60 |
| Gửi chứng từ cho khách nước ngoài | 16:00 | Nặng (khách chờ thanh toán) | 45 |
| Trả lời sếp về báo giá vận chuyển | ? | ? | 20 |
| Làm bảng theo dõi lô hàng tuần | 17:00 | Vừa | 40 |
| Đặt lịch xe tải cho thứ Hai | 15:00 | Nặng (hết xe) | 10 |
| Trả lời bên giao nhận hỏi giờ lấy hàng | 12:00 | Vừa | 5 |
| Đọc thông báo quy định mới của công ty | "trong tuần" | Nhẹ | 15 |
Chị nhắn hỏi sếp ngay: hạn báo giá là thứ Hai. Việc đọc thông báo rõ ràng không gấp, dời sang thứ Hai. Còn lại năm việc, tổng khoảng 160 phút, chia ra trước 17 giờ là vừa. Thứ tự: trả lời giao nhận (5 phút, làm luôn) → khai hải quan → đặt xe tải → gửi chứng từ → bảng theo dõi. Đến 15 giờ 30, bốn việc đầu đã xong, chị còn thời gian làm bảng theo dõi và nghỉ mười phút trước đó.
Trong lúc làm: giữ thứ tự đã xếp
Xếp xong rồi, phần khó là giữ. Tin nhắn mới vẫn sẽ đến, và mỗi tin lại muốn chen lên đầu. Vài cách giữ:
- Đặt điện thoại úp xuống hoặc bật chế độ tập trung trong khi làm việc đầu tiên; xem tin sau khi xong.
- Việc mới đến thì điền ngay ba cột cho nó, rồi đặt vào đúng chỗ trong thứ tự, thay vì làm luôn.
- Sau mỗi việc xong, gạch đi và nghỉ hai, ba phút: đứng dậy, uống nước. Ngày dồn dập càng cần những khoảng nghỉ ngắn này.
Khi "việc nào cũng gấp" là chuyện mỗi ngày
Bảng ba cột là công cụ cho ngày khó. Nếu ngày nào cũng phải dùng nó, vấn đề nằm ở khối lượng việc hoặc cách việc đến, không ở thứ tự. Lúc đó cần nhìn lại cả tuần: việc gấp từ đâu ra, có việc nào phòng trước được không (bài Bẫy việc gấp trong danh mục có bài tập truy nguồn), và có cần nói chuyện với người giao việc về khối lượng không. Nếu tình trạng quá tải kéo dài nhiều tuần, kèm mất ngủ, mệt không hồi, hãy nghỉ ngơi, chia sẻ với người thân và cân nhắc gặp bác sĩ hoặc chuyên gia tâm lý.
Câu hỏi thường gặp
Việc nào cũng gấp thì làm việc nào trước?
Ghi hạn thật, hậu quả nếu trễ và thời gian cần cho từng việc. Xếp theo hạn sớm nhất trước, đẩy lên những việc có hậu quả nặng khi hạn gần nhau, và làm luôn việc rất ngắn để gỡ bớt áp lực.
Không biết hạn thật của một việc thì sao?
Hỏi ngay người giao việc bằng một tin nhắn ngắn: "anh/chị cần trước mấy giờ?". Câu trả lời thường muộn hơn chữ "gấp" gợi ra và giúp một việc rời khỏi danh sách hôm nay.
Biết chắc không kịp hạn thì nên làm gì?
Báo sớm cho người liên quan, nói rõ việc nào không kịp, khi nào sẽ xong hoặc phần nào xong đúng hạn, và đưa một lựa chọn để họ quyết. Báo trễ vào phút cuối khiến họ không còn cách xoay xở.
Vì sao xếp theo hạn sớm nhất lại hợp lý?
Khi mọi việc đều phải xong và làm lần lượt, xếp theo hạn sớm nhất là quy tắc kinh điển trong lý thuyết lập lịch giúp giảm mức trễ của việc trễ nhiều nhất. Đời thực cần cân thêm hậu quả của từng việc.
Ngày nào cũng có quá nhiều việc gấp thì sao?
Đó là dấu hiệu vấn đề ở khối lượng hoặc cách việc đến, không chỉ ở thứ tự làm. Cần truy xem việc gấp từ đâu ra, phòng trước những việc lặp lại và nói chuyện với người giao việc về khối lượng.
