Hạn chót tự đặt có tác dụng, nhưng thường kém hơn hạn chót đều đặn do người khác đặt. Đó là kết quả nổi tiếng của Dan Ariely và Klaus Wertenbroch năm 2002: người tự đặt hạn làm tốt hơn người chỉ có một hạn cuối, nhưng kém người được giao các hạn cách đều. Bài học thực tế là: nếu tự đặt hạn, hãy đặt nhiều hạn nhỏ, cách đều, và tìm cách để hạn đó có người khác cùng biết.
Thí nghiệm của Ariely và Wertenbroch (2002)
Bài báo đăng trên tạp chí Psychological Science năm 2002 gồm hai nghiên cứu chính.
Nghiên cứu với sinh viên trong lớp
Sinh viên một lớp học phải nộp ba bài viết trong học kỳ. Một nhóm được tự chọn hạn nộp cho từng bài (có phạt nếu trễ hạn tự đặt), nhóm khác có hạn cố định cách đều. Kết quả đáng chú ý: nhiều sinh viên tự chọn đặt hạn trước cuối kỳ, dù họ hoàn toàn có thể đặt tất cả vào ngày cuối. Điều đó cho thấy người ta biết mình hay trì hoãn và sẵn lòng tự trói tay. Tuy vậy, nhóm có hạn cách đều do giảng viên đặt vẫn có kết quả tốt hơn.
Nghiên cứu sửa lỗi chính tả
Người tham gia được trả tiền để tìm lỗi trong ba đoạn văn bản trong ba tuần, chia ba nhóm:
| Nhóm | Cách đặt hạn | Kết quả chung |
|---|---|---|
| Hạn cách đều | Mỗi tuần nộp một đoạn, do người tổ chức đặt | Tìm được nhiều lỗi nhất, ít trễ nhất |
| Hạn tự đặt | Tự chọn ngày nộp cho từng đoạn | Ở giữa |
| Một hạn cuối | Nộp cả ba đoạn vào cuối tuần thứ ba | Kém nhất |
Lý do được đưa ra là: khi tự đặt hạn, nhiều người không đặt đủ sớm và đủ đều. Họ biết mình cần hạn, nhưng vẫn đánh giá thấp mức độ mình sẽ dời việc.
Cần lưu ý: đây là thí nghiệm với một kiểu việc và một nhóm người cụ thể. Kết quả cho biết xu hướng, không phải lời hứa chắc chắn cho mọi việc của mọi người.
Vì sao một hạn cuối thường không đủ
Khi chỉ có một hạn ở xa, phần lớn công việc dồn về sát hạn. Đây là điều quen thuộc với gần như mọi học sinh, sinh viên: bài tập lớn giao đầu kỳ, được làm trong một hai tuần cuối. Phương trình trì hoãn của Piers Steel gọi yếu tố này là độ trễ: phần thưởng hay hậu quả càng xa, động lực làm hôm nay càng yếu.
Thêm vào đó là ảo tưởng kế hoạch (planning fallacy), khái niệm được Daniel Kahneman và Amos Tversky nêu năm 1979: người ta hay ước lượng thời gian làm việc ngắn hơn thực tế. Một hạn duy nhất ở xa vừa làm mình dời việc, vừa làm mình tưởng còn nhiều thời gian hơn thật.
Cách đặt hạn tự đặt cho có tác dụng
1. Đặt nhiều hạn nhỏ, cách đều
Thay vì một hạn "xong khoá luận ngày 30/5", chia thành mốc mỗi hai tuần: chương 1 ngày 15/3, chương 2 ngày 29/3… Chính nghiên cứu năm 2002 gợi ý: hạn cách đều mới là thứ giúp nhiều nhất.
2. Gắn hạn với sản phẩm cụ thể
"Thứ Sáu làm báo cáo" yếu hơn "thứ Sáu 16h gửi bản nháp báo cáo 3 trang cho chị Lan". Hạn nên có giờ, có thứ phải nộp, có người nhận.
3. Cho người khác biết hạn
Đây là cách biến hạn tự đặt thành gần giống hạn do người khác đặt. Một vài cách:
- Hẹn gửi bản nháp cho bạn cùng nhóm, giảng viên hướng dẫn, sếp trực tiếp.
- Hẹn một buổi học chung: "tối thứ Năm mình mang bài sang, mình đọc cho nhau".
- Nói với người thân: "Chủ nhật này em gửi xong hồ sơ, chị hỏi em nhé".
4. Đặt hạn sớm hơn hạn thật
Nếu hạn thật là thứ Sáu, đặt hạn riêng là thứ Tư. Phần chênh là chỗ dự phòng cho ảo tưởng kế hoạch. Nhưng đừng đặt sớm quá xa đến mức chính mình không tin vào hạn đó nữa.
5. Ghi hạn vào lịch, không chỉ vào đầu
Hạn nằm trong đầu dễ trôi. Ghi vào lịch giấy hoặc lịch điện thoại, kèm một lời nhắc trước một ngày.
Mẫu: lịch hạn cho một việc 4 tuần
Ví dụ: một nhân viên văn phòng cần soạn tài liệu hướng dẫn nội bộ 15 trang, hạn cuối ngày 28. Hôm nay là ngày 1.
| Mốc | Ngày | Sản phẩm | Gửi cho ai |
|---|---|---|---|
| 1 | Ngày 5 | Dàn ý một trang, danh sách mục | Trưởng nhóm, xin ý kiến |
| 2 | Ngày 11 | Bản nháp mục 1–3 | Một đồng nghiệp đọc thử |
| 3 | Ngày 17 | Bản nháp mục 4–6 | Đồng nghiệp đọc thử |
| 4 | Ngày 22 | Bản đầy đủ, chưa trình bày | Trưởng nhóm |
| 5 | Ngày 25 | Bản trình bày xong | Gửi chính thức (sớm 3 ngày) |
Ngày 26–28 để dự phòng. Nếu không có gì trục trặc, đó là ba ngày nhẹ nhõm, không phải ba đêm thức khuya.
Khi hạn tự đặt bị trượt
Hạn tự đặt trượt là chuyện thường xuyên. Điều quan trọng là phản ứng sau đó:
- Đừng dời mọi hạn sau đó lùi theo. Nếu mốc 2 trượt hai ngày, cố giữ mốc 3 như cũ; dồn phần thiếu vào các ngày giữa.
- Xem vì sao trượt. Mốc quá dày? Việc mơ hồ? Bị việc gấp chen ngang? Mỗi lý do cần một cách chỉnh khác.
- Đừng tự phạt quá nặng. Tự trách nhiều làm lần sau dễ né hơn. Bài "Tha thứ cho mình sau lần trì hoãn" trong danh mục này nói cụ thể hơn.
Một số người dùng "phạt" kiểu đặt cược tiền với bạn bè. Cách này có thể có tác dụng với một số người, nhưng dễ biến thành áp lực không cần thiết. Không nên đặt cược số tiền mà mất thì ảnh hưởng sinh hoạt.
Định luật Parkinson và hạn quá rộng
Năm 1955, C. Northcote Parkinson viết một bài châm biếm trên tờ The Economist, mở đầu bằng câu rằng công việc nở ra để lấp đầy thời gian dành cho nó. Đây là quan sát châm biếm về bộ máy hành chính, không phải định luật khoa học. Nhưng nhiều người thấy nó đúng với kinh nghiệm của mình: cho một việc ba tuần, nó thường chiếm ba tuần. Hạn tự đặt vừa khít (có dự phòng hợp lý) giúp việc không phình ra quá cần thiết. Danh mục "Pomodoro & khối thời gian" có bài riêng về chuyện này.
Góc nhìn hôm nay: đặt hai mốc cho một việc
Chọn một việc có hạn từ hai tuần trở lên. Đặt hai mốc giữa chừng, mỗi mốc có ngày, giờ, sản phẩm cụ thể, và tên một người sẽ nhận. Nhắn cho người đó ngay hôm nay: "Thứ ___ mình gửi bạn ___, bạn xem giúp mình nhé." Ghi hai mốc vào lịch.
Đừng quên chỗ cho nghỉ: lịch hạn dày quá, không có buổi tối nào trống, thì khả năng trượt lại cao hơn, và mình sẽ mệt. Hạn tốt là hạn làm được trong giờ bình thường, không cần thức khuya.
Câu hỏi thường gặp
Hạn chót tự đặt có tác dụng không?
Có, nhưng thường kém hơn các hạn đều đặn do người khác đặt. Nghiên cứu của Ariely và Wertenbroch năm 2002 cho thấy người tự đặt hạn làm tốt hơn người chỉ có một hạn cuối, nhưng kém nhóm có hạn cách đều. Lý do là người ta thường không tự đặt hạn đủ sớm và đủ đều.
Làm sao để hạn tự đặt hiệu quả hơn?
Chia thành nhiều hạn nhỏ cách đều, gắn mỗi hạn với sản phẩm cụ thể và giờ cụ thể, và cho một người khác biết hạn đó. Ghi hạn vào lịch kèm lời nhắc. Đặt sớm hơn hạn thật vài ngày để có chỗ dự phòng.
Vì sao chỉ có một hạn cuối thì dễ dồn việc?
Vì khi hạn còn xa, lợi ích của việc làm hôm nay khó cảm nhận, nên mình dễ dời. Người ta cũng hay ước lượng thời gian làm việc ngắn hơn thực tế, hiện tượng gọi là ảo tưởng kế hoạch. Kết quả là việc dồn về những ngày cuối.
Hạn tự đặt bị trượt thì nên làm gì?
Cố giữ các mốc sau như cũ thay vì dời tất cả, xem lý do trượt là gì để chỉnh, và đừng tự trách quá nặng. Trượt một mốc là chuyện bình thường, quan trọng là quay lại nhịp sớm.
Định luật Parkinson là gì?
Đó là câu châm biếm của C. Northcote Parkinson trên tờ The Economist năm 1955, rằng công việc nở ra để lấp đầy thời gian dành cho nó. Nó không phải định luật khoa học, nhưng nhắc rằng cho việc quá nhiều thời gian thì việc thường kéo dài theo.
