Một góc làm việc ít xao nhãng là chỗ mà trong tầm mắt chỉ có thứ phục vụ việc đang làm: mặt bàn gọn, điện thoại khuất, tiếng ồn vừa phải, ánh sáng đủ, và lý tưởng nhất là chỗ đó chỉ dùng để làm việc. Không cần phòng riêng hay bàn đắt tiền. Một góc bàn ăn có thể thành góc làm việc tốt nếu có quy ước rõ: khi ngồi đây là làm việc, khi xong thì dọn đi.
Vì sao chỗ ngồi ảnh hưởng tới tập trung
Mỗi thứ trong tầm mắt đều có thể là một lời mời chuyển việc: chồng giấy chưa xử lý nhắc tới việc khác, chiếc điện thoại sáng màn hình, cái tivi đang mở ở phòng khách. Khi mọi thứ đều có thể kéo mình đi, mình phải liên tục tự kìm, và việc tự kìm đó cũng tốn sức.
Ngoài ra, một chỗ gắn với một việc lâu ngày sẽ thành tín hiệu. Ngồi xuống bàn quen, mở sổ quen, tự động có cảm giác "tới giờ làm". Ngược lại, làm việc trên giường, nơi gắn với nghỉ ngơi, thường khó vào việc hơn, và cũng có thể làm giấc ngủ kém đi (chuyện giấc ngủ có bài riêng ở site về nghỉ ngơi trong cùng hệ).
Năm yếu tố của một góc làm việc
| Yếu tố | Nên | Tránh |
|---|---|---|
| Mặt bàn | Chỉ có thứ dùng cho việc đang làm; giấy tờ việc khác cất vào khay hoặc hộp | Chồng giấy chưa xử lý, đồ ăn thừa, đồ chơi của con |
| Điện thoại | Úp mặt, xa tay, hoặc trong ngăn kéo | Dựng đứng trước mặt, màn hình hướng lên |
| Tầm nhìn | Quay mặt vào tường trơn hoặc cửa sổ nhìn ra cây | Quay mặt ra tivi, lối đi lại nhiều người |
| Âm thanh | Yên tĩnh, hoặc tiếng ồn đều đặn nhẹ; tai nghe khi cần | Tiếng nói chuyện, tivi, nhạc có lời khi làm việc cần đọc viết |
| Ánh sáng | Đủ sáng, ưu tiên ánh sáng tự nhiên ban ngày; đèn bàn buổi tối | Ngồi ngược sáng, màn hình chói vì nắng chiếu |
Chuyện tư thế ngồi, chiều cao bàn ghế, giãn cơ có bài riêng ở site về vận động trong cùng hệ; ở đây chỉ bàn phần giúp tập trung.
Dọn bàn trong 10 phút: ba khay
Một cách dọn mặt bàn đơn giản, làm được ngay hôm nay:
- Lấy ba cái hộp hoặc khay (hộp giấy, rổ nhựa cũng được). Dán nhãn: "Đang làm", "Chờ xử lý", "Cất đi".
- Nhặt từng món trên bàn, bỏ vào một trong ba khay, hoặc vứt nếu là rác.
- Khay "Đang làm" để trên bàn, chỉ chứa tài liệu của việc hôm nay.
- Khay "Chờ xử lý" để dưới bàn hoặc trên kệ, mở ra khi lập kế hoạch tuần.
- Khay "Cất đi": mang đi cất vào chỗ đúng của chúng trong cùng ngày.
Cuối mỗi ngày, dành hai phút đưa mặt bàn về trạng thái chỉ còn khay "Đang làm" và vài vật dụng thường dùng (bút, sổ, ly nước).
Góc làm việc trong nhà chật
Nhiều người ở căn hộ nhỏ, nhà phố hẹp, phòng trọ không có chỗ cho bàn làm việc riêng. Vài cách xoay xở:
- Bàn ăn thành bàn làm việc theo giờ. Để một hộp đựng đồ làm việc (máy tính, sổ, bút, sạc). Tới giờ làm thì mang hộp ra, xong thì cất hộp đi. Việc dọn ra dọn vào chính là tín hiệu bắt đầu và kết thúc.
- Một góc cố định, dù nhỏ. Một bàn gấp cạnh cửa sổ, một kệ treo tường làm bàn đứng. Quan trọng là chỗ đó ít bị dùng cho việc khác.
- Dùng tai nghe làm "cửa". Không có phòng riêng thì tai nghe là ranh giới: đeo tai nghe nghĩa là đang làm việc, người trong nhà biết.
- Đổi hướng ngồi. Quay lưng ra phòng khách, mặt vào tường, dù chỉ là một góc nhỏ, cũng bớt nhiều thứ trong tầm mắt.
Chuyện bố trí chỗ làm việc tại nhà chi tiết hơn (khi có con nhỏ, khi làm tại nhà cả ngày) nằm ở danh mục "Làm tại nhà & việc nhà".
Ở văn phòng mở và quán cà phê
Văn phòng mở
Văn phòng không vách ngăn nhiều tiếng nói chuyện, người đi qua lại. Nếu được chọn chỗ, ngồi xa lối đi chính, xa máy in, xa khu pha trà. Dùng tai nghe trong các khối làm việc sâu. Nếu công ty có phòng họp nhỏ trống, có thể xin dùng một hai giờ cho việc cần tập trung.
Quán cà phê, thư viện
Nhiều người thấy làm việc ở quán cà phê có tiếng ồn đều đều lại dễ tập trung hơn ở nhà, vì không có việc nhà và không có giường. Thư viện thì yên tĩnh hơn, hợp với đọc, ôn bài. Lưu ý giữ đồ đạc cẩn thận, và nên có sẵn tai nghe nếu quán bật nhạc to.
Âm thanh: im lặng, tiếng ồn đều hay nhạc
Không có câu trả lời chung cho mọi người. Một số gợi ý từ kinh nghiệm phổ biến:
- Với việc cần đọc, viết, tính toán, nhạc có lời thường gây xao nhãng hơn nhạc không lời, vì lời bài hát tranh chỗ với chữ mình đang đọc.
- Tiếng ồn đều đặn (tiếng mưa, tiếng quạt, tiếng ồn quán) giúp một số người che đi các tiếng nói chuyện đứt quãng xung quanh.
- Với việc lặp lại, ít suy nghĩ (nhập liệu, gấp đồ, dọn dẹp), nhạc mình thích có thể làm việc dễ chịu hơn.
Thử vài ngày mỗi kiểu, xem mình làm được nhiều hơn với kiểu nào. Chuyện tiếng ồn trắng cho giấc ngủ là đề tài khác, có ở site về nghỉ ngơi.
Bộ đồ nghề tối thiểu để không phải đứng dậy
Mỗi lần đứng dậy đi tìm bút, tìm sạc, rót nước là một lần dễ bị kéo sang việc khác. Chuẩn bị sẵn trước khối làm việc:
- Một ly nước đầy.
- Sạc máy tính, sạc điện thoại (nếu điện thoại cần để gần).
- Sổ và bút để ghi những việc chợt nhớ ra.
- Tài liệu cần dùng, đã mở sẵn hoặc in sẵn.
- Tai nghe.
Tờ giấy ghi việc chợt nhớ đặc biệt có ích: thay vì đứng dậy đi làm luôn, mình ghi một dòng rồi làm tiếp việc chính.
Góc nhìn hôm nay: sửa ba thứ ở chỗ ngồi
Nhìn chỗ mình hay làm việc nhất, ngay bây giờ. Chọn ba thay đổi nhỏ, làm trong 15 phút: dọn mặt bàn theo ba khay, đổi chỗ để điện thoại ra khỏi tầm tay, và xoay ghế hoặc màn hình để tầm nhìn bớt người qua lại. Ngày mai làm việc ở đó, cuối ngày ghi lại: mình bị kéo đi ít hơn không? Giữ thay đổi nào có ích, bỏ thay đổi nào không.
Câu hỏi thường gặp
Góc làm việc thế nào thì ít xao nhãng?
Là chỗ mà trong tầm mắt chỉ có thứ cần cho việc đang làm: mặt bàn gọn, điện thoại khuất, tiếng ồn vừa phải, ánh sáng đủ và chỉ dùng để làm việc. Không cần phòng riêng, một góc bàn có quy ước rõ cũng đủ.
Nhà chật không có bàn riêng thì làm việc ở đâu?
Có thể dùng bàn ăn theo giờ, mang hộp đồ làm việc ra khi bắt đầu và cất đi khi xong. Một góc nhỏ cố định, quay mặt vào tường và đeo tai nghe làm ranh giới cũng giúp người trong nhà biết mình đang làm việc.
Có nên làm việc trên giường không?
Không nên làm thường xuyên. Giường gắn với nghỉ ngơi nên khó vào việc hơn, và làm việc trên giường lâu ngày có thể ảnh hưởng tới giấc ngủ. Nên có một chỗ ngồi riêng, dù nhỏ, cho công việc.
Nghe nhạc khi làm việc có giúp tập trung không?
Tuỳ người và tuỳ việc. Với việc cần đọc viết, nhạc có lời thường gây xao nhãng hơn nhạc không lời. Tiếng ồn đều đặn giúp một số người che tiếng nói chuyện xung quanh. Thử từng kiểu vài ngày để biết mình hợp với kiểu nào.
Làm sao giữ bàn làm việc gọn hằng ngày?
Dùng ba khay: đang làm, chờ xử lý và cất đi. Chỉ để khay đang làm trên bàn. Cuối mỗi ngày dành hai phút đưa mặt bàn về trạng thái gọn, chỉ còn vài vật dụng thường dùng.
