Khi ngày làm việc bị cắt vụn bởi họp, tin nhắn, đưa đón con, cách thực tế là giành lấy một khối 60–90 phút liền mỗi ngày cho việc quan trọng nhất, dồn họp và việc vặt về một phía của ngày, và chuẩn bị sẵn những việc nhỏ cỡ 10–20 phút để lấp các khoảng hở còn lại. Không cần cả ngày yên tĩnh — một khối được bảo vệ thường làm ra nhiều hơn năm khối 15 phút cộng lại.
Vì sao năm mảnh 15 phút không bằng một khối 75 phút
Về số phút, hai cách bằng nhau. Về việc làm ra, khác xa. Với việc cần suy nghĩ — viết, tính toán, lên kế hoạch, học một bài khó — mỗi lần bắt đầu đều cần thời gian khởi động: nhớ lại đang làm gì, mở lại tài liệu, vào mạch. Nếu khởi động mất 10 phút, một mảnh 15 phút chỉ còn 5 phút làm thật. Một khối 75 phút trả phí khởi động một lần và còn hơn một giờ làm.
Paul Graham, một lập trình viên và nhà đầu tư, từng viết một bài ngắn năm 2009 phân biệt "lịch của người làm ra" và "lịch của người quản lý". Người quản lý chia ngày thành ô một giờ, mỗi ô một cuộc họp, và không sao cả. Người làm ra — viết, lập trình, thiết kế — cần cả buổi liền; một cuộc họp lúc 11h có thể làm hỏng cả buổi sáng vì không ai dám bắt đầu việc lớn khi biết sắp bị cắt. Phần lớn người đi làm bây giờ phải sống với cả hai kiểu lịch trong một ngày. Bài này nói về cách giữ một mảnh "lịch của người làm ra" giữa ngày toàn ô nhỏ.
Bước 1 — Vẽ ngày thật của bạn
Trước khi sửa, cần thấy ngày đang bị cắt thế nào. Lấy lịch của tuần vừa rồi, hoặc ghi lại trong ba ngày tới. Đánh dấu những thứ cố định: họp, giờ đón con, giờ ăn, lớp học. Rồi tìm các khoảng trống liền nhau dài hơn 60 phút.
Đây là ngày thứ Ba điển hình của chị Vy, trưởng nhóm bán hàng ở TP.HCM:
| Giờ | Trước khi sửa |
|---|---|
| 8h00–8h30 | Họp nhanh với nhóm |
| 8h30–9h30 | Trống (thường bị tin nhắn lấp) |
| 9h30–10h00 | Gọi khách |
| 10h00–10h45 | Trống |
| 10h45–11h15 | Họp với kế toán |
| 11h15–12h00 | Trống |
| 13h30–14h00 | Họp phòng |
| 14h00–14h40 | Trống |
| 14h40–15h30 | Gặp khách |
| 15h30–16h30 | Trống |
| 16h45 | Về đón con |
Tổng thời gian trống hơn bốn tiếng, nhưng không có khoảng nào dài quá một giờ. Đó là lý do cuối ngày chị luôn thấy "chưa làm được việc gì ra hồn", dù không ngồi chơi phút nào.
Bước 2 — Dồn những thứ di chuyển được về một phía
Không phải cuộc họp nào cũng cố định. Xem từng ô và hỏi: cái này có dời được không, có gộp được không, có cần mình dự không?
- Gộp họp liền nhau. Đề nghị họp với kế toán sang 13h45, ngay sau họp phòng. Hai cuộc họp liền nhau ít tốn hơn hai cuộc rời nhau.
- Dồn gọi điện thành một đợt. Gọi khách không nhất thiết lúc 9h30; gom vào khung chiều.
- Đề nghị một buổi sáng không họp. Nếu làm việc trong nhóm, đề xuất "sáng thứ Ba và thứ Năm không xếp họp nội bộ". Không phải ai cũng đồng ý, nhưng hỏi thì mất gì.
- Hỏi xem có cần dự không. Một số cuộc họp chỉ cần đọc biên bản sau.
Sau khi dời, ngày thứ Ba của chị Vy thành: 8h–8h30 họp nhóm; 8h30–10h30 khối tập trung; 10h30–12h việc vặt, tin nhắn, gọi khách; chiều họp phòng, họp kế toán liền nhau, gặp khách, rồi tin nhắn. Khối hai giờ buổi sáng chị dùng để làm kế hoạch bán hàng quý — việc đã bị dời ba tuần liền.
Bước 3 — Bảo vệ khối đó như một cuộc hẹn
Có khối trên lịch chưa đủ; còn phải giữ được nó. Vài cách làm:
- Ghi tên rõ trên lịch. "Làm kế hoạch quý — không nhận họp", thay vì để trống cho người khác thấy và xếp vào.
- Báo người hay tìm mình. "Từ 8h30 tới 10h30 em tập trung làm kế hoạch, việc gấp anh chị gọi điện nhé."
- Tắt thông báo tin nhắn trong khối. Để điện thoại úp hoặc xa bàn. Chi tiết cách tắt và giữ lại gì có ở chuyên mục tập trung giữa thông báo.
- Chuẩn bị từ hôm trước. Ghi sẵn khối mai làm gì, mở sẵn tài liệu. Đầu khối không mất mười phút "giờ làm gì đây".
Bước 4 — Biến mảnh vụn còn lại thành chỗ cho việc nhỏ
Dù có khối lớn, ngày vẫn còn nhiều mảnh 10–20 phút giữa các cuộc họp. Đừng dùng chúng cho việc lớn — bắt đầu rồi bị cắt sẽ chỉ bực mình. Cũng đừng để chúng trôi vào lướt điện thoại. Chuẩn bị sẵn một danh sách "việc cỡ mảnh":
| Mảnh dài | Việc hợp |
|---|---|
| 5–10 phút | Trả lời hai–ba tin nhắn, chuyển khoản, đặt lịch, ký duyệt một đề nghị |
| 10–20 phút | Soát lại một email quan trọng, đọc một tài liệu ngắn, ghi biên bản cuộc họp vừa xong, sắp lại việc chiều |
| 20–40 phút | Sửa một phần nhỏ đã chia sẵn của việc lớn (ví dụ "viết lại mục 2.3"), gọi một cuộc điện thoại cần chuẩn bị |
Điều quan trọng là danh sách đã có sẵn. Khi chỉ có 15 phút, nghĩ xem nên làm gì đã mất năm phút. Và chú ý: không cần lấp mọi mảnh. Một khoảng 10 phút giữa hai cuộc họp dùng để đứng dậy, đi lấy nước, nhìn ra cửa sổ cũng là dùng tốt.
Khi không thể có khối nào trong giờ làm
Có những công việc thật sự không có khoảng liền: trực cửa hàng, quản lý ca, chăm con nhỏ ở nhà. Một số lựa chọn, kèm điều kiện:
- Khối sớm. 30–45 phút trước khi mọi người dậy hoặc trước giờ mở cửa. Chỉ làm nếu không cắt vào giấc ngủ — dậy sớm hơn mà ngủ muộn như cũ thì không bền.
- Khối nhỏ hơn nhưng đều. 40 phút mỗi ngày trong năm ngày vẫn hơn chờ một buổi chiều trống không bao giờ tới.
- Một buổi trong tuần. Thoả thuận với người nhà trông con một buổi sáng thứ Bảy, đổi lại bạn trông một buổi khác.
- Chia việc lớn thành mảnh vừa khe. Nếu chỉ có mảnh 20 phút, chia việc lớn thành những bước 20 phút có điểm dừng rõ. Cách chia việc lớn có cả một chuyên mục riêng.
Không nên chọn cách lấy khối từ giờ ngủ hay giờ ăn tối với gia đình một cách thường xuyên. Một hai tối trước hạn chót thì được; thành thói quen thì cái giá phải trả lớn hơn cái làm được.
Theo dõi trong hai tuần
Mỗi tối, ghi một dòng: hôm nay có khối tập trung không, dài bao lâu, làm được gì trong khối đó. Sau hai tuần, đếm số ngày có khối. Nếu dưới một nửa, xem khối bị mất vì đâu — họp chen vào, tin nhắn, hay tự mình mở việc khác — và sửa đúng chỗ đó. Nếu phần lớn các ngày có khối, so khối lượng việc lớn làm được với hai tuần trước; con số đó thường đủ để thuyết phục chính bạn và cả nhóm tiếp tục giữ.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao tập trung khi lịch toàn họp?
Dồn các cuộc họp di chuyển được về một phía của ngày để tạo ra ít nhất một khối 60–90 phút liền, ghi rõ khối đó trên lịch như một cuộc hẹn, và báo người hay tìm mình rằng việc gấp thì gọi điện.
Có 15 phút rảnh giữa hai cuộc họp thì nên làm gì?
Làm những việc nhỏ đã liệt kê sẵn như trả lời vài tin nhắn, chuyển khoản, soát một email, ghi biên bản. Không nên bắt đầu việc lớn cần suy nghĩ vì sẽ bị cắt. Đứng dậy nghỉ một chút cũng là cách dùng tốt.
Lịch của người làm ra và lịch của người quản lý là gì?
Đây là cách phân biệt của Paul Graham trong một bài viết năm 2009. Người quản lý chia ngày thành ô một giờ cho các cuộc họp; người làm ra như viết, lập trình, thiết kế cần những buổi dài liền mạch, và một cuộc họp giữa buổi có thể làm hỏng cả buổi.
Không có khoảng trống nào trong giờ làm thì sao?
Có thể dùng một khối ngắn đều đặn mỗi ngày, một khối sớm trước giờ bắt đầu nếu không cắt vào giấc ngủ, hoặc thoả thuận một buổi cố định trong tuần. Việc lớn thì chia thành bước nhỏ vừa với các khe thời gian có được.
Khối tập trung mỗi ngày nên dài bao lâu?
Với phần lớn người, 60–90 phút là đủ để làm được việc quan trọng. Một khối như vậy mỗi ngày, được bảo vệ thật, thường làm ra nhiều hơn nhiều mảnh nhỏ cộng lại.
