Ba tầng danh sách là cách chia việc theo độ gần: tầng "Hôm nay" chỉ chứa 3–7 việc sẽ làm trong ngày, tầng "Tuần này" chứa việc cần xong trước Chủ nhật, tầng "Để sau" chứa mọi thứ còn lại chưa tới lúc. Mỗi tầng được nhìn với nhịp khác nhau: hôm nay nhìn nhiều lần trong ngày, tuần này nhìn mỗi sáng khi chọn việc, để sau nhìn mỗi tuần một lần. Việc chảy từ dưới lên trên theo thời gian, nhờ vậy danh sách ngày luôn ngắn mà không có gì bị quên.
Vì sao một danh sách duy nhất không đủ
Khi tất cả việc nằm chung một danh sách, có hai cách hỏng. Hoặc danh sách quá dài, nhìn vào thấy ngợp, ta chọn việc dễ nhất thay vì việc đúng. Hoặc ta chỉ ghi việc gấp, còn việc chưa gấp thì giữ trong đầu, rồi đến lúc nó gấp thì đã muộn. Ba tầng giải quyết cả hai: việc gần thì nằm trước mắt, việc xa vẫn được ghi nhưng không chen vào tầm nhìn của hôm nay.
Đây không phải một phương pháp có tác giả riêng. Ý chia theo khung thời gian có mặt ở nhiều hệ khác nhau: GTD của David Allen có danh sách việc kế tiếp và danh sách someday/maybe; bullet journal có nhật ký ngày, tháng và tương lai. Bài này đưa ra một phiên bản đơn giản nhất, dùng được với giấy hay ứng dụng.
Mỗi tầng chứa gì
| Tầng | Chứa gì | Giới hạn | Nhìn khi nào |
|---|---|---|---|
| Hôm nay | Việc sẽ làm trong ngày, đã viết rõ bằng động từ | 3–7 việc, trong đó 1–3 việc chính | Sáng, trưa, chiều, và mỗi khi xong một việc |
| Tuần này | Việc cần xong trước hết tuần, kể cả phần của việc lớn | Khoảng 10–20 việc | Mỗi sáng khi chọn việc cho ngày |
| Để sau | Việc cần làm nhưng chưa tới lúc, ý định, việc "một ngày nào đó" | Không giới hạn | Mỗi tuần một lần, trong buổi nhìn lại |
Hai luật để giữ ba tầng không lẫn vào nhau:
- Việc chỉ ở một tầng. Chuyển lên thì xoá ở tầng dưới.
- Việc có giờ cố định vào lịch, không vào danh sách. Cuộc họp 9 giờ, lịch khám 15 giờ, buổi học thêm 18 giờ nằm trên lịch. Danh sách chỉ cho những việc có thể làm vào bất cứ lúc nào trong khoảng thời gian đó.
Dòng chảy: việc đi lên thế nào
Việc mới đến thường vào tầng "Để sau" hoặc "Tuần này", ít khi vào thẳng "Hôm nay", trừ khi thật gấp. Sau đó:
- Cuối tuần (khoảng 20 phút): lướt tầng "Để sau", chọn những việc cần làm trong tuần tới, chuyển lên "Tuần này". Việc nào không còn ý nghĩa thì xoá.
- Mỗi sáng hoặc tối hôm trước (khoảng 5 phút): nhìn lịch ngày, rồi chọn từ "Tuần này" vài việc vừa với giờ trống, chuyển lên "Hôm nay".
- Cuối ngày (2 phút): việc chưa xong ở "Hôm nay" quay về "Tuần này", không tự động sang hôm sau. Sáng mai bạn sẽ chọn lại.
Bước 3 là chỗ khác với cách ghi thông thường. Đưa việc chưa xong về tầng giữa thay vì đẩy thẳng sang mai giúp tránh tình trạng danh sách ngày cứ dày lên vì việc tồn.
Ví dụ một tuần của sinh viên năm ba
Lan học năm ba ngành kế toán, làm thêm ở một quán cà phê ba buổi tối mỗi tuần. Chiều Chủ nhật, Lan lướt tầng "Để sau" và chuyển lên "Tuần này":
- Nộp bài tập lớn môn Kiểm toán (hạn thứ Sáu) — chia thành 4 phần
- Ôn chương 3, 4 cho bài kiểm tra Thuế thứ Năm
- Đóng tiền phòng trọ (hạn mùng 5)
- Gửi hồ sơ xin thực tập cho hai công ty
- Mua quà sinh nhật em gái
- Giặt chăn
Sáng thứ Hai, nhìn lịch: sáng học, chiều trống, tối đi làm. Lan chọn lên "Hôm nay": viết phần 1 bài tập lớn, ôn chương 3, đóng tiền phòng. Tối về, phần 1 xong, ôn chương 3 mới được một nửa. Lan đưa "ôn nửa sau chương 3" về "Tuần này". Sáng thứ Ba lại chọn.
Còn tầng "Để sau" của Lan có: học lái xe máy số, đăng ký chứng chỉ tiếng Anh, sắp lại tủ sách, tìm hiểu học bổng thạc sĩ. Không mục nào gấp trong tuần này. Chúng nằm đó, không chen vào tầm mắt, và cuối tuần Lan lại lướt qua.
Ba tầng trên giấy và trên ứng dụng
Trên giấy
Cách đơn giản: một tấm bìa chia ba cột, mỗi việc là một tờ giấy nhớ, kéo từ cột phải sang cột trái. Hoặc trong sổ: trang ngày cho "Hôm nay", trang đầu tuần cho "Tuần này", vài trang cuối sổ cho "Để sau".
Trên ứng dụng
Phần lớn ứng dụng ghi việc có sẵn cách để làm ba tầng:
- "Hôm nay": việc gắn ngày hôm nay, hoặc đánh dấu sao.
- "Tuần này": việc gắn hạn trong tuần, hoặc một danh sách riêng tên "Tuần này".
- "Để sau": việc không có ngày, hoặc một danh sách riêng.
Cẩn thận với cách gắn ngày cho mọi việc. Nhiều người gắn hạn "ngày mai" cho việc chưa làm, rồi sáng hôm sau ứng dụng báo đỏ hàng chục việc quá hạn, dù phần lớn không thật sự có hạn. Chỉ gắn ngày khi có hạn thật; còn lại dùng danh sách riêng.
Ba tầng cho người đi làm có con nhỏ
Ngày của cha mẹ đi làm bị chia cắt bởi những giờ cố định: đưa con lúc 7 giờ, đón lúc 17 giờ, bữa tối, giờ ngủ của con. Tầng "Hôm nay" vì thế nên ngắn hơn người khác, có khi chỉ ba việc. Tầng "Tuần này" lại cần rõ hơn, vì việc nhà và việc của con (mua đồng phục, nộp tiền quỹ lớp, lịch tiêm) đến dồn dập. Một mẹo đơn giản: trong tầng tuần, ghi tên người phụ trách cạnh việc nhà ("bố – mua sữa", "mẹ – họp phụ huynh"), để buổi sáng hai người cùng nhìn và chọn.
Lỗi hay gặp
- Tầng "Tuần này" thành bản sao của "Để sau". Nếu tầng giữa có hơn 25 việc, nó không còn là kế hoạch tuần. Cắt bớt về tầng dưới.
- Không bao giờ nhìn tầng "Để sau". Khi đó nó biến thành nơi việc đi vào và biến mất. Đặt một lời nhắc cố định mỗi cuối tuần.
- Đưa việc lớn nguyên khối lên "Hôm nay". "Làm bài tập lớn" không phải việc của ngày. Ở tầng tuần, chia nó thành phần; chỉ đưa một phần lên ngày.
- Không chừa chỗ cho việc phát sinh. Nếu "Hôm nay" đã kín giờ, một cuộc gọi của sếp hay tin con sốt là đủ làm cả ngày đổ. Để trống khoảng một phần ba thời gian.
Có cần thêm tầng "tháng" không?
Một số người làm việc theo chu kỳ tháng, như kế toán, giáo viên, người bán hàng có chỉ tiêu tháng, thấy hữu ích khi thêm tầng "Tháng này" giữa "Tuần này" và "Để sau". Nếu bạn thấy cuối tuần phải lục cả tầng "Để sau" mới tìm được việc cần làm, đó là lúc thêm tầng tháng. Còn lại, ba tầng là đủ, và thêm tầng nghĩa là thêm một chỗ phải nhìn lại. Wiki có danh mục Nghỉ ngơi & nhìn lại tuần bàn kỹ hơn về buổi nhìn lại tuần và tháng.
Câu hỏi thường gặp
Ba tầng danh sách việc là gì?
Đó là cách chia việc thành ba danh sách theo độ gần: "Hôm nay" cho việc làm trong ngày, "Tuần này" cho việc cần xong trước hết tuần, "Để sau" cho việc chưa tới lúc. Mỗi tầng được xem lại với nhịp khác nhau.
Việc chưa xong hôm nay nên chuyển đi đâu?
Nên đưa về tầng "Tuần này" thay vì tự động chuyển sang ngày mai. Sáng hôm sau, bạn chọn lại việc cho ngày dựa trên lịch thật, nhờ vậy danh sách ngày không dày lên vì việc tồn.
Bao lâu nên xem tầng "Để sau" một lần?
Mỗi tuần một lần, trong buổi nhìn lại cuối tuần khoảng 20 phút. Lúc đó chọn việc chuyển lên "Tuần này" và xoá những việc không còn ý nghĩa.
Có nên gắn ngày hạn cho mọi việc không?
Không. Chỉ gắn ngày cho việc có hạn thật. Gắn ngày giả khiến ứng dụng báo quá hạn liên tục, và ta dần bỏ qua mọi cảnh báo, kể cả cảnh báo đúng.
Việc có giờ cố định thì để ở tầng nào?
Không để ở tầng nào cả mà ghi vào lịch. Danh sách chỉ dành cho việc có thể làm bất cứ lúc nào trong ngày hoặc trong tuần; cuộc họp, lịch khám, buổi học thêm thuộc về lịch.
