Danh sách việc trên giấy: sổ tay, giấy nhớ hay bảng treo tường

Danh sách việc trên giấy hợp với người muốn nhìn toàn bộ ngày trong một liếc mắt và không muốn bị thông báo điện thoại kéo đi mỗi lần mở danh sách. Ba dạng phổ biến là sổ tay (giữ được lịch sử, mang theo được), giấy nhớ (linh hoạt, dễ dời chỗ, dễ mất) và bảng treo tường (cả nhà cùng thấy, hợp với việc lặp lại). Chọn dạng nào tuỳ việc của bạn diễn ra ở đâu và ai cần thấy nó; nhiều người dùng kết hợp hai dạng.

Vì sao vẫn có người chọn giấy

Ứng dụng ghi việc làm được nhiều thứ giấy không làm được: nhắc giờ, lặp lại, đồng bộ. Nhưng giấy có vài điểm mạnh thật:

• Không có gì khác trên trang. Mở điện thoại để xem việc thì dễ thấy tin nhắn, mạng xã hội, rồi mười phút trôi qua. Tờ giấy chỉ có việc.
• Nhìn được cả ngày cùng lúc. Một trang A5 hiện đủ mười dòng, có khoảng trống để viết thêm, vẽ mũi tên, khoanh tròn.
• Viết tay chậm hơn gõ, nên ta tự lọc: lười viết dòng thứ mười lăm, và đó thường là điều tốt.
• Gạch đi có cảm giác rõ. Nhiều người thấy nét gạch bằng bút cho cảm giác xong việc rõ hơn bấm vào ô trên màn hình. Đây là cảm nhận cá nhân, không phải quy luật; wiki thoả mãn trong hệ có bài riêng về cảm giác gạch đầu việc.

Còn có một lợi ích ít được nói tới: giấy không hết pin, không cần mạng, và không đòi cập nhật.

So sánh ba dạng giấy

Sổ tay: cách dùng để không bỏ dở sau hai tuần

Chọn cuốn sổ đủ nhỏ để luôn mang theo, đủ lớn để viết thoải mái. Khổ A5 (khoảng bằng nửa tờ A4) là cỡ nhiều người dùng; ai hay đi xe máy, để trong cốp hoặc túi áo thì khổ A6 tiện hơn. Giấy kẻ dòng hoặc chấm đều được.

1. Mỗi ngày một trang mới, ghi ngày ở góc trên. Không cần đẹp.
2. Vài trang cuối sổ làm "kho" chứa việc chưa có ngày, ý tưởng, danh sách mua sắm dài.
3. Cuối ngày chép việc còn lại sang trang hôm sau. Chép tay là cơ hội để hỏi: việc này còn cần không? Chính sự phiền toái của việc chép lại khiến ta bỏ bớt những dòng không đáng.
4. Dùng ký hiệu đơn giản: chấm cho việc chưa làm, gạch chéo khi xong, mũi tên khi chuyển sang ngày khác. Đây chính là phần lõi của bullet journal, có bài riêng trong danh mục này.

Mẹo nhỏ: kẹp một cây bút vào sổ. Phần lớn sổ bị bỏ không phải vì người dùng chán mà vì lúc cần ghi thì không có bút.

Giấy nhớ: linh hoạt nhưng cần luật

Giấy nhớ là tờ giấy nhỏ có một dải keo, bóc ra dán lại được. Ưu điểm lớn nhất là di chuyển: một việc là một tờ, muốn dời sang ngày mai thì bóc ra dán sang cột khác. Nhược điểm cũng nằm ở đó: giấy nhớ dán khắp mép màn hình, cửa tủ lạnh, bìa sổ thì không còn là danh sách mà là bãi chứa.

Một cách bố trí gọn trên mặt bàn

Lấy một tờ bìa cứng khổ A4, kẻ ba cột: "Hôm nay", "Tuần này", "Để sau". Mỗi việc viết lên một tờ giấy nhớ, dán vào đúng cột. Sáng ra kéo vài tờ từ "Tuần này" sang "Hôm nay". Xong việc nào thì bóc tờ đó ra, gấp đôi, bỏ vào một hộp nhỏ. Cuối tuần đếm số tờ trong hộp, xem tuần qua đã làm được bao nhiêu.

Luật cho giấy nhớ

• Mỗi tờ chỉ một việc, viết bằng bút đậm, đủ lớn để đọc từ xa.
• Cột "Hôm nay" tối đa năm, sáu tờ; tấm bìa chỉ có chỗ đến vậy, và đó là một giới hạn có ích.
• Không dán lên màn hình máy tính: nhìn mãi thành quen, mắt không còn thấy nữa.

Bảng treo tường: cho việc chung và việc lặp lại

Bảng trắng viết bút lông hay bảng ghim bằng nút là lựa chọn tốt khi việc cần người khác thấy: lịch học thêm của các con, ngày đổ rác, ai đón con hôm nào, đồ cần mua cho tuần. Đặt ở chỗ cả nhà đi qua mỗi ngày như lối vào bếp. Wiki vui nhà có bài về bảng phân công việc nhà trong gia đình; ở đây chỉ bàn bảng như một danh sách việc.

• Chia vùng cố định: một vùng cho lịch tuần, một vùng "cần mua", một vùng "việc lớn đang làm".
• Đừng ghi việc riêng của công việc lên bảng ở nhà; nó làm bảng rối và cả nhà không cần biết.
• Chụp ảnh bảng trước khi đi chợ hay đi làm; ảnh chụp là bản mang theo.

Ví dụ kết hợp: một ngày của cô giáo cấp 2

Cô Vân dạy Văn ở một trường trung học cơ sở, có chủ nhiệm một lớp. Cô dùng ba thứ:

• Sổ A5 trong túi xách: danh sách ngày gồm tiết dạy, bài cần chấm, phụ huynh cần gọi, việc ở tổ chuyên môn. Trang cuối sổ là kho việc của học kỳ.
• Ba tờ giấy nhớ dán ở bìa trong sổ: ba việc lớn của tuần (soạn đề kiểm tra giữa kỳ, hoàn thiện hồ sơ chủ nhiệm, chuẩn bị tiết thao giảng). Xong tờ nào bóc tờ đó.
• Bảng trắng ở bếp: lịch đón hai con, ngày đóng tiền điện nước, đồ cần mua. Chồng cô cũng viết vào.

Tối nào cô cũng mất năm phút chép việc còn lại sang trang sổ hôm sau. Lịch chung trên điện thoại cô vẫn dùng, nhưng chỉ cho những cuộc hẹn có giờ cố định như họp hội đồng, lịch khám bệnh.

Khi nào giấy không hợp

Giấy không phải lựa chọn tốt khi:

• Bạn cần được nhắc đúng giờ (uống thuốc lúc 14 giờ, gọi khách lúc 10 giờ). Hãy dùng báo thức hoặc lịch điện thoại cho riêng những việc này.
• Việc lặp lại theo chu kỳ dài (gia hạn bảo hiểm mỗi năm, thay lõi lọc nước mỗi sáu tháng): giấy dễ quên, lịch điện thoại nhớ giùm.
• Bạn làm việc nhóm cần cùng cập nhật một danh sách.
• Bạn hay quên mang sổ. Thử hai tuần; nếu quá nửa số ngày không có sổ bên mình, dạng giấy chưa hợp với nhịp sống hiện tại.

Không có gì sai khi dùng giấy cho danh sách ngày và điện thoại cho lời nhắc. Điều cần tránh là hai danh sách cùng chứa một loại việc, rồi không biết cái nào mới đúng.