Khi kế hoạch vỡ giữa ngày (con ốm, sếp giao việc gấp, máy hỏng, cuộc họp kéo dài gấp đôi), hãy dừng lại năm phút thay vì cố chạy tiếp theo kế hoạch cũ: xem còn bao nhiêu giờ thật, chọn lại một việc phải xong trước khi hết ngày, chuyển mọi việc còn lại sang "mai" hoặc "tuần này", và báo cho ai cần biết. Kế hoạch ngày không phải lời hứa phải giữ bằng mọi giá; nó là bản nháp đầu tiên, và viết lại giữa chừng là một phần bình thường của việc lên kế hoạch.
Vì sao kế hoạch vỡ là chuyện bình thường
Nếu ngày nào kế hoạch cũng diễn ra đúng như viết lúc sáng, có lẽ kế hoạch đó quá lỏng. Ngày của người đi làm, đi học, nuôi con luôn có những thứ không đoán trước: kẹt xe 40 phút trên đường về, cô giáo gọi báo con bị sốt, khách đổi yêu cầu, điện cúp cả buổi. Các nhà tâm lý học đã ghi nhận từ lâu rằng ta có xu hướng lên kế hoạch như thể mọi thứ sẽ suôn sẻ, cái mà Kahneman và Tversky gọi là "ảo tưởng kế hoạch". Kế hoạch vỡ không phải dấu hiệu mình kém; nó là lúc thực tế bắt kịp bản nháp.
Điều đáng lo không phải là kế hoạch vỡ, mà là phản ứng sau đó. Hai phản ứng tệ nhất: cố làm hết như chưa có gì xảy ra (rồi thức khuya), hoặc buông luôn cả ngày ("hỏng rồi, mai tính").
Quy trình 5 phút xếp lại ưu tiên
Ngồi xuống, lấy danh sách việc của ngày, đặt đồng hồ năm phút.
- Phút 1 – Đếm giờ còn lại. Nhìn đồng hồ và lịch: từ giờ tới lúc phải dừng (giờ tan làm, giờ đón con, giờ đi ngủ) còn bao nhiêu? Trừ các giờ cố định chưa dời được. Ghi con số ra: "còn 2 giờ 15 phút".
- Phút 2 – Chọn một việc phải xong. Trong những việc còn lại, việc nào trễ hôm nay thì hậu quả nặng nhất? Khoanh việc đó. Chỉ một.
- Phút 3 – Chọn thêm nếu còn chỗ. Trừ thời gian của việc đã khoanh. Nếu còn giờ, chọn thêm một, hai việc ngắn. Nếu không còn, dừng ở đó.
- Phút 4 – Chuyển phần còn lại. Mỗi việc còn lại, ghi rõ đi đâu: "mai", "thứ Năm", "tuần này", hoặc gạch bỏ. Không để việc nào lơ lửng.
- Phút 5 – Báo cho ai cần biết. Nếu việc bị dời có người đang chờ, nhắn ngay một tin ngắn kèm thời điểm mới.
Năm phút có vẻ phí khi đang rối, nhưng chính lúc rối là lúc dễ làm sai thứ tự nhất. Năm phút này thường tiết kiệm được cả giờ chạy lòng vòng.
Ví dụ ba kiểu vỡ kế hoạch
Con sốt, phải đón về lúc 10 giờ
Chị Lam làm biên tập ở một nhà xuất bản, sáng có kế hoạch năm việc. 9 giờ 45, cô giáo gọi. Chị đón con, đưa đi khám, về nhà lúc 12 giờ. Con ngủ trưa, chị còn chừng 1 giờ 30 phút trước khi con dậy, và có thể thêm 1 giờ buổi tối nếu con ngủ sớm.
- Một việc phải xong: gửi bản bông đã duyệt cho nhà in (hạn hôm nay, trễ thì lùi lịch in) — 50 phút.
- Thêm được: trả lời tác giả về lịch sửa bản thảo — 15 phút.
- Chuyển: đọc bản thảo mới (sang thứ Năm), họp với hoạ sĩ (nhắn xin dời sang thứ Sáu), viết giới thiệu sách (tuần này).
- Báo: nhắn trưởng ban "con em ốm, em làm tại nhà, bản bông gửi trước 15 giờ".
Buổi tối không dùng cho việc nữa. Con ốm thì người lớn cũng cần nghỉ.
Sếp giao việc gấp lúc 14 giờ
Anh Nam làm phân tích dữ liệu. 14 giờ, giám đốc cần số liệu cho cuộc họp sáng mai, ước mất ba giờ. Anh còn 3 giờ 30 phút trong ngày. Anh không im lặng làm thêm giờ; anh dùng 5 phút để xếp lại, rồi nhắn trưởng nhóm: "Em đang làm số liệu cho anh Thắng, xong khoảng 17 giờ. Hai việc chiều nay là kiểm tra báo cáo tuần và cập nhật bảng khách hàng em xin dời sang sáng mai ạ." Người giao việc mới và người đang chờ việc cũ đều biết chuyện gì đang diễn ra.
Mất điện cả buổi sáng
Bạn Trinh làm tự do, dịch tài liệu tại nhà. Điện cúp từ 8 giờ đến 11 giờ, máy tính hết pin lúc 9 giờ. Trinh dùng khoảng thời gian đó cho những việc không cần điện: đọc bản in tài liệu cần dịch và đánh dấu chỗ khó, gọi điện cho khách xác nhận thuật ngữ, đi chợ. Khi có điện, việc phải xong là gửi bản dịch đã hứa giao lúc 17 giờ. Việc viết bài giới thiệu dịch vụ dời sang thứ Bảy.
Những việc nên dời trước
Khi phải chọn việc để chuyển, có một vài nhóm thường dời được mà ít hậu quả:
| Nhóm việc | Vì sao dời được | Lưu ý |
|---|---|---|
| Việc quan trọng nhưng chưa có hạn | Trễ một hai ngày chưa sao | Ghi ngày cụ thể, đừng để "khi nào rảnh" |
| Việc cải tiến, sắp xếp, dọn dẹp | Không ai chờ | Đưa vào danh sách tuần |
| Cuộc hẹn nội bộ không gấp | Người kia thường cũng bận | Báo sớm, đề xuất giờ mới |
| Việc vặt có thể gom | Làm chung đợt sau cũng được | Gom vào danh sách việc vặt |
Việc không nên dời dù kế hoạch vỡ: những việc có hạn pháp lý hoặc tài chính (nộp hồ sơ, đóng tiền trước hạn), việc của sức khoẻ (uống thuốc, tái khám), và lời hứa với người đang trông vào mình trong hôm nay.
Giữ tinh thần sau khi kế hoạch vỡ
Kế hoạch vỡ thường kéo theo một cảm giác khó chịu: bực mình, áy náy, "hôm nay coi như bỏ". Vài cách nghĩ giúp đứng dậy nhanh:
- Đo ngày bằng việc đã chọn lại, không bằng kế hoạch lúc sáng. Nếu xong được việc phải xong sau khi xếp lại, ngày đó vẫn là ngày tốt.
- Không làm bù bằng giấc ngủ. Thức đến 1 giờ sáng để "trả nợ" kế hoạch sẽ làm hỏng luôn ngày mai.
- Ghi lại nguyên nhân vỡ. Một dòng cuối ngày: "vỡ vì họp kéo dài 2 tiếng". Sau vài tuần, những nguyên nhân lặp lại sẽ hiện ra, và bạn có thể chừa chỗ trước.
Lên kế hoạch có chỗ cho chuyện bất ngờ
Không thể tránh kế hoạch vỡ, nhưng có thể làm nó vỡ nhẹ hơn:
- Chỉ lên kế hoạch cho khoảng sáu, bảy phần mười số giờ trống. Phần còn lại là đệm.
- Làm việc quan trọng nhất sớm trong ngày. Bất ngờ thường đến vào buổi chiều, khi người khác đã bắt đầu cần mình.
- Có sẵn danh sách "việc làm được ở bất cứ đâu": đọc tài liệu, gọi điện, viết nháp trên giấy. Khi bị kẹt ở phòng khám hay mất điện, có việc để làm thay vì ngồi lướt điện thoại.
- Cuối tuần nhìn lại những ngày vỡ kế hoạch. Danh mục Nghỉ ngơi & nhìn lại tuần có bài về buổi nhìn lại 30 phút.
Câu hỏi thường gặp
Kế hoạch bị phá giữa ngày thì nên làm gì?
Dừng năm phút: đếm số giờ thật còn lại, chọn một việc phải xong hôm nay, thêm việc ngắn nếu còn chỗ, chuyển các việc khác sang ngày cụ thể và báo cho người đang chờ. Đừng cố làm hết theo kế hoạch cũ.
Có nên thức khuya để làm bù kế hoạch bị vỡ?
Không nên. Thức khuya làm bù thường làm hỏng luôn ngày hôm sau. Tốt hơn là chọn lại việc phải xong, dời phần còn lại sang ngày cụ thể và giữ giờ ngủ.
Việc nào nên dời trước khi không đủ thời gian?
Dời trước những việc quan trọng chưa có hạn, việc sắp xếp, dọn dẹp, cuộc hẹn nội bộ không gấp và việc vặt có thể gom. Không nên dời việc có hạn pháp lý hoặc tài chính, việc sức khoẻ và lời hứa với người đang chờ trong hôm nay.
Làm sao để kế hoạch ngày ít bị vỡ?
Chỉ lên kế hoạch cho khoảng sáu, bảy phần mười số giờ trống, làm việc quan trọng nhất sớm trong ngày và chuẩn bị sẵn vài việc làm được ở bất cứ đâu. Ghi lại nguyên nhân mỗi lần vỡ để chừa chỗ cho những nguyên nhân lặp lại.
Vì sao kế hoạch lúc nào cũng không theo kịp thực tế?
Vì ta có xu hướng ước thời gian như thể mọi thứ suôn sẻ, hiện tượng được gọi là ảo tưởng kế hoạch. Kế hoạch ngày nên được coi là bản nháp, chỉnh lại giữa chừng là chuyện bình thường.
