Ảo tưởng kế hoạch: vì sao việc gì cũng lâu hơn dự tính và cách sửa

Việc gần như luôn lâu hơn dự tính vì một thiên lệch đã được nghiên cứu kỹ: ảo tưởng kế hoạch (planning fallacy). Khi ước lượng, ta hình dung kịch bản suôn sẻ của chính việc này, mà quên nhìn lại những lần trước thực tế đã mất bao lâu. Cách sửa hiệu quả nhất không phải cố "lạc quan ít đi", mà là ghi lại thời gian thật vài tuần rồi dùng con số đó làm gốc khi ước lượng lần sau.

Ảo tưởng kế hoạch là gì

Khái niệm này do Daniel Kahneman và Amos Tversky đưa ra năm 1979: con người có xu hướng đánh giá thấp thời gian, chi phí và rủi ro của việc mình sắp làm, dù biết rõ những việc tương tự trong quá khứ đã bị trễ. Điều làm thiên lệch này đáng chú ý là nó vẫn xảy ra ở người có kinh nghiệm. Bạn đã viết báo cáo tháng hai mươi lần, lần nào cũng mất cả ngày, vậy mà sáng nay vẫn nghĩ "chắc ba tiếng là xong".

Một nghiên cứu hay được trích là của Roger Buehler, Dale Griffin và Michael Ross (1994). Họ hỏi sinh viên năm cuối dự đoán bao lâu sẽ xong luận văn. Trung bình sinh viên đoán khoảng 34 ngày; thực tế trung bình khoảng 55 ngày, và chỉ chừng một phần ba số người xong trước mốc mình tự đoán. Đáng chú ý hơn: khi được hỏi "nếu mọi thứ diễn ra tệ nhất thì sao", con số họ đưa ra vẫn ngắn hơn thời gian thật.

Chính Kahneman kể lại một trải nghiệm của mình trong sách Thinking, Fast and Slow (2011). Nhóm của ông soạn một giáo trình, ai cũng ước khoảng hai năm là xong. Khi ông hỏi một thành viên có kinh nghiệm rằng những nhóm tương tự trước đây mất bao lâu, câu trả lời là nhiều nhóm bỏ dở, còn nhóm xong thì mất bảy tới mười năm. Giáo trình đó cuối cùng mất khoảng tám năm. Cả nhóm đã biết thông tin này, nhưng không ai dùng tới khi ước lượng.

Vì sao ta cứ đoán thiếu

• Nhìn từ bên trong. Ta nghĩ về các bước của việc này: "viết mở bài, ba phần thân, kết luận". Ta không nghĩ tới việc mình sẽ phải tìm lại số liệu, chờ đồng nghiệp gửi file, bị sếp gọi giữa chừng.
• Coi lần trước là ngoại lệ. "Lần trước trễ vì máy hỏng", "tháng trước vì con ốm". Mỗi lần trễ có một lý do riêng, nên ta không thấy quy luật chung là lần nào cũng có một lý do.
• Muốn kế hoạch đẹp. Khi đã muốn xong sớm, ta dễ tin là sẽ xong sớm.
• Quên các bước nhỏ. In, ký, gửi, chờ phản hồi, sửa lần hai — những bước này ngắn từng cái nhưng cộng lại không nhỏ.

Nhà khoa học máy tính Douglas Hofstadter có một câu nửa đùa nửa thật trong sách Gödel, Escher, Bach (1979): việc gì cũng lâu hơn bạn dự tính, kể cả khi bạn đã tính tới chính câu này. Câu đó nhắc rằng chỉ biết về thiên lệch thì chưa đủ để thoát nó.

Cách 1 — Ghi thời gian thật trong hai tuần

Cách chắc chắn nhất là có số liệu của chính mình. Trong hai tuần, với mỗi việc từ 20 phút trở lên, ghi hai con số: ước lượng trước khi làm và thời gian thật.

Bảng trên chỉ là ví dụ minh hoạ, không phải số liệu nghiên cứu. Nhưng nó cho thấy cách đọc: phần lớn việc của người này mất khoảng 1,5–1,8 lần dự tính. Lần sau ước lượng, họ nhân với 1,6 là đã sát hơn nhiều. Một số việc (như sửa slide) lại ước đúng — đó thường là việc ngắn, quen, ít phụ thuộc người khác.

Cách 2 — Nhìn từ bên ngoài

Kahneman gọi cách sửa này là "nhìn từ bên ngoài": thay vì hỏi "việc này sẽ mất bao lâu", hỏi "những việc giống thế này, trước đây — của mình hay của người khác — thường mất bao lâu". Ví dụ:

• Sửa nhà tắm: đừng hỏi thợ "bao lâu xong", hỏi hai–ba người quen đã sửa nhà tắm xem thực tế mất bao lâu.
• Làm hồ sơ du học: hỏi anh chị khoá trước đã mất bao nhiêu tháng từ lúc bắt đầu tới lúc nộp.
• Chuyển nhà: nhớ lại lần chuyển trước, bao nhiêu ngày thì mới dỡ xong thùng cuối cùng.

Con số từ bên ngoài thường khó nghe hơn, nhưng nó gần sự thật hơn.

Cách 3 — Kể ra các bước nhỏ

Khi một việc được tách thành các bước cụ thể, ước lượng tổng thường dài hơn và sát hơn so với ước lượng cả cục. Chuyên mục chia việc lớn có bài riêng về cách chia nhỏ việc rồi cộng thời gian và thêm phần dự phòng. Với việc trong ngày, chỉ cần liệt kê nhanh "những bước sẽ phải làm" trước khi đoán, nhớ ghi cả bước phụ như mở file, tìm tài liệu, gửi đi, chờ trả lời.

Cách 4 — Chừa vùng đệm trên lịch

Dù ước lượng tốt đến mấy cũng sẽ có việc trễ. Thay vì xếp lịch sát nút, để trống những khoảng đệm:

• Giữa hai cuộc hẹn ở hai nơi, cộng thêm thời gian kẹt xe giờ cao điểm. Ai đi lại giữa các quận ở Hà Nội hay TP.HCM giờ tan tầm đều biết quãng đường 6 km có thể mất 20 phút hoặc 50 phút.
• Mỗi ngày làm việc để trống ít nhất một khối 30–60 phút không xếp gì.
• Với việc có hạn chót, đặt hạn cá nhân sớm hơn hạn thật vài ngày.

Ảo tưởng kế hoạch trong một ngày bình thường

Sáng thứ Hai, anh Phúc, giáo viên cấp 3 ở Nghệ An, viết danh sách: chấm 40 bài kiểm tra (ước 1 tiếng), soạn đề ôn (1 tiếng), họp tổ (1 tiếng), gọi phụ huynh ba em vắng (15 phút), đi chợ (30 phút). Tổng 3 tiếng 45 phút ngoài giờ lên lớp, nghe vừa sức. Theo bảng ghi thời gian hai tuần trước của chính anh, chấm 40 bài thật ra mất khoảng 1 tiếng 40 phút, soạn đề ôn gần 2 tiếng, họp tổ hay kéo dài thêm 20 phút. Con số thật gần 6 tiếng.

Biết vậy, anh không cố nhồi. Anh giữ chấm bài và họp tổ (có hạn), gọi phụ huynh (cần làm sớm), dời soạn đề ôn sang tối thứ Ba, và nhờ vợ đi chợ hôm nay đổi lại anh đi hôm thứ Tư. Buổi tối anh vẫn còn thời gian nghỉ. Đó là điều ảo tưởng kế hoạch hay lấy mất: khi việc kéo dài, phần bị hy sinh đầu tiên thường là giấc ngủ và giờ với gia đình.

Đừng biến ước lượng thành tự trách

Việc trễ so với dự tính không phải dấu hiệu bạn kém. Nó là thiên lệch rất phổ biến, xảy ra cả với nhà nghiên cứu viết về chính thiên lệch đó. Mục đích của việc ghi thời gian thật không phải để chấm điểm mình, mà để lần sau xếp lịch thật hơn — ít hứa hẹn quá sức với người khác và với chính mình.